Převod dat z účetní aplikace Waria do ekonomického systému Money S3 - účetnictví

Princip převodu dat do Money S3:

1. Export dat z aplikace Waria
2. Spuštění převodní utility (založení nové agendy a import dat)
3. Přizpůsobení nastavení importované agendy a dat v Money S3

Obecné informace

Do Money S3 můžete převést následující data:

• Adresář (pouze v případě, kdy je vyplněno IČ firmy)

• Plně neuhrazené faktury vystavené i přijaté

• Částečně hrazené nebo přehrazené doklady, které se do Money S3 převezmou s nulovou částkou. Po importu dat do Money S3 je nutné doklady editovat. (V případě, že ve Warii máte částečně hrazené či přehrazené doklady, budete Warii na tuto skutečnost upozorněni hlášením a budete si moci vytisknout seznam těchto dokladů).

• Skladové karty se seznamem skladů

• Skladové příjemky pro naskladnění skladových karet

Tento automatický uživatelský převod je vhodný pro zcela nové uživatele Money S3. Převodní utilita je určena pouze pro jednorázové použití, tedy automatické vytvoření nové agendy v Money S3 s před naplněnými daty z účetní aplikace Waria.

Převodní utilita neslouží pro opakované importy do Money S3, ani pro doplnění již jednou načtených dat.

Kroky, které je nutné provést před převodem dat z účetní aplikace Waria:

• Odsouhlasit konečné stavy skladů v měrných jednotkách a pořizovacích cenách

• Odsouhlasit neuhrazené faktury přijaté i vydané

• Převod dat provádět nejlépe ke konci měsíce z důvodu jednodušší kontroly

1. Export dat z aplikace Waria

Na úvodní obrazovce aplikace Waria si nejdříve poznamenejte umístění programové složky Waria (například C:Waria). Následně stiskněte tlačítko „Export dat do Money“. Po zobrazení dialogového okna zvolte, jaká data si přejete exportovat a nastavení potvrďte tlačítkem „Exportovat data“.

Pokud se v exportní dávce nacházejí částečně hrazené či přehrazené doklady, budete programem upozorněni. Po potvrzení tlačítka „OK“ se zobrazí soupis těchto dokladů, který si doporučujeme vytisknout. Tyto doklady budou do Money S3 převedeny s nulovou částkou a bude nutné následně upravit jejich hodnotu.

Po dokončení převodu dat lze aplikaci Waria zavřít a spustit převodní můstek.

2. Spuštění převodní utility (založení nové agendy a import dat)

Při otevření převodní aplikace se spustí průvodce převodem dat, který Vás provede dílčími kroky.

Po potvrzení volby „Další“ vyhledejte přes tlačítko se třemi tečkami složku, ve které je aplikace Waria nainstalována (výchozí složka je C:Waria ).

Dále z roletové nabídky zvolte agendu pro převod do Money S3 a potvrďte volbu „Další“.

Na straně 3/5 program automaticky nastavil umístění programu Money S3 včetně datové části.

Zkontrolujte, zda jsou správně zadané cesty k programu Money S3. Případnou změnu můžete provést přes tlačítko se třemi tečkami, poté opět tlačítko „Další“.

Na straně 4/5 program automaticky převezme z Waria nejdůležitější parametry nově vytvářené agendy. Těmi jsou typ podnikatelského subjektu, typ účetnictví, metoda účtování skladu, zda jste nebo nejste plátci DPH a IČ společnosti.

Stisknutím tlačítka Další dojde na základě zadaného IČ k načtení údajů o vaší firmě z databáze ARES.

Pozn. V případě, že IČ nemáte, vyplňte do pole libovolnou hodnotu a po potvrzení chybového hlášení doplňte ručně vaše kontaktní údaje.

Po kontrole údajů spustíte tlačítkem „Dokončit“ import dat do Money S3.

Vlastní převod může v závislosti na objemu dat trvat několik minut.

O dokončení importu budete informováni zprávou a výstupními reporty, kde si můžete prohlédnout úspěšnost akce.

V reportní tabulce lze zkontrolovat, zdali byl převod úspěšný. Je-li u vybraného řádku stav OK, byl záznam do Money S3 úspěšně naimportován.

Stav Varování rovněž představuje úspěšný import dat do Money S3, avšak byly nalezeny propustné nesrovnalosti, mezi které patří zejména neúplná adresa na faktuře, případně chybné číslo bankovního účtu u dodavatele v adresáři. U záznamů se stavem Varování doporučujeme ruční kontrolu v Money S3 (doplnění adresy, oprava čísla bankovního účtu apod.).

