Jak přejít z jiného programu na Money S3 - účtování

Jsme rádi, že jste si pro Vaši práci vybrali Money S3. Převést účetnictví ale není úplně jednoduché. Jak na to, Vám přiblíží tento návod.

Nejdůležitější je si určit, k jakému datu chcete účetnictví převést. Pokud je to na přelomu roku, je to relativně jednoduché a pomůže Vám tento návod. Pokud chcete přejít v průběhu roku, je postup komplikovanější a záleží na tom, co všechno chcete přenést – v každém případě doporučujeme postup konzultovat s naší linkou technické podpory +420 549 522 503 nebo písemně prostřednictvím adresy podpora@money.cz

Příklad

Začínáte vést účetnictví v Money S3 od roku 2025. Společnost má několik neuhrazených dokladů ze starších let. Saldo sledujete na účtech 311 a 321. Pokud už máte založený rok 2025, do kterého průběžně přidáváte nové doklady, postupujte podle bodu 1.

1. Založení pomocného roku 2024

Do tohoto roku zadáte všechny neuhrazené doklady ze starších let a také zůstatky výsledovkových účtů (postup najdete v bodu 2b), které není možné načíst z počáteční rozvahy. Nový rok založíte přes Money / Výběr agendy označíte kliknutím konkrétní agendu a zvolíte Přidat rok.

Pokud už máte vytvořený rok 2025, vyberte volbou Vlastní nastavení (pokročilé) a ze seznamu vyberte rok 2024. Zbytek průvodce, pokud nechcete nic měnit, stačí dokončit.

2. Operace v pomocném roku 2024

a) Zadejte neuhrazené doklady

Zadejte všechny doklady, které jsou neuhrazené k 31.12. – půjde hlavně o vystavené a přijaté faktury. I doklady ze starších let je možné zadat do tohoto pomocného roku 2024. Pokud už byly doklady částečně uhrazené, stačí zadat jen jejich zbývající hodnotu.

Pro zaúčtování dokladů je důležitá správná analytika např. účtu 311 nebo 321. Protiúčet je pro tyto účely irelevantní a klidně můžete účtovat na společný účet 395. Protože není podstatné dělení na základ a DPH, je možné sumu dokladu vkládat do 0% sazby.

V případě většího množství je možné doklady importovat z excelu.

b) Zadejte zůstatky jednotlivých účtů

Abyste mohli v roce 2024 vytisknout korektní Účetní závěrku, je třeba zadat i zůstatky účtů bezprostředně předcházejícího období. Protože tyto účty jsou nejen rozvahové ale i výsledovkové, nestačí jen zadat počáteční stavy roku 2024.
Zůstatky zadáte nejjednodušeji přes Účetnictví / Interní doklady, kde tlačítkem Přidat přidáte nový doklad. Ve spodní části změňte Formát položek na Rozúčtovací a tlačítkem Přidat položku postupně přidávejte jednotlivé řádky s účetními zůstatky – protiúčet může být 701.

Nezapomeňte zohlednit, že jste už zadali nějaké doklady s určitým zaúčtováním – pokud tedy máte zadané všechny neuhrazené faktury, nemělo by být nutné znovu zadávat zůstatek na účtu 311 nebo 321. Pokud jste tyto doklady účtovali proti účtu 395, je třeba odúčtovat zůstatek z tohoto účtu.

Pokud jste zadali všechno správně, přes tiskovou sestavu Účetnictví / Další sestavy / Stav účtů byste měli vidět na každém účtu zůstatky odpovídající zůstatkům z původního systému.

3. Provedení přenosu závěrky do aktuálního roku

Přenos provedete přes Účetnictví / Závěrkové operace / Uzavření roku, kde kliknete v bodu 4 na Provést závěrku a následně v bodu 5 na Navést stavy. Tato operace navede do roku 2025 počáteční stavy účetního deníku a také počáteční stavy salda.

V případě, že zjistíte, že jste udělali chybu, můžete kdykoli závěrku odvolat, chybu opravit a provést navedení stavů znovu.

4. Nastavení v aktuálním roce

Převedené stavy si můžete zkontrolovat v aktuálním roce přes Účetnictví / Účetní deník, jsou to zápisy se zeleným piktogramem. Co se týče převedených saldokontních zůstatků, které následně vstupují do sestavy Saldo, ty najdete přes Účetnictví / Závěrkové operace / Počáteční stav salda.

Dále doporučujeme zkontrolovat a případně nastavit následující seznamy v aktuálním roce:

a) Účty v Účtové osnově

Přes Účetnictví / Účetní seznamy / Účetní osnova si projděte jednotlivé účty a tlačítkem Kopírovat vytvořte potřebné analytické účty. Při vytváření dejte pozor, aby byl nastaven i požadovaný Účet pro převod zůstatku pro další uzávěrku.

b) Seznam předkontací a zaúčtovaní DPH

Přes Účetnictví / Účetní seznamy / Předkontace, resp. Zaúčtování DPH si můžete vytvořit vlastní předkontace pro Vámi používané účetní operace, případně můžete upravit existující a zadat na nich požadovanou analytiku.

c) Počáteční stavy bank a pokladen

Přes Money / Možnosti a nastavení / Bankovní účty a pokladny si můžete vytvořit požadovaný seznam bank a pokladen. Na nich následně můžete