Propojení Money S3 s on-line fakturací iDoklad

S verzí 24.300 přináší Money S3 pro iDoklad novinky, které zefektivní a zrychlí práci účetních a podnikatelů a komfortně propojí sklad v Money s ceníkem v iDokladu.

Výměna mezi iDokladem a Money S3 umožnuje následující:

Export do iDokladu

• Úhrady
• Zásoby

Import do Money S3

• Faktury vystavené (zálohové faktury, daňové doklady, vyúčtovací faktúry)
• Faktury přijaté
• Pokladní doklady
• Skladové prodajky

Postup napojení iDokladu na Money S3

Přes Modrá záložka Money / Možnosti a nastavení zvolte Externí aplikace.

1. Externí aplikaci je třeba nejdříve vytvořit pomocí ikony Přidat. V horní části karty Externí aplikace zvolte z roletové nabídky možnost iDoklad

2. Na záložce Konfigurace vyplňte přihlašovací jméno (emailovou adresu, kterou se přihlašujete do iDokladu), heslo a přes ikonu Načíst agendy vyberte z roletové nabídky konkrétní agendu iDokladu, kterou chcete spojit s agendou Money.

V případě, že si přejete nastavit odesílání výsledku importu do Money z iDokladu, je možné zvolit na záložce Konfigurace odeslání výsledku přenosu e-mailem.

3. Na záložce Adresář můžete vybrat skupinu v adresáři, do které chcete, aby se Vám zařazovaly do Money S3 adresy, které jsou součástí importovaných dokladů. .

4. Na záložce Ceník/Sklad nastavujete údaje v případě, že v Money používáte sklady a chcete fakturovat doklady s ceníkovými položkami.

Pokud chcete sledovat stav zásob a zároveň na iDoklad odesílat množství zásob zvolte možnost „Zapnout a odesílat“. Tato funkce odesílání zásob i s jeho množstvím je v programu nová.

- Export zásob

Při exportu zásob dále vyberte na záložce Sklad /Ceník konkrétní sklad, ze kterého se zásoby mají odesílat a zároveň s jakou cenou (základní cena nebo některá z cenových hladin).

- Import zásob

Při importu vybíráte sklad, do kterého se zásoby mají importovat a skladovou skupinu pro nové zásoby.

5. Na záložce Faktury je nutné vybrat typy faktur vystavených a přijatých.

V případě, že si přejete stahovat zálohové faktury vystavené a daňové doklady, zatrhněte možnost „Včetně zálohových a daňových dokladů“ a vyberte typ daňového dokladu.

Pokud používáte sklad, který jste si nastavili na záložce Ceník/Sklad a chcete položky importovat jako skladové do Money, zvolte možnost „Ceníkové položky faktur importovat jako skladové“.

Bližší návod na typy dokladů najdete zde.

6. Na záložce Pokladna si v případě, že budete stahovat pokladní doklady z iDokladu, nastavte typy dokladů, které nehradí fakturu a typy dokladů, které faktury hradí. V typech dokladů je nutné zvolit pokladnu s domácí měnou.

V případě, že používáte cizí měny, je nutné přiřadit pokladny k používaným měnám v seznamu. Pokud v iDokladu použijete měnu, kterou nemáte v seznamu, Money Vás prostřednictvím protokolu upozorní, že je nutné cizí měnu přidat do seznamu.

7. Pokud importujete z iDokladu prodejky, v externí aplikaci na záložce Prodejky volíte typ skladového dokladu, zásobu typu služba, pomocí které se budou importovat položky bez vazby na ceník a ze seznamu nepeněžních platidel vybíráte platidlo pro platbu kartou.

Odeslání zásob z Money S3 do iDokladu

Pokud s iDokladem začínáte a chcete si poslat skladové zásoby do iDokladu i s množstvím kusů, je potřeba zkontrolovat nastavení skladu zvoleného v externí aplikaci na záložce Sklad / Zásoby na skladě / Skladové seznamy / Seznam skladů a ceníků.

Pokud faktura vytvořená v iDokladu bude obsahovat položku, která se nenachází v Money S3 (byla vytvořená v iDokladu) a zároveň ji budete chtít stáhnout do Money S3 jako skladovou, je nutné mít na skladu povolený výdej do mínusu. Potom bude možné zásobu vytvořit v Money a zároveň vytvořit doklad, který na pozadí zboží vyskladní výdejkou.

Pokud si nepřejete mít zapnuté sklady do mínusu, je nutné mít zásoby vytvořené v Money a odeslané do iDokladu i s naskladněným množstvím.

Pokud zásobu nevytvoříte ručně v Money, import faktury skončí chybou, vytvoří se položka zásoby a bude nutné naskladnit zboží příjemkou. Až poté bude možné korektně naimportovat doklad do Money.

Pokud jste v iDokladu předtím neměli žádnou ceníkovou položku, seznam položek je prázdný.

Ceník v iDokladu

Sklad v Money S3

Po naskladnění zásob v Money S3 spustíte export zásob pomocí Průvodce výměny dat s iDokladem. V konfiguraci výměny dat zvolte Zásoby a Odeslat vše.