Dvojklikem na vybraném řádku lze zobrazit detailní informace.

V případě výskytu stavu Chyba, nebyl převod úplný, v tomto případě prosím kontaktujte linku technické podpory na telefonním čísle 511 180 479.

3. Přizpůsobení nastavení importované agendy a dat v Money S3

Při spuštění Money S3 lze vlevo nahoře přes kartu Money -> Výběr agendy zobrazit seznam dostupných účtovaných firem. Po výběru vaší společnosti vstoupíte do vybrané firmy potvrzením tlačítka OK.

Následně doporučujeme projít níže uvedené body.

• Kontrola nastavení agendy a účetního roku

  Money -> Možnosti a nastavení -> Nastavení agendy -> záložka Údaje o firmě

  Zkontrolujte a případně doplňte údaje o firmě. Uveďte zde údaje, které chcete, aby se zobrazovaly ve vystavovaných dokladech (název firmy, adresu, IČ, DIČ, telefonní a emailové kontakty). Zde také zkontrolujte typ subjektu a nastavení typu fyzická či právnická osoba. Toto nastavení má rozhodující vliv na tisk požadovaných daňových formulářů.

  Money -> Možnosti a nastavení -> Nastavení účetního roku -> záložka Obecné

  Zkontrolujte základní účetní parametry právě zpracovávaného účetního roku, kterými jsou účetní rok či hospodářský rok, zda jste plátci daně z přidané hodnoty, sazby DPH a typ účetnictví.

  Z dalších záložek je důležité zkontrolovat záložku Sklad. Zde zvolíte, zda budete účtovat skladové pohyby metodou A nebo metodou B.

  Nastavení ostatních záložek je určeno spíše pro účetní, které si zde mohou nastavit např. zaokrouhlování dokladů.

• Spuštění synchronizace účetních konstant

  Money -> Nástroje -> Účetní konstanty

  Po spuštění průvodce pokračujte tlačítkem Další, na druhé straně zvolte účtovanou společnost a stiskněte opět tlačítko Další.

  -> tlačítko Synchronizace účetních konstant

  Tato funkce je určena pro všechny typy subjektů a kontroluje legislativní nastavení účtované společnosti podle námi dodávaných připravených seznamů. Program mimo jiné kontroluje například výši minimální mzdy, sazby SP, ZP a sazby DPH.

  Synchronizaci spustíte tlačítkem „Synchronizovat konstanty“. Je-li tlačítko neaktivní (zašedlé) je účtovaná společnost nastavena dle aktuálně platné legislativy. Synchronizaci tedy zavřeme tlačítkem zavřít

  -> tlačítko Synchronizace účtové osnovy

  Tuto část doporučujeme spustit pouze v případě, kdy účtovaná společnost je příspěvkovou nebo neziskovou organizací. U podnikatelských subjektů byl tento test proveden automaticky při importu dat z programu Waria.

  Synchronizace účtové osnovy provede srovnání stavu účtové osnovy v Připravených seznamech s účtovou osnovou aktuální agendy (aktuálního roku) a umožní aktualizaci této osnovy. Synchronizace provádí kontrolu pouze u čísla a názvu účtu a přidává nové nenalezené účty ve vašem účtovém rozvrhu.

  Doporučujeme nastavit kontrolu názvů syntetických účtů a chybějících syntetických účtů. Pole „položkově potvrzovat změnu“ ponechejte nezatržené.

  
  

  Tlačítkem „Test na synchronizaci“ se provede nejdříve kontrola.

  Vlastní synchronizaci spustíte tlačítkem „Synchronizovat“.

• Přidání pokladen i bankovních účtů

  Money -> Možnosti a nastavení -> Bankovní účty a pokladny

  V Money S3 můžete vést neomezený počet bankovních účtů a pokladen, a to v tuzemské nebo cizí měně. Založení nového účtu/pokladny provedete přes tlačítko „Přidat“. Důležité je vlevo dole nastavit, zda se jedná o „Účet“ nebo o „Pokladnu“. Pro první rok účtování je potřeba zadat ručně počáteční stav účtu/pokladny. V dalších účetních letech pak programu tuto hodnotu automaticky doplňuje při převodu dat z minulého roku.

  Kolonku „Primární účet“ je nutné vyplnit pro daný účet/pokladnu příslušným účtem výběrem z účetní osnovy (221, 211).

  
  

• Kontrola seznamů:
  • Číselné řady

    Money -> Možnosti a nastavení -> Číselné řady

    Číselné řady slouží k nastavení automatického číslování dokladů pro každý druh vystavovaných dokladů. Počet číselných řad pro konkrétní druh dokladu není omezen, a proto je možné mít více číselných řad např. pro vystavené faktury a odlišovat tak jejich druh (běžná faktura, dobropis, zálohová faktura aj.).

