Kniha jízd a cestovní náhrady

Všechny komplety Money S3 obsahují bezplatný modul Kniha jízd. Pro náročnější uživatele jsme navíc připravili modul Kniha jízd a cestovní náhrady, který lépe řeší plánování cest.

Podle zadaných parametrů, jako je například skutečný stav tachometru, také automaticky připraví Knihu jízd.

Popis modulu

Jak vám modul Kniha jízd a cestovní příkazy šetří čas?

V modulu Kniha jízd a cestovní náhrady najdete mimo jiné mapy celé Evropy, včetně podrobných map České i Slovenské republiky. Do map navíc zaznamenáte jednotlivé traťové body, které můžete přesunovat podle potřeby. Jednoduše tak naplánujete nejvýhodnější trasu, včetně způsobu dopravy a času, který na cestě strávíte. Na základě těchto údajů pak rovnou vystavíte cestovní příkazy.

Cestovní příkazy vám usnadní i vedení Knihy jízd. Jednotlivé cesty do ní můžete zadávat nejen ručně, ale můžete také modul nechat, aby je za dané období vytvořil podle stavu tachometru. Modul navíc dokáže chybějící jízdy doplnit z cestovních příkazů podle databáze častých jízd.

Nemusíte tak do systému zadávat každou cestu do práce nebo z práce. Systém je dopočítá za vás, a to i s drobnou odchylkou. Jedna cesta tak může mít jednou například 28 a jindy 31 kilometrů. Snadno tak doplníte Knihu jízd zpětně i za několik měsíců.

Cestovní náhrady pak při své práci využívají stávající seznamy zaměstnanců a vozidel. Zároveň je rozšiřují o nové záložky.

Kniha jízd

Plánování tras vám v Knize jízd usnadní mapy v měřítku 1:100 000, které fungují i bez připojení k internetu. Na mapě Evropy přitom můžete cílové body vyhledávat podle názvů měst a obcí a na mapách České a Slovenské republiky i podle konkrétní ulice a popisného čísla.

Při plánování trasy na mapě můžete vyhledané body různě přesouvat, měnit jejich pořadí a jinak je upravovat. Pracovní cestu si tak detailně naplánujete. A to ve stejném rozhraní, ve kterém ji pak budete evidovat a účtovat. Ušetříte tak spoustu času, který byste jinak strávili přepisováním dat.

Novou cestu můžete zadat několika způsoby:
  • Určením začátku a cíle přímo na mapě.
  • Volbou navštíveného partnera z Adresáře (modul k adrese partnera automaticky doplňuje souřadnice GPS).
  • Výběrem destinace ze seznamu Evidovaných míst.
  • Ručním zápisem.
Každou cestu můžete buď podrobně rozdělit na etapy, nebo ji zadat zjednodušeně bez nich.

Údaje zpětně doplníte i podle tachometru

Údaje do Knihy jízd doplníte i zpětně. Máte přitom dvě základní možnosti.
1. Hromadné naplnění zvolenými jízdami.
2. Automatické doplnění jízd do koncového stavu tachometru.
Tato možnost respektuje i ručně zadané jízdy - automaticky vytvářené jízdy pak doplňuje do mezer mezi ručními záznamy. Jízdy také snadno vytvoříte přímo z faktur a přijatých i vystavených dodacích listů. Kniha jízd nabízí i různé možnosti tisku záznamů. Například:

  • Souhrnně
  • Podle zaměstnanců
  • Podle vozidel

Můžete také vybrat konkrétní časové období. A veškeré záznamy vidíte včetně mezisoučtů.

Evidenci nákladů vám pak usnadní možnost zadávat čerpání pohonných hmot a vytisknout skutečnou průměrnou spotřebu vašich vozidel. Systém také dokáže rozlišit soukromé jízdy služebním vozidlem (kvůli srážkám z mezd) a služební jízdy soukromým vozidlem (kvůli zaplacení silniční daně).

Cestovní příkazy

Funkce Cestovní příkazy vám výrazně zjednoduší například práci s opakovanými cestami. Stačí pouze vystavit souhrnný cestovní výkaz s definovanými parametry a nemusíte stále zadávat jednotlivé jízdy.

Cestovní příkaz vystavíte stejně jednoduše, jako když vyplňujete klasický papírový formulář. Navíc si vše můžete ještě zjednodušit využitím seznamu často vystavovaných příkazů nebo přetažením cesty z Knihy jízd. Samozřejmě můžete přetáhnout i příkazy do Knihy jízd.

Modul je navíc propojený s Účetnictvím. Přímo z něj můžete vystavovat cestovní zálohy (respektive příkazy k úhradě a bankovní doklady) a vyúčtování cestovních příkazů (závazky). Systém navíc u dokladů eviduje jejich provázanost v seznamu cestovních příkazů i návazných dokladů.

Vytištěné cestovní příkazy pak vypadají prakticky stejně jako originální formuláře SEVT.

Schvalování cest ohlídáte pomocí přístupových práv

Systém také automaticky pozná, jestli je zadaná cesta domácí nebo zahraniční. Podle toho pak připraví náhrady, jízdné a stravné. Náhrady přitom můžete přidělit buď celému cestovnímu příkazu, nebo jednotlivým trasám. Druhá možnost se vyplatí zejména při dílčí úpravě cestovného.

Modul vám také umožní přidělit uživatelům různá přístupová práva. Určíte tak například pracovníky, kteří mají oprávnění schválit konkrétní cestu. Díky tomu můžete u cestovních příkazů evidovat tyto stavy:

  • Plánovaný
  • Schválený
  • Uskutečněný
  • Schválený k zaúčtování

Funkce Cestovní příkazy navíc zkontroluje, jestli není u cesty zadaný například zaměstnanec, který je zrovna v pracovní neschopnosti. Vyhnete se tak zbytečným potížím v případě finanční kontroly.

Detailní dokumentaci k modulu Kniha jízd a cestovní náhrady si můžete stáhnout ZDE.

Získejte modul Kniha jízd a cestovní náhrady během chvíle

Modul Kniha jízd a cestovní náhrady nabízí různé varianty, které se liší cenou a počtem evidovaných vozidel. Na výběr máte tyto verze:

1 vozidlo 2-3 vozidla 4-20 vozidel neomezený počet vozů
1 990 Kč 2 990 Kč 4 990 Kč 8 990 Kč

 

Objednejte si jej přes Zákaznický portál nebo na našem obchodním oddělení na telefonu 800 776 776.

Výhody modulu můžete bezplatně využívat ve verzi Money S3 Start.

Modul si můžete pořídit ke Kompletům: