Účetní analýzy - vzorový příklad

Modul Účetní analýzy je samostatný modul Money S3, který můžete využít například k "vyčištění salda", tj. ke kontrole správného párování závazků a pohledávek a jejich úhrad (použitý účet, IČ a párovací symbol). Použitím tohoto modulu odpadá zdlouhavá práce účetního, který kontroluje vytištěnou sestavu zůstatku, pak opravuje doklady, znovu tiskne sestavu atd., dokud není zůstatek správný.

Modul Účetní analýzy umožňuje provádět opravy "on-line" s okamžitou vizualizací výsledku opravy záznamů. Kromě toho tento modul samozřejmě umožňuje konfigurovat a vytvářet mnoho dalších sestav (například nákladová střediska podle měsíců atd.).

Součástí modulu Účetní analýzy jsou také Účetní výkazy. Zatímco Účetní analýzy slouží především ke kontrole a opravě dokladů online, Účetní sestavy umožňují zobrazit tato data např. v přehledné stromové struktuře a následně je exportovat do Excelu.

Účetní analýzy

1. Na jednoduchém příkladu si ukážeme, jak modul Účetních analýz použijete na čištění salda. Modul spustíte přes záložku Analýzy tlačítkem Účetní analýzy.

2.Pomocí tlačítka Konfigurace analýzy se otevře Seznam konfigurací účetních analýz, kde si můžete pomocí tlačítka OK vybrat z již předdefinovaných analýz (jsou označeny jako systémové analýzy) a vámi dříve vytvořených analýz, nebo můžete pomocí tlačítka Přidat vytvořit novou vlastní analýzu.

3. Při vytváření nové analýzy můžete v okně Konfigurace účetní analýzy zadat Název (podle kterého ji budete v seznamu identifikovat), můžete určit datumový rozsah účetních případů, které budou do sestavy vstupovat (pro náš příklad jej nebudeme vyplňovat, protože chceme mít saldo i z předchozích let), a v části Seskupení účetní analýzy a její pořadí si můžete zvolit podmínky analýzy. Pomocí tlačítek Přidat a Odebrat a směrových šipek ovlivníte, které podmínky, a v jakém pořadí budou vytvářet analýzu (tlačítkem Přidat vyberete podmínky Účet, DIČ a Pár. symbol). Pomocí tlačítka Filtr můžete omezit podmínku pouze na požadovaný rozsah záznamů (v příkladu stojícím na úrovni Účet stisknete tlačítko Filtr a vyberete pouze saldokontní účty).

Ve spodní části okna Konfigurace účetní analýzy můžete nastavit další parametry analýzy, například způsob třídění. Dále je možné zaškrtnout volbu Procházet všechny účetní roky, čímž budou zahrnuty účetní zápisy ze všech let v rozsahu nastavení Od-do (v případě salda se loňské zápisy berou z počátečního stavu salda, a proto tuto volbu nezaškrtáváme); Ignorovat počáteční/koncové zůstatky, čímž nebudou zahrnuty počáteční zápisy účetního deníku a počáteční zápisy stavu salda (v našem příkladu také nezaškrtáváme). Konfiguraci analýzy ukončíme potvrzením tlačítka OK.

4. Po výběru analýzy ze Seznamu konfigurace účetních analýz vás program informuje o spuštění vybrané analýzy informačním oknem, které potvrdíte tlačítkem OK. Pokud jste měli spuštěnou jinou analýzu, její výpočet bude odstraněn.

5. Uživateli je následně nabídnuta možnost zablokovat funkci zaúčtování. Doporučujeme ji použít v případě, že pracujete v Money S3 v síťovém provozu a chcete zabránit tomu, aby ostatní uživatelé během výpočtu měnili zaúčtování na dokladech, což by ovlivnilo výsledek analýzy (zejména při velkém objemu dat, kdy výpočet může chvíli trvat).

6. Poté se provede výpočet Vámi vybrané analýzy a výsledek se zobrazí v prostředí pracovní plochy. Kliknutím na nějakou hodnotu můžete zobrazit hodnoty nižší úrovně až po samotné účetní zápisy. Sestava je seřazena podle toho, co jste vybrali v konfiguraci analýzy, v našem případě Účet, IČO a Párovací symbol. Sestava je zobrazena ve "stromové" struktuře, kde se pomocí tlačítek + a – rozbalují, nebo zavírají jednotlivé úrovně. Pokud tedy klikneme na položku Účet, zobrazí se hodnoty na nižší úrovni (IČO).

Tímto způsobem můžeme postupovat na nejnižší úroveň. Na nejnižší úrovni lze otevřít a opravit účetní zápisy, resp. saldokontní zápisy, čímž se automaticky změní vypočtená analýza.

7. Současně si všimněte, jak se změnil pás karet po výpočtu a jak se zpřístupnila jeho tlačítka:

Zdroj – otevře zdrojový doklad, z něhož se tvoří účetní zápis (pouze pro zápisy aktuálního roku) nebo zápis počátečního stavu salda. Tyto údaje lze opravit a změnit tak výpočet analýzy.

Zaúčtování – vyvolá okno pro zaúčtování zápisu v účetním deníku (pouze pro záznamy aktuálního roku).

Pouze nespárované saldo – rychlý filtr, který skryje saldokontní zápisy analýzy, které jsou spárované.

Hledat – výsledků účetní analýzy může být mnoho a někdy může být obtížné se v nich zorientovat, proto tato možnost usnadní nalezení konkrétního záznamu, který potřebujete najít nebo opravit. Po výběru tlačítka Hledat program umožní vyhledávat podle jednotlivých vybraných úrovní konfigurace analýzy, podle čísla dokladu nebo podle řádku účetního deníku/počátečního stavu.

Tisk účetní analýzy – analýzu je možné vytisknout. V průvodci tiskem lze definovat nejen tisk samotné analýzy, ale také tisk grafů a způsob třídění výsledků.

Ikona Excelu – exportuje zprávu tak, jak ji vidíte na obrazovce, do aplikace Excel.

Aktivní analýza – pokud je tlačítko zaškrtnuto, daná analýza se automaticky aktualizuje o změny, které uživatel provede v účetních zápisech. Zrušením zaškrtnutí se analýza nastaví jako neaktivní, a proto se změny automaticky nepromítnou do výpočtu. Aby však byla data aktuální, je nutné následně znovu spustit výpočet analýzy. Program ji automaticky nabídne při opětovné aktivaci analýzy.

Účetní sestavy

Součástí modulu Účetní analýzy jsou také Účetní sestavy. Zatímco Účetní analýzy slouží především k online kontrole a opravě dokladů, Účetní sestavy umožňují export dat, např. v přehledné stromové struktuře, do Excelu.

1. Tiskovou sestavu můžete spustit přes kartu Analýzy pomocí ovládacího tlačítka Účetní sestavy.

2. V průvodci tiskovou sestavou můžete vybrat jednu z předdefinovaných tiskových sestav (označených jako systémové sestavy) nebo pomocí ovládacích tlačítek přidat novou sestavu nebo upravit stávající sestavu. Konfigurace sestavy je stejná jako u Účetních analýz (viz bod 3 v části Účetní analýzy). Po výběru zvolené konfigurace pokračujte tlačítkem Další.

3. Nyní můžete vybrat podobu tiskové sestavy, doplnit ji například o graf a tlačítkem Dokončit ji nechat vytisknout. Výsledky však lze také exportovat ve stromové struktuře do aplikace Excel pomocí tlačítka Tabulka, kde s nimi můžete dále pracovat.