Inbox – automatické načtení dokladů do Money S3

Už Vás nebaví stále ručně přepisovat přijaté doklady od obchodních partnerů do Money S3? Nás také ne. Proto jsme do Money S3 zapracovali  Inbox, která Vám s tímto pomůže. Jak tuto pracovní sílu nastavit/zaškolit si ukážeme v tomto návodu. 

Video ukázka - Inbox v Money S3

NOVINKA - Video ukázka - mobilní aplikace

Co je vlastně Inbox?

Funkce Inbox je v podstatě námi vytvořená e-mailová schránka, na kterou Vám obchodní partneři zasílají přílohou doklady. Následně je Inbox automaticky vyčte a naimportuje do Money S3. Tato funkce tak nejenom ušetří spoustu času s ručním přepisováním dokladů do Money S3 a zamezí chybovosti, ale navíc slouží jako záloha přijatých dokladů.

Inbox zvládne automaticky naimportovat tyto typy dokladů:

• faktura přijatá,
• závazek,
• výdajový pokladní doklad,
• dodací list přijatý,
• objednávka přijatá,
• faktura vystavena.

Jaký je rozdíl mezi Inbox a Inbox Plus?

Inbox Plus je součástí samotného Inbox a jedná se pouze o vylepšenou funkcionalitu. Díky Inbox Plus máte možnost vyčítat nestandardizované formáty dokladů. Jedná se např. o PDF, JPEG nebo PNG. Je ovšem nutné počítat s tím, že vyčtení těchto nestandardizovaných formátů je již zpoplatněno. Počet vyčtených dokumentů si můžete zobrazit přímo v Money pomocí tlačítka "Informace o Inboxu".

Kde najdeme Inbox v Money S3?  

Modul Inbox najdeme přes horní záložku Nástroje / Inbox nebo přes záložku Money / Možnosti a nastavení / Inbox.  

NOVINKA - mobilní aplikace Money S3 Inbox

Aplikaci Money S3 Inbox si můžete stáhnout v App Store pro iOS a v Google Play pro Android.

1. Po nainstalování do Vašeho mobilního zařízení a prvním spuštění se zobrazí aplikace v češtině. Nastavení jazyka aplikace si můžete změnit na slovenštinu, angličtinu nebo němčinu.

2. Po kliknutí na ikonu Spárovat s Money s3 přes QR zvolíte možnost Pokračovat. V dalším kroku povolíte aplikaci Money S3 Inbox možnost fotit nebo nahrávat video, a tím se Vám v aplikaci zobrazí možnost fotit.

3. V programu Money S3 v záložce Nástroje / Inbox kliknete na Párovíní s mobilní aplikací.

4. Následně kliknete na Spárovat první zařízení, zvolíte firmu a kliknete na Pokračovat.

5. V dalším kroku pomocí mobilní aplikace vyfotíte QR kód, který se Vám zobrazí v Money S3, zvolíte pokračovat a v seznamu spárovaných zařízení uvidíte svoje mobilní zařízení. Pro pokračování tuto kartu zavřete a můžete si poslat svůj první doklad.

6. V aplikaci se Vám hned po spárovaní zpřístupní fotoaparát. Doklad vyfotíte kliknutím na bílé kolečko a uložení potvrdíte zelenou ikonou na pravé straně aplikace.

7. Doklad kliknutím vyberete a zvolíte Uložit jednotlivě. V případě vícestránkového dokladu vyfoceného po částech je možné fotografie označit a spojit do jednoho dokladu. Pokud doklady máte vyfocené v mobilním zařízení, můžete si je přidat pomocí levé horní ikony čtverce.

8. Po uložení dokladu se objeví hlavní stránka aplikace, kde ve spodní časti pomocí ikony fotoaparátu můžete fotit další doklady nebo pomocí ikony v horní časti aplikace, můžete přejít do seznamu uložených dokumentů.

9. V seznamu uložených dokumentů pomocí ikony nastavení (ozubené kolečko) můžete zvolit spárovanou agendu s Inboxem, do které si označený dokument chcete poslat. Ikona v pravém horním rohu Vás vrátí na hlavní seznam. Ve spodní časti se nachází nabídka s možností přejmenovat doklad, smazat ho nebo exportovat.

Po exportování dokladu je doklad uložený v záložce Exportované.

