Import dokladů z Excelu – vzorový příklad

Pokud potřebujete nahrávat větší množství dokladů, tak místo manuálního přepisování umíte využít modul Import dokladů z Excelu. Využijete jej hlavně při přechodu z jiného programu do Money S3 při navedení neuhrazených dokladů. Tento modul využijete i v případě, že potřebujete naskladnit skladové zásoby a nechcete to dělat ručně. Jak na to Vám ukáže tento návod.

Takový soubor už potom umíte velmi jednoduše importovat do Money S3. Také pomocí importu z Excelu umíte udržovat Vaše skladové karty aktuální a to např. po změně údajů nebo cen od dodavatelů. Jak postupovat, Vám ukáže tento návod.

Celý postup si ukážeme na příkladu importu vystavených faktur. Vzorový vstupní soubor obsahuje základní údaje.

1. Obecné vlastnosti

Základním předpokladem pro úspěšný import je, aby vstupní data obsahovala sloupec s jedinečným identifikátorem (s tzv. klíčem). Jedinečný znamená, že se bude v tomto sloupci ve vstupním souboru vyskytovat každý záznam právě jednou, tedy že se nebude opakovat, ale ani nebude nevyplněný.

V případě importu dokladů je jedinečným identifikátorem číslo dokladu. Je samozřejmé, že duplicita čísla dokladu v Money S3 nastat nemůže. Při importu se ale importují jen doklady, které se ještě v Money S3 nevyskytují, k úpravě stávajících dokladů nedochází.

Pochopitelně, v některých případech, nemusí být číslo dokladu ve vstupním souboru obsaženo. Jedná se hlavně o případy importu přijatých dokladů (např. přijaté faktury), kde je důležité číslo přijatého dokladu od dodavatele a interní číslo může být při importu generováno dle zvolené číselné řady.

2. Import dokladů z Excelu

Import dokladů z Excelu naleznete v příslušném seznamu dokladů. Pro vystavené faktury v cestě Obchod / Faktury vystavené / Import z Excelu. Po spuštění importu se otevře úvodní okno průvodce, které se dělí na horní pás ovládacích tlačítek a spodní část s ovládacími záložkami.

2.1. Ovládací tlačítka

Spustit import – stisknutím spustíte samotný import po nastavení potřebných proměnných. V případě nevyplnění některého z povinných údajů Vás program upozorní.

Zdrojová tabulka – zobrazí vybraný vstupní excelovský soubor.

Uložit nastavení – pokud import opakujete pravidelně ze vstupního souboru se stejnou strukturou, tak si umíte Vaše nastavení uložit a v budoucnu opět použít.

Načíst nastavení – načte dříve uložená nastavení importu.

2.2. Záložka Formát

Záložka Formát slouží k definování základních vstupních údajů a metody importu.

Vyberte formát vstupních dat – volíte, zda je vstupní soubor ve formátu XLSX nebo ve starším XLS.

Režim zpracování – Jen nové (importují se jen záznamy, které se v programu ještě nenacházejí podle jedinečného klíče) – pro import dokladů je možný jen tento import.

Vyberte zdrojovou tabulku dat – zde namapujete vstupní soubor.

2.3. Záložka Základní údaje

Záložka Základní údaje slouží k definování údajů dokladu.

Před importem vybíráte, které hodnoty chcete importovat (ty zakliknete) a u těchto hodnot vybíráte, který sloupec ze vstupního excelu je reprezentuje. U některých hodnot, ale umíte zrušit checkbox z XLS a jejich hodnotu zadat pro všechny importované doklady.

Povinně musíte zvolit Číslo dokladu, resp. pokud zrušíte checkbox z XLS tak číselnou řadu, ve které budou doklady vznikat (použijete např. v případě importu přijatých faktur nebo závazků, kde víte číslo přijatého dokladu, ale ne vašeho interního).

Také musíme povinně vyplnit Typ dokladu, což je vzor toho, jak bude importovaný doklad vypadat. Pokud typ dokladu vytvořený nemáme, tak si jej musíme vytvořit (doporučujeme na něm vyplnit minimálně Hradit na / Hradit z, a v případě vedete-li účetnictví tak Předkontaci a Členění DPH).

Ostatní údaje vyplníte podle potřeby na základě výše uvedených pravidel.

2.4. Záložka Částky

Záložka Částky slouží k definování hodnot základ a DPH v jednotlivých sazbách DPH.

Před importem vybíráte, které hodnoty chcete importovat (ty zakliknete) a u těchto hodnot vybíráte, který sloupec ze vstupního excelu je reprezentuje. U některých hodnot umíte i zrušit checkbox z XLS a jejich hodnotu zadat pro všechny importované doklady.

Pro požadované sazby, vyberete hodnoty pro import základě a DPH. Pozor na to, že v případě importu jen základu, program DPH nedopočítává.

Ve spodní části lze realizovat import v cizí měně. Tehdy volíme kód měny, její kurz pro daný doklad (pokud jej nezadáme, tak se přebírá kurz pro daný den zadaný v programu) a hodnoty valut pro jednotlivé sazby DPH. Pozor na to, že v případě, že je doklad v cizí měně a Vy importujete jen hodnoty v domácí měně, tak se hodnoty cizí měny naimportují nulové. Ale v případě, že importujete hodnoty cizí měny, tak se i v případě, že hodnoty domácí měny neimportujete, dopočítají podle použitého kurzu.

2.5. Záložka Adresa

V záložce Adresa volíte adresu odběratele/dodavatele importovaného dokladu.

Před importem vybíráte, které hodnoty chcete importovat (ty zakliknete) a u těchto hodnot vybíráte, který sloupec ze vstupního excelu je reprezentuje. U některých hodnot umíte i zrušit checkbox z XLS a jejich hodnotu zadat pro všechny importované doklady.

Pro požadované údaje, které chcete importovat, navolíte příslušný sloupec z excelu. Program při importu ověřuje, zda se daná adresa již nenachází v adresáři ve vaší agendě. Porovnání realizuje na základě IČ nebo bankovního účtu. Pokud se adresa v adresáři nachází, program ji doplní na importovaný doklad podle údajů v adresáři. Pokud se adresa v adresáři nenachází, tak se doplní na doklad údaje importovaných sloupců z excelu.