Nejlepší zkušenosti s Money S3: Připojování dokumentů k dokladům

Účetní program Money S3 v sobě zahrnuje širokou paletu nadstandardních funkcí, které mnohdy nenajdete ani v řádově dražších informačních systémech. Řada těchto funkcí je sice jednoduchá na obsluhu a velmi snadno dostupná a nastavitelná, pokud ale nevíte, kde hledat a jak je použít, nemusíte ani vědět, že některou funkci Money S3 vůbec umí. Seriál  návodů „Nejlepší zkušenosti s Money S3“ se zaměřuje právě na funkce, které možná nevidíte na první pohled, avšak jejich používání vám může ušetřit spoustu času a peněz.

Připojování dokumentů k dokladům

V dnešním dílu Money S3: Nejlepší zkušenosti se zaměříme na uchovávání přijatých dokladů v elektronické podobě. Digitální archivace přijatých dokumentů vám může značně ušetřit čas a zjednodušit procesy, které ve firmě řešíte. Představte si například práci s digitalizovanými smlouvami: není nic jednoduššího než smlouvy archivovat připojené přímo k partnerům v adresáři Money S3. Máte je tak ihned dostupné kdykoliv potřebujete, bez zdlouhavého hledání.

V celé řadě případů vám možnost uložit si digitální kopii přijaté faktury, uzavřené smlouvy či dalších dokumentů ušetří práci s hledáním jejich papírového originálu. V řadě případů ani papírový originál nemusí existovat: např. když zakoupíte software v zahraničním internetovém obchodě či pokud máte s vaším partnerem dohodu o elektronickém posílání dokladů.

Dokument uložený na disku

Asi nejjednodušším případem je situace, kdy dokument máte uložený na disku a chcete jej k danému dokladu (adrese, faktuře, kartě zaměstnance) připojit. Pak stačí pouze stisknout pravé tlačítko myši na daném řádku ve sloupci AZ a vyvolat okno přes Připojené dokumenty Seznam připojených dokumentů. Stiskem tlačítka Přidá soubor – Vybrat z úložiště nebo Připojit odkazem, vyvoláte průzkumníka a v počítači vyhledáte požadovaný soubor.

Záznam, který má připojený nějaký dokument, je na levé straně řádku v seznamu označený ikonou kancelářské svorky. Stiskem pravého tlačítka myši na této ikoně otevřete pop-up menu s přehledem všech dokumentů připojených k záznamu.

Oskenování papírového dokumentu a uložení do Money S3

Zejména kupříkladu u přijatých faktur se můžete setkat s potřebou doklad oskenovat. Money S3 umožňuje přímé skenování a uložení dokumentu rovnou z uživatelského rozhraní – stačí mít jen připojený skener. Pokud potřebujete do Money S3 uložit např. snímek přijaté faktury, poklepejte pravým tlačítkem myši na řádek s fakturou ve sloupci, ve kterém se ikonkou sponky indikuje, zda jsou k záznamu připojené nějaké dokumenty. Money S3 zobrazí okno s výběrem možností pro připojení:

Vyberte si Scanner, vložte dokument do skeneru a přes rozhraní TWAIN jej jednoduše jedním krokem oskenujte a připojte k záznamu.

Pokud používáte Microsoft Outlook, je k dokumentu možné automaticky připojit libovolnou entitu z Outlooku, např. e-mail, záznam kalendáře nebo úkol. Jestliže si potřebujete rychle k danému záznamu udělat kalkulaci v Excelu či poslat dopis ve Wordu, stačí jen poklepat na ikonu těchto programů a Money S3 vám automaticky otevře prázdný dokument, který po ukončení práce uloží a připojí k záznamu.

Vytvoření připojeného dokumenty z připravené šablony

Další možností, jak rychle pracovat s připojenými dokumenty, jsou šablony. Money S3 umožňuje připravit si šablony dokumentů a jednoduše s nimi v rámci připojených dokumentů pracovat. Toto využití si ukážeme na příkladu evidence zaměstnanců, kdy při nástupu zaměstnance potřebujete s ním uzavřít dohodu o pracovní činnosti. Postup je jednoduchý:

• Na kartě Režie / Zaměstnanci založte Kartu zaměstnance.
• Poklepejte v seznamu zaměstnanců pravým tlačítkem na řádek vloženého zaměstnance, a to v prvním sloupci, který indikuje ikonou sponka Připojené dokumenty.
• Objeví se okno s místní nabídkou šablon, vyberte si šablonu Dohoda o pracovní činnosti (její přípravu popisujeme v následující kapitole):

Money S3 automaticky otevře dokument MS Word se zadanou šablonou. Zde stačí pouze vyplnit údaje o zaměstnanci a další individuální podmínky smlouvy a za malou chvilku máte smlouvu nejen připravenou, ale i archivovanou v Money S3 přímo u karty zaměstnance.

Příprava šablon pro připojené dokumenty

Šablony je možné si předem připravit pro každý seznam, ve kterém je umožněno k záznamům připojovat další dokumenty. Postup je jednoduchý:

• Připravte si ve Wordu šablonu, kterou budete používat pro daný typ dokumentů.
• Vyvolejte si na kartě Money / Možnosti a nastavení / Šablony vytvoření dokumentu. Poklepejte na Přidat, Money S3 zobrazí kartu Šablona vytvoření dokumentu:
• Do karty vyberte soubor se šablonou a zadejte seznam, ve kterém budete šablonu používat (v tomto případě Dohoda o pracovní činnosti). Kartu uložte.
• Ihned po uložení můžete začít šablonu využívat.