Užitečné tipy pro Společenství vlastníků jednotek

Společenství vlastníků jednotek se účtuje jako nezisková organizace, která má povinnost vést podvojné účetnictví – jeho vedení zajišťuje statutární orgán, kterým je výbor SVJ nebo předseda.

Nastavení agendy pro evidenci SVJ

Při vytváření agendy je důležité nastavit, že se jedná o typ subjektu – nezisková organizace. Nastavení typu subjektu na neziskovou organizaci Vám zajistí správné seznamy v programu jako je účetní osnova. V nastavení účetního roku zkontrolujte, že máte nastavený typ účetnictví – podvojné účetnictví.

Evidence analytických účtů pro SVJ

Před vytvořením samotné analytiky doporučujeme nastavit počet míst analytických účtů:

Postup:

• Modrá záložka Money → Možnosti a nastavení
• Vyberte Nastavení účetního roku
• V levém panelu zvolte Účetnictví
• Na záložce Obecné nastavte počet míst analytických účtů
  → Standardně jsou 3, ale lze až 6 míst (např. účet 324.001 pro jednotku č. 1)

Jakmile máte nastavený počet míst analytických účtů, tak můžete přejít k nastavení analytiky u jednotlivých účtů v účtové osnově.

Postup:

• Účetnictví → Účetní seznamy → Účtová osnova
• Vyhledejte syntetický účet (např. 324 – přijaté zálohy)
• Označte účet → v horním panelu klikněte na Kopírovat
• Upravte číslo účtu (např. 324.005) a doplňte Název (např. bytová jednotka č.5)
• Opakujte podle potřeby pro různé účely/vlastníky

Doporučujeme název účtu formulovat tak, aby bylo zřejmé, co eviduje (např. 324.005 – Zálohy jednotka č. 5).

Při nastavování analytického účtu nezapomeňte nastavit pole Účet pro převod zůstatku. Nastavte stejné číslo analytického účtu, jinak se konečný zůstatek při účetní závěrce nepřenese na správnou analytiku v dalším účetním období.

Doporučujeme: Analytické účty doporučujeme vést minimálně u následujících účtů:

Rozdělení nákladů podle bytových jednotek (středisek)

V rámci SVJ je nutné rozdělovat náklady podle jednotlivých bytových jednotek. V Money S3 doporučujeme toto rozdělení evidovat pomocí středisek, které si nastavíte a následně přiřazujete k jednotlivým dokladům.

Pro nastavení středisek půjdete přes modrou záložku Money -> Možnosti a nastavení -> Střediska -> přidáte středisko, které pojmenujete podle jednotlivých bytů.

Každému dokladu je možné přiřadit středisko, a to stejné platí i pro jednotlivé položky, které na dokladu jsou vytvořené. Středisko na doklad přiřadíte pomocí tří teček o pole Středisko. U položky dokladu přiřadíte středisko na záložce podrobnosti.

Vyúčtování faktury za energie a služby

Na konci roku dochází k vyúčtování energií a služeb, které SVJ zajišťuje pro společné prostory a jednotlivé bytové jednotky v domě. V současné době je již standardem, že každý vlastník bytové jednotky si elektřinu a plyn ve svém bytě hradí samostatně na základě vlastní smlouvy s dodavatelem. SVJ typicky spravuje a rozúčtovává pouze energie a služby pro společné prostory domu a dále teplo a vodu dodávanou do jednotlivých bytů.

Poznámka: Každé SVJ může mít nastavení smluv a způsob rozúčtování odlišný. Proto doporučujeme konzultovat konkrétní podmínky přímo s předsedou nebo správcem vašeho SVJ.

V průběhu roku vystavujete jednotlivým členům zálohové faktury, které vytvoříte přes záložku Obchod -> Faktury vystavené -> Přidat zálohu.

Vyúčtovací fakturu vytvoříte přes záložku Obchod -> Faktury vystavené -> Přidat fakturu -> nahoře přes tlačítko Přidat položku přidáte jednotlivé položky faktury (elektřina, plyn a další) a poté přes Přidat položku -> Odpočet zálohy -> přidáte jednotlivé uhrazené zálohové faktury, čímž odpočítáte zálohy a ponížíte částku k úhradě.

Standardně se každému členovi (vlastníkovi bytové jednotky) vystavuje jedna vyúčtovací faktura, která zahrnuje všechny služby a energie spojené s užíváním bytu a společných prostor.

Pokud vystavujete jednu vyúčtovací fakturu pro více bytových jednotek (například když vlastník vlastní více bytů), doporučujeme využít střediska, jak je popsáno výše v návodu, pro přehlednější a přesnější evidenci nákladů a plateb za jednotlivé jednotky.

Evidence zaměstnanců a členů kolektivních orgánů SVJ

SVJ nejčastěji zaměstnává zaměstnance na dohodou o provedení práce nebo členy kolektivního orgánu. Členem kolektivního orgánu právnické osoby (v našem případě SVJ) je osoba, která je součástí statutárního nebo kontrolního orgánu, který rozhoduje jako celek. V případě SVJ se jedná zejména o:

• Členy výboru SVJ (statutární orgán)
• Případně členy kontrolní komise (pokud je zřízena)

Pro evidenci zaměstnance jako člena kolektivního orgánu půjdete přes záložku Režie -> Zaměstnanci -> Kliknete na tlačítko Přidat -> na záložce údaje zaměstnance nastavíte období a na záložce pracovní poměry nastavíte druh pracovního poměru – člen kolektivních orgánů právnických osob.

Zdanění odměny členů kolektivních orgánů do 4 500 Kč měsíčně (při zaměstnání malého rozsahu)

• Daň z příjmů – srážková (pokud není podepsané prohlášení)
• Zdravotní pojištění – odvádí se vždy (4,5% zaměstnanec a 9% zaměstnavatel)
• Sociální pojištění – osvobozeno, pokud je na kartě zaměstnance zatrhnuto zaměstnání malého rozsahu

Zdanění odměny členů kolektivních orgánů nad 4 500 Kč měsíčně:

• Daň z příjmů– zálohová (bez ohledu na podepsané prohlášení)
• Zdravotní pojištění – odvádí se vždy (4,5% zaměstnanec a 9% zaměstnavatel)
• Sociální pojištění – překročen rozhodný příjem 4 500 Kč (zaměstnanec 7,1 % a zaměstnavatel 24,8 %)

Zaměstnání malého rozsahu je zaměstnání, u kterého je sjednáno (nebo je z okolností zřejmé), že měsíční odměna je do rozhodného příjmu (aktuálně 4 500 Kč).

Příklad:

Pokud je sjednáno ZMR a příjem zůstane pod rozhodným příjmem (4 500 Kč), sociální pojištění se neodvádí. Pokud je odměna sjednána např. na 3 000 Kč/měsíc a zaměstnanec si tolik vydělá, je to ZMR → SP se neodvádí.

Pokud je odměna ve smlouvě sjednána nad 4 500 Kč, už to není ZMR, a SP se platí z celé částky i když ve skutečnosti vydělá méně! Rozhoduje předpoklad výše příjmu podle smlouvy, nejen reálná výše odměny.

Tedy i když člověk v daném měsíci vydělá jen 4 000 Kč, ale má smlouvu na 5 000 Kč, SP se odvádí, protože nejde o ZMR.