GDPR v Money S3 – videonávody

Publikováno 04. 04. 2018

Funkce ve verzi Money S3 18.300

Silnější hesla pro všechny uživatele

V nastavení přístupových práv uživatelů máte jako administrátor nově možnost určit, jak silná hesla si musí lidé pro přístup do Money S3 nastavit. Na výběr máte nízkou, střední nebo vysokou sílu hesla. Platí přitom, že silnější hesla jsou delší a obsahují velká i malá písmena, číslovky nebo speciální znaky.

Pokud uživatelé pro přihlášení žádné heslo nepoužívají, program je automaticky upozorní, aby to napravili. Výjimkou je případ, kdy v Money vůbec nemáte založený uživatelský účet – v takovém případě ale doporučujeme účet založit a heslo vyplnit.

Administrátoři mají navíc možnost vynutit pravidelnou změnu hesla. Možnost najdete v nastavení přístupových práv – a sami zvolíte, jak často má Money změnu hesla po uživatelích vyžadovat.

Funkce ve verzi Money S3 18.400

Rozšířená historie akcí u seznamů s osobními údaji

Většina osobních údajů je v Money S3 uložená v adresáři firem nebo ve mzdové agendě. Jako správce proto máte v nové verzi možnost oba tyto seznamy lépe sledovat – a hlídat například, který uživatel kdy seznam otevřel.

Konkrétně vám Money dává možnost sledovat tisky, exporty ze seznamu i otevření seznamu. Nezapomeňte jen na to, že si funkci rozšířeného sledování musíte aktivovat – v nastavení agendy máte novou položku Historie akcí, ve které si pomocí checkboxů zaškrtnete, které seznamy a do jaké míry chcete sledovat.

Nasbíraná data si pak kdykoliv zobrazíte v seznamu historie akcí.

Možnost zákazu hromadných exportů

V nastavení přístupových práv uživatelů máte nově možnost zakázat exporty ze seznamu. Stačí, když u vybraného uživatele odškrtnete checkbox Povolit exporty ze seznamu.

Uživatel s takto zakázanými exporty i nadále může tisknout nebo exportovat jednotlivé záznamy (např. faktury), protože jinak by s Money nemohl plnohodnotně pracovat. Tímto zákazem mu však znemožníte hromadný export všech dokladů a snížíte tak riziko úniku osobních dat.

Funkce ve verzi Money S3 18.500

Poslední díl skládačky zapadl. Nejnovější verze Money S3 umí anonymizovat data, takže systém je teď plně připravený na příchod GDPR. K čemu anonymizace slouží, jak ji aktivujete a jak následně využijete?

Proč musíte anonymizovat data?

Když si zákazník požádá o smazání svých osobních údajů z vašich systémů a vy nemáte žádný právní důvod tato data schraňovat, musíte mu podle GDPR vyhovět. Z účetních důvodů ale nelze v Money jen tak smazat všechny doklady, na kterých je uvedené zákazníkovo jméno, telefonní číslo, e-mail nebo IČ.

Právě proto je tu anonymizace dat. Nástroj, který vymaže všechny osobní nebo citlivé údaje zákazníka napříč Money a nahradí je textem Anonymizováno. Například účetní doklady klienta vám tak v systému zůstanou, ale jeho osobní údaje z nich nenávratně zmizí.

Dokumentaci k funkcím GDPR naleznete zde.