V případě, že jste v iDokladu vedli zásoby z minulosti a chtěli byste přenést celé sklady jako ceník, bez historie položek vedených v iDokladu, zvolte možnost Před exportem smazat v iDokladu ceníkové položky.

V případě, že by přenos zásob jako ceníkových položek proběhl, ale množství ceníkových položek v iDokladu byste měli nulové, zkontrolujte v externích aplikacích, zda skutečně máte nastavené „Zapnout a odesílat“ u Sledovaní stavu skladu.

Import zálohových a vyúčtovacích faktur z iDokladu

Příklad popisuje import jedné zálohové faktury hrazené pokladnou a jedné zálohové faktury hrazené bankou s daňovým dokladem a vyúčtovací fakturou.

Pokud v iDokladu vytvoříte zálohovou fakturu, která je hrazená pokladním dokladem, v případě zatržení Uhrazeno se na pozadí iDokladu vytvoří pokladní doklad, který zálohovou fakturu v iDokladu hradí.

Zakliknutím úhrady zálohové faktury v případě převodu dostane faktura jen informaci o tom, že je uhrazená.

Pokud potřebujete vytvořit daňové doklady, vytvoříte je k uhrazeným zálohám v iDokladu.

Posledním krokem je samotné vyúčtování zálohy (vytvoření ostré faktury) v iDokladu.

Vazby vytvořených dokladů v iDokladu.

V Money přes záložku Nástroje/iDoklad nebo Obchod/iDoklad vyvoláte Průvodce výměnou dat s iDokladem.

Pokud vyberete možnost odeslání úhrad faktur ve zvýrazněném režimu, vymažou se všechny existující úhrady v iDokladu u faktur, které byly importovány do Money S3. Následně proběhne export úhrad z Money S3. Při výmazu úhrad současně dochází i k výmazu hradících pokladních a bankovních dokladů vytvořených v iDokladu, což může být nežádoucí. Předejít tomu můžete zapnutím přepínače „Exportovat jen úhrady faktur, které nebyly doposud hrazeny v iDokladu“.

Dále můžete zvolit požadované možnosti dokladů, které chcete stáhnout. V případě zálohy uhrazené pokladním dokladem se stáhne zálohová faktura, pokladní doklad, daňový doklad, vyúčtovací faktura. Pokud v typech dokladů není vybraná předkontace, Money vás na to ve výstupní zprávě upozorní.

V případě zálohy hrazené bankou, se při importu stáhne zálohová faktura a import daňového dokladu a vyúčtovací faktury skončí chybou.

Je proto nutné mít v Money S3 bankovní doklad vytvořený a po stáhnutí zálohové faktury v bankovním dokladu přes variabilní symbol doklad spárovat.

Daňový doklad v Money nevytvářejte a import dokladů spusťte znovu v průvodci výměny dat z iDokladu.

V případě, že bankovní doklad v Money máte uvedený s variabilním symbolem, import proběhne korektně.

Výměna dat přes S3 Automatic

1. V S3 Automaticu nastavíte úlohu přes ikonu Přidat úlohu. Na záložce Obecné nastavte typ úlohy, agendu v Money S3, ve které se má konkrétní úloha provést, účetní rok a uživatele, pod kterým se úloha bude spouštět.

2. Na záložce Konfigurace na spodní lište můžete najít Výběr uživatelů, ten se při výměně dat zobrazí pouze v případě, že máte v nastavení externí aplikace přidané více než jedno propojení aktuální agendy Money S3 na různé agendy (uživatele) iDokladu.

Na spodní liště se v záložce Nastavení přenosu dat najdete konkrétní nastavení stahovaných dokladů.

Odeslat pouze změny – odešlou se pouze úhrady faktur, u kterých došlo k nějaké změně od posledního přenosu. V případě zásob se v tomto režimu odešlou pouze zásoby, které byly od posledního přenosu v Money S3 jakýmkoli způsobem změněny. Za změnu se považuje i změna stavu zásob na skladě. Doporučujeme zapnout tuto volbu i v případě úplně prvního přenosu dat do iDokladu.

Odeslat vše – tuto volbu použijete pouze ve výjimečných případech, např. pokud se v režimu Odeslat pouze změny nepodaří odeslat do iDokladu všechny úhrady nebo zásoby.

Režim Odeslat vše také použijte při první výměně dat po změně nastavení Sledovat stav skladu (Karta externí aplikace, záložka Ceník/Sklad) na Zapnout a odesílat. Jinak se aktuální počet MJ odešle pouze pro zásoby, u kterých došlo k změně od poslední výměny dat.

Při volbě Stáhnout vše se importují všechny doklady z iDokladu. Tuto volbu použijte pouze ve výjimečných případech, např. pokud se musí v Money S3 znovu založit účetní rok nebo jste smazali velké množství dokladů.

Stáhnout pouze změny – importují se pouze doklady, které nebyly dosud stažené nebo doklady, které byly od posledního stáhnutí v iDokladu změněné.

3. Na záložce Časový plán nastavujete frekvenci provádění úlohy.

Bližší informace o nastavení iDokladu a S3 Automaticu najdete pod těmito odkazy S3 Automatic a iDoklad.