Převod dokumentů z původního do nového úložiště

Dokumenty v úložišti zobrazují seznam všech Připojených dokumentů v programu Money S3, které jsou součástí tohoto úložiště. Do tohoto seznamu se ukládají dokumenty od verze 21.700 automaticky. Při přechodu na verzi 21.700 ze starších verzí programu doporučujeme funkci na Převod dokumentů do nového úložiště. Dokumenty uložené v tomto novém úložišti výrazně zkracují dobu zálohování.

Na kartě Money / Správa dat / Dokumenty se nachází funkce pro Převod dokumentů do nového úložiště.

Převod se týká dokumentů, které se nachází ve složce DOKUMENTY pod složkou agendy. Převod zohledňuje hierarchickou strukturu složek a také dokumenty umístěné v této složce formou odkazu. Pod máte v adresáři DOKUMENTY i nějaké vlastní podadresáře, pak se všechny převedou jako nové složky do úložiště.

Všechny převedené dokumenty naleznete v novém seznamu Dokumenty v úložišti (karta Money / Správa dat / Dokumenty / Dokumenty v úložišti) ve složce Nezařazeno. Loga z Adresáře se převedou do složky Loga firem a dokumenty odesílané do datové schránky se v úložišti umístí do složky Datové schránky. V novém úložišti si můžete vytvořit vlastní Složky a Podsložky, a mít tak všechny dokumenty na jednom místě a roztříděné.

POZOR: Převod může být časově náročný v závislosti na počtu souborů umístěných v původním úložišti.

POZNÁMKA: Funkci pro převod dokumentů do nového úložiště můžete omezit pomocí Přístupových práv.

Na druhé straně průvodce můžete nastavit, kterých agend se bude převod týkat:

Označit vše – označí se všechny agendy, vč. aktuální.

Zrušit označení – zruší se označení agendy.

Pro označené agendy proběhne nejprve vytvoření záložních kopií agend, následně převod dokumentů do nového úložiště a výmaz dokumentů z původního úložiště Money S3. O provedeném převodu program vypíše protokol.

Dokumenty v úložišti

Dokumenty v úložišti zobrazují seznam všech Připojených dokumentů v programu Money S3, které jsou součástí úložiště.

V levé části se zobrazuje seznam Složky, kde můžete vytvořit vlastní složky a podsložky, které se budou zobrazovat ve stromečkové struktuře. V pravé části se nachází seznam všech Připojených dokumentů pro Složku pod kurzorem. Pomocí tlačítka Související záznamy můžete zobrazit ve spodní částí seznamu také záznamy, na které má aktuální dokument vazbu.

Ovládací tlačítka

Ovládací tlačítka se vztahují vždy k právě aktivní části seznamu (Složky, Dokumenty nebo Související záznamy), podle toho, kde máte umístěn kurzor.

Tlačítko Přidat obsahuje tyto funkce:

Přidat soubor – zobrazí se okno Výběr dokumentu. Typ připojení můžete vybrat:

- Zkopírovat do úložiště – dokument zůstává na svém původním umístění, ale současně je zkopírován do tohoto úložiště dokumentů do složky pod kurzorem.

- Přesunout do úložiště – dokument je přesunut do tohoto úložiště dokumentů do složky pod kurzorem. Soubor se na původním místě vymaže.

Přidat složku – přidání nové složky.

Přidat podsložku – přidání nové podložky pro složku pod kurzorem.

Zobrazit – otevře se soubor pod kurzorem ve výchozím programu.

 Uložit jako – dokument můžete uložit mimo úložiště programu Money S3.

 Přejmenovat dokument – původní název souboru se nahradí novým názvem. Změna názvu, data a času a uživatele proběhne automaticky také na všech vazebních záznamech.

 Přemístit dokument – dokument pod kurzorem nebo označené dokumenty můžete přemístit do vybrané cílové složky. Dokumenty můžete také přesouvat pomocí metody Drag&Drop do jiných složek.

Přemístit složku – složku pod kurzorem můžete přemístit do jiné úrovně.

Převod dokumentů do nového úložiště – funkce pro převod dokumentů z původního do nového úložiště dokumentů.

Pomocí tlačítek Složky a Související záznamy zobrazíte či zavřete tyto seznamy.

POZNÁMKA: Zobrazování dokumentů a práci s dokumenty v úložišti je možné pomocí Přístupových práv omezit.

Po převodu dokumentů do nového úložiště si nastavte zálohování dokumentů na kartě Money / Možnosti a nastavení / Nastavení agendy / Zálohování dat přepínač Včetně dokumentů v úložišti.

Připojené dokumenty

V hlavních seznamech Money S3 můžete k libovolnému záznamu přidat elektronické Připojené dokumenty.

Pod pojmem dokumenty se rozumí nejen soubory na vašem disku, ale také odkaz na internetové stránky a dokumenty aplikace Outlook (maily, schůzky, úkoly, kontakty, poznámky).

Připojený dokument je umístěn na levé straně seznamu a označen ikonou kancelářské sponky.

S připojenými dokumenty pracujete následujícím způsobem:

Stiskem pravého tlačítka myši na ikoně kancelářské sponky u položky seznamu otevřete Místní nabídku s následující nabídkou:

Přehled všech připojených dokumentů – v první části pop-up menu vidíte názvy všech již připojených dokumentů. Lze je přímo otevřít a pracovat s nimi.

Přehled šablony pro tvorbu dokumentů – následuje seznam všech Šablon vytvoření dokumentu, které lze v daném seznamu použít pro tvorbu nových dokumentů.

Přidat soubor

- Zkopírovat do úložiště – zobrazí se okno Výběr dokumentu. Typ připojení se nastaví Zkopírovat do úložiště, tzn. že dokument zůstává na svém původním umístění, ale současně je zkopírován do seznamu Dokumenty v úložišti do složky Nezařazeno dané agendy.

- Přesunout do úložiště - zobrazí se okno Výběr dokumentu. Typ připojení se nastaví Přesunout do úložiště, tzn. že dokument je přesunut do seznamu Dokumenty v úložišti do složky Nezařazeno a je na něj vytvořeno připojení. Soubor se na původním místě vymaže.

- Vybrat z úložiště - zobrazí se seznam Dokumenty v úložišti pro výběr dokumentu, který se následně připojí k záznamu.

- Připojit odkazem - zobrazí se okno Výběr dokumentu. Typ připojení se nastaví Odkaz na dokument, tzn. že dokument zůstává na svém původním umístění, v Money S3 vznikne pouze reference k tomuto dokumentu.

Volba Připojené dokumenty - poslední položka pop-up menu otevře Seznam připojených dokumentů, kde lze přidávat dokumenty výběrem z vašeho disku nebo zadáním www stránek.

POZNÁMKA: Seznam připojených dokumentů můžete otevřít i tlačítkem Připojené dokumenty nebo stiskem levého tlačítka myši na ikoně kancelářské sponky. 

UPOZORNĚNÍ: Pokud budete otevírat dokument z úložiště Money S3 pro potřeby editace, doporučujeme před editací dokumentu zavřít všechny stejné aplikace (Word a Excel). V případě, že bude otevřen před editací ještě jiný dokument této aplikace, tak se může stát, že se změny na editovaném dokumentu nezapíšou do úložiště. Jedná se o specifické chování těchto aplikací, které není možné na straně Money S3 ovlivnit. Stejná situace platí i v případě, pokud zakládáte nový dokument Wordu nebo Excelu přímo z Money S3 přes pop-up menu Připojených dokumentů, viz obrázky.