Přechod z daňové evidence na podvojné účetnictví

Pro přechod z daňové evidence na podvojné účetnictví v Money S3 máte v zásadě dvě varianty. První variantou je, že vaše společnost účtuje ve stejné agendě a vy pouze přidáte nový účetní rok, který budete účtovat v podvojném účetnictví. Druhou variantou je založení nové společnosti – v tomto případě budete zakládat novou agendu i účetní rok.

V zájmu výběru vyšších daní byla v zákoně o účetnictví pro vybranou skupinu podnikatelů – fyzických osob stanovena povinnost začít účtovat podvojnými zápisy.

1. VARIANTA - Založení nového účetního roku

Účtovali jste v Money S3 v agendě s daňovou evidencí a od roku 2025 pokračuje vaše společnost nadále pouze s tím rozdílem, že budete účtovat podvojně.

Nejprve si na kartě Money / Výběr agendy zvolíte tlačítko Přidat rok.

Zobrazí se průvodce přidáním nového účetního roku, kam se automaticky doplní následující rok.

Pokud vyberete Vlastní nastavení přidáním nového účetního roku:

V dalším kroku průvodce si vyberete z několika možností, odkud přebírat seznamy do nového roku. Pokud jste tedy v minulém roce v téže agendě účtovali daňovou evidenci, doporučujeme nastavit přebírání seznamů z volby Použít připravené seznamy.

Dále si můžete vybrat, které seznamy budete chtít kopírovat do nového účetního roku.

Všechny kopírované seznamy je však v novém roce potřeba následně upravit podle individuálních potřeb, a především je potřeba změnit nastavené předvolby (např. číselné řady či předkontace) v Uživatelské konfiguraci a v jednotlivých Typech dokladů.

Po potvrzení tlačítka Dokončit se zobrazí nejprve okno Nastavení agendy a pak okno Nastavení účetního roku, kde si nezapomeňte zkontrolovat nastavení Typ účetnictví „Podvojné účetnictví“.

Pokud pak v novém roce (tedy v podvojném účetnictví) zadáte úhradu dokladu pořízeného ještě v loňském roce (v daňové evidenci), program vytvoří vazbu úhrady na doklad ve starém roce a novou předkontaci pak stačí zadat až při vložení úhrady do pokladny či banky.

2. VARIANTA - Založení nové agendy v Money S3

Nejprve na kartě Money /Výběr agendy potvrdíte tlačítko Přidat agendu.

Zobrazí se Průvodce přidáním nové agendy. V průvodci doplníte název, adresu a další identifikační údaje.

Na straně 5/8 v průvodci si můžete naplnit novou agendu daty z původní agendy, kde jste účtovali daňovou evidenci – volba Z agendy.

V dalším kroku vybíráte agendu, ze které budete chtít kopírovat data. Můžete si přenést do nové agendy seznamy používané ve vybrané agendě.

Dále si lze vybrat, které seznamy budete chtít kopírovat do nového účetního roku.

Všechny kopírované seznamy je však v novém roce potřeba následně upravit podle individuálních potřeb, a především je potřeba změnit nastavené předvolby (např. číselné řady či předkontace) v Uživatelské konfiguraci a v jednotlivých Typech dokladů.

V kroku 8/8 průvodce si můžete nastavit kopírování Adresáře. Z vybrané agendy se zkopíruje seznam adres, kontaktních osob, adresních skupin a adresních klíčů.

Pokud zvolíte Převzít zásoby, zkopíruje se i seznam kmenových karet, zásob, skladů a skladových skupin. Při převzetí zásob máte také možnost kopírovat skladovou cenu původních zásob do nákupní ceny v nové agendě. V obou případech se do nové agendy převedou i seznamy cenových hladin, cizích měn a činností.

Po potvrzení tlačítka Dokončit se zobrazí nejprve okno Nastavení agendy a pak okno Nastavení účetního roku, kde si nezapomeňte zkontrolovat nastavení Typ účetnictví „Podvojné účetnictví“.

Než začnete v novém roce účtovat, je potřeba si promyslet a vytvořit účtovou osnovu, číselné řady a seznamy. Účtová osnova je naplněná všemi účty a je na vás, zda a jak si navrhnete používání analytických účtů.

POZNÁMKA: Na kartě Money / Možnosti a nastavení / Nastavení účetního roku můžete definovat Počet míst analytických účtů.

Od 1. ledna 2025 můžete začít účtovat v novém roce a zahajovací rozvahu sestavte až v okamžiku, kdy budete mít skutečně hotovou závěrku a inventarizace za rok 2024, včetně sestaveného daňového přiznání s příslušnými přehledy a přílohami. Zahajovací rozvahu navedete do nového roku na kartě Účetnictví / Závěrkové operace / Navedení počátečních stavů. Tuto operaci můžete provést kdykoliv v průběhu roku.

Několik obecných rad na závěr

• Nezapomeňte, že bude nutné dodanit zásoby, základní položku, která v daňové evidenci sloužila k daňové optimalizaci. Že tak budete činit až na konci účetního období, ve kterém jste zahájili účtování, již tak samozřejmé není. Navíc máte výhodu postupného „rozpouštění“ této položky do daňového základu po několik let. Lze tedy říct, že tak velké neštěstí to nebude. Důležité bude hlavně správné ukončení vedení daňové evidence.
• Inventarizace všech pohledávek a závazků musí být podstatně přísnější než v jiných letech. Pozor například na různé téměř zapomenuté přeplatky u Správy sociálního zabezpečení, zdravotních pojišťoven a na daňových účtech. Někdo ctí pravidlo, že je vhodné na daních zaplatit o nějakou stokorunu více, než se správně má, a už o případných přeplatcích ani neví. Správně sestavená zahajovací rozvaha by tyto položky měla obsahovat. O něco složitější to budou mít firmy se zaměstnanci, které budou muset správně nastavit počáteční stavy pro více položek.
• Zdanění neuhrazených pohledávek je další otázkou pro podnikatele přecházející na vedení účetnictví. Jste-li plátci DPH, pak do daňového základu budete zahrnovat výši pohledávek bez DPH. Opět existuje část pohledávek, které buď nezdaníte vůbec, nebo ne v celé výši. Na druhou stranu, Vámi neuhrazené závazky zahrnete do daňových výdajů. Opět to však nelze říct o každém závazku. Problém přechodu na účetnictví není zcela jednoduchou záležitostí a mnoho případů nebude mít snadné nebo jednoznačné řešení.
• Nezapomeňte také na ceniny, kam patří i nespotřebované stravenky pro zaměstnance či stravenky poskytnuté zaměstnancům zálohově dopředu. Jde opět o položky přičítané k základu daně z titulu přechodu z daňové evidence na účetnictví.
• Daňovým nákladem se stanou i nevypořádané přijaté zálohy.