10. Vyexportované doklady se přenesou do zvolené agendy v Money S3 do sekce Nástroje / Inbox. Jak je podrobněji popsáno v dalším bloku, tak doklad můžeme vygenerovat přímo ze seznamu nebo otevřením zprávy a kliknutím na ikonu Vygenerovat doklady.

Obdržení a vyčtení dokladu

1. Jakmile Vám obchodní parter zašle na Inbox e-mail, zpráva se automaticky zobrazí v sekci Nástroje / Inbox a zároveň proběhne její vyčtení.

Práce se zprávami je přehledná – tučně jsou označeny zprávy nepřečtené, italikou zprávy aktualizované a normálním písmem zprávy otevřené. Navíc Vás Money upozorní obálkou v pravé spodní části obrazovky, zda máte nějaké nepřečtené zprávy.

U jednotlivých zpráv se zobrazuje, zda zpráva obsahuje přílohu (ikona sponky), od koho byla přijata apod. Ve sloupci „Vyčtení dat“ se navíc zobrazuje stav vyčtení přílohy (v případě, že partner zaslal zprávu s podporovaným formátem – např. ISDOC). Zprávy, které jsou vyčteny jsou připraveny pro vygenerování dokladu/ů.

V případě obdržení dokladu např. ve formátu JPEG se zobrazí, informace, že je nutné doklad vyčíst prostřednictvím Rossum (zpoplatněno).

2. V případě, že nedojde k automatickému vyčtení zprávy, můžete spustit ruční vyčtení tlačítkem „Vyčíst dokumenty“.

Existují 2 možnosti odkud je možné doklad vyčíst. První možnost je v seznamu zpráv, postavením se na určitou zprávu a kliknutím na volbu „Vyčíst dokumenty“. 

Druhou možností je přímo v dané zprávě, která obsahuje nevyčtený doklad zvolit opět možnost „Vyčíst dokumenty“. 

Money S3 vám oznámí, že spouští placenou funkci Inboxu a zvolíte „Pokračovat“.

U vyčtených dokladů se změní stav na Vyčteno. V případě, že je nutné doklady dále zkontrolovat, jejich text je zobrazen italikou.

Zkontrolování vyčtení dokladu (pouze Rossum)

1. U dokladů vyčítaných prostřednictvím služby Rossum je nutné zkontrolovat jejich vyčtení. Doklad si otevřete a klikněte na tlačítko „Zkontrolovat vyčtení“.

2. Otevře se Vám průvodce, ve kterém je nutné zkontrolovat (případně upravit) všechny vyčtené údaje. Následně potvrdíte kontrolu tlačítkem „Potvrdit“.

3. Po potvrzení můžete zavřít okno „křížkem“.

Vygenerování vyčtených dokladů

1. Po úspěšném automatickém vyčtení obdržené zprávy (případně i zkontrolování v rámci Rossum) lze daný doklad vygenerovat (přidat do seznamu dokladů v Money).

Dvakrát klikněte na vybranou zprávu, a v otevřeném okně zvolte „Vygenerovat doklady“.

TIP: pokud importujete doklad ve formátu ISDOC, můžete si zvolit, zda chcete doklad vygenerovat jako přijatou nebo vystavenou fakturu. Tuto funkci ocení zejména účetní kanceláře, které importují doklady od svých klientů.

2. V případě, že importuje doklad s položkami, můžete si nastavit prostřednictvím všeobecného nastavení importu v záložce Inbox, jak se má Money S3 zachovat (při importu dokladů bez položek se tento krok vynechává). 

3. Na straně 4/5 (případně 3/4) si dále vyplňte typy požadovaných dokladů a zvolte si, zda se má provést dávkové zpracování (v případě importu více dokladů se doklady automaticky uloží) či nikoliv.

4. Po kliknutí na volbu Importovat si můžete zobrazit výstupní zprávu s výsledkem importu. Pokud nepoužíváte dávkové zpracování zobrazí se vám jednotlivé importované doklady, které můžete upravit. 

5. Po uzavření průvodce si můžete naimportovaný doklad zkontrolovat v daném seznamu Money S3 (v našem případě ve fakturách přijatých). Doklad lze v případě potřeby dále upravovat ručně.

6. Po návratu do Inboxu (Nástroje / Inbox) bude mít naimportovaný doklad příznak “Zpracováno” (zelená fajfka).

V seznamu faktur přijatých i vydaných je nový rychlý filtr „Z Inboxu“ který zobrazí pouze doklady vzniklé generování z Inboxu.