Nejlepší zkušenosti s Money S3: Odesílání elektronicky podepsaných dokladů e-mailem v PDF

Účetní program Money S3 v sobě zahrnuje širokou paletu nadstandardních funkcí, které mnohdy nenajdete ani v řádově dražších informačních systémech. Řada těchto funkcí je sice jednoduchá na obsluhu a velmi snadno dostupná a nastavitelná, pokud ale nevíte, kde hledat a jak je použít, nemusíte ani vědět, že některou funkci Money S3 vůbec umí. Seriál  návodů „Nejlepší zkušenosti s Money S3“ se zaměřuje právě na funkce, které možná nevidíte na první pohled, avšak jejich používání vám může ušetřit spoustu času a peněz.

Odesílání elektronicky podepsaných dokladů e-mailem v PDF

V dnešním dílu se zaměříme na elektronickou kancelář, konkrétně na elektronické odesílání dokladů Vašim obchodním partnerům a na jejich digitální podepisování. Odbourání či alespoň omezení papírové komunikace s obchodními partnery Vám může ušetřit spoustu místa na šanony a také provozní náklady spjaté s evidencí.

V současné době je možné posílat obchodním partnerům daňové doklady v digitální podobě. Legislativní opora je v zákoně o DPH 235/2004 Sb., hlava II., oddíl 5 § 26, který říká:

Daňový doklad může být vystaven se souhlasem osoby, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, i v elektronické podobě, pokud jej plátce nebo osoba uvedená v odstavci 3 opatřila zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu podle zvláštního právního předpisu nebo pokud je zaručena věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového dokladu elektronickou výměnou informací (EDI).

Jak na to jít v praxi:

• Pokud chcete mít e-mailem odesílané faktury digitálně podepsané, zařiďte si elektronický podpis. Lze si jej mimo jiné vyřídit na každé poště označené modrým logem Czech Point. Druhou možností je objednat si tzv. Externí registrační autoritu, jež má s některou z akreditovaných certifikačních autorit smlouvu o poskytování certifikačních služeb. Ta za vámi dorazí přímo do kanceláře a během hodinové schůzky vám na místě certifikát vystaví a nastaví do PC. Jednou z takových firem je například Elektronický podpis s.r.o., provozující web elektronickypodpis.cz. 
• Vložte elektronický podpis do nastavení v Money S3. Máte dvě možnosti:
  • • pro celou firmu zadáte jeden elektronický podpis v Nastavení agendy (karta Money / Možnosti a nastavení /Nastavení agendy/záložka El. podpis)

  

  • • jednotlivým uživatelům vložíte vlastní digitální podpis v přístupových právech (karta Money / Možnosti a nastavení / Přístupová práva)

  

  POZNÁMKA: Podpis uvedený u uživatele má přednost, tj. pokud současně nastavíte podpis uživateli i agendě a v Money S3 je přihlášený uživatel s vlastním zadaným podpisem, použije se pro dokument jeho podpis, nikoliv podpis zadaný v agendě.

• Vložení podpisu je jednoduché - ukažme si to např. na podpisu v agendě: Na kartě Money / Možnosti a nastavení zvolte Nastavení agendy a vyberte záložku El. podpis. Zaškrtněte políčko Automaticky podepisovat PDF dokumenty a poklepejte na tři tečky pro výběr digitálního podpisu. Money S3 zobrazí Seznam nastavení podepisování dokumentů. V tomto seznamu evidujete všechny používané digitální podpisy v Money S3. Poklepejte na Přidat a zadejte svůj podpis v kartě Nastavení elektronického podpisu:

• Pokud nebudete chtít automaticky podepisovat všechny odesílané dokumenty, zaškrtněte přepínač Vyzvat k podepsání. Jestliže chcete, aby byl podpis na dokladu vidět, pak zvolte typ podpisu Viditelný. Dále můžete určit písmo, jakým se na dokladu uvedou údaje o digitálním podpisu a umístění tohoto podpisu.
• Poslední krok je jednoduchý. V Seznamu vystavených faktur nastavte kurzor na fakturu, kterou chcete digitálně podepsat, a poklepejte na ikonu Odeslat PDF mailem. Z dokladu se automaticky vytvoří PDF soubor, který se digitálně podepíše a přiloží jako příloha k e-mailu. Máte-li na Adresní kartě odběratele uvedenu e-mailovou adresu, pak se tato adresa automaticky přenese do odběratele e-mailu a vám stačí zprávu pouze odeslat.