    
    

  • Účetní osnova

    Účetnictví -> Účetní seznamy -> Účtová osnova

    Účtová osnova je základním seznamem podvojného účetnictví. Existující účty je možné editovat nebo přidávat účty nové.

  • Předkontace

    Účetnictví -> Účetní seznamy -> Předkontace

    Pro běžnou práci s účetními doklady je přímé používání seznamu účetních pohybů či účtů nepohodlné - pro zaúčto¬vání jednoho účetního případu byste museli vybírat hned několik účtů (pro základ a jednotlivé sazby DPH). Mnohem jednodušší je přednastavit si způsob zaúčtování jednotlivých účetních případů a pak při účtování si pouze vybrat požadovaný způsob zaúčtování - předkon¬taci. V Money S3 je používání předkontací povinné.

    
    

  • Střediska, činnosti, zakázky

    Money -> Možnosti a nastavení -> Střediska, Činnosti, Zakázky

    Zakázky, činnosti a střediska jsou kontrolingové proměnné, které umožňují členění vaší firmy. Jsou určeny zejména pro sledování úspěšnosti vašich jednotlivých obchodních případů. Veškeré příjmy a výdaje, které se týkají jednoho kontraktu, označujete stejným číslem střediska/činnosti/zakázky. Následně pak není problém zjistit, kolik jste na které proměnné získali, která proměnná byla nejúspěšnější nebo naopak nejvíce prodělečná.

• Případné ruční úpravy převedených dat v Money S3

  Po importu dat do Money S3 je možné provést potřebné úpravy dokladů.

  Pro import dat z aplikace Waria byly použity tyto výchozí předkontace:
  Vystavené faktury – 311000/602000, 343000
  Přijaté faktury – 518000,343000/321000
  Skladové příjemky – 395000/395000 (neovlivní rozvahu)

  Importované doklady jsou uloženy v seznamech, které naleznete přes horní menu:
  Obchod -> Faktury vystavené
  Obchod -> Faktury přijaté
  Sklad -> Skladové doklady

  Například přes kartu Obchod -> Vystavené faktury otevřete seznam faktur a dvojklikem na vybrané faktuře otevřete doklad. Po provedení potřebných změn doklad uložíme doklad pomocí tlačítka OK.

  
  

• Navést počáteční stavy rozvahových a výsledovkových účtů ke konci měsíce, ve kterém byl převod dat uskutečněn

  Po importu dat do Money S3 je dále potřeba navést počáteční stavy rozvahových účtů k 01. 01. 2014 (respektive k prvnímu dni účetního hospodářského roku). Tuto operaci provedete přes horní kartu Účetnictví -> Závěrkové operace -> Navedení počátečních stavů deníku.

  Zde zadáváte jednotlivé účty z účtové osnovy na příslušnou stranu MD nebo D a k nim odpovídající částky. Tímto způsobem můžete navolit neomezený počet záznamů. Pomocí tlačítka „Kontrola součtů“ zkontrolujete součty částek na stranách MD a D. Celkové částky se zapíší do kolonek „Součty stran“. Samotný zápis počátečních stavů do deníku provedete tlačítkem „Navést počáteční stavy“. V účetním deníku poté naleznete poč. stavy na prvních pozicích, doplněné ikonou zeleného písmena P.

  
  

  Vlastní obraty na rozvahových a výsledkových účtech, vzniklé od 01.01.2014 do konci měsíce převodu doporučujeme zadat interními doklady přes horní kartu Účetnictví -> Interní doklady. V seznamu interních dokladu zvolíme tlačítko Přidat. V dokladu nastavíme datum, formát položek na Rozúčtovací a postupně přidáváme položky do dokladu.

  DŮLEŽITÉ: Při zadávání obratů rozvahových i výsledkových účtů interními doklady je nutné zohlednit naimportované neuhrazené faktury přijaté a vydané, které jsou již v účetním deníku zaúčtovány.

  Při zadávání obratů rozvahových účtů používáme protiúčet 395000 – vnitřní zúčtování, který se po kompletním zadání všech aktivních i pasivních účtů vynuluje.

  
  

  Při zadávání obratů výsledkových účtů používáme protiúčet 710 - Účet zisků a ztrát.

  Pro finální zkontrolování doporučujeme tiskové sestavy:
  Účetnictví -> Rozvaha
  Účetnictví -> Výsledovka
  Sklad -> Výpis stavu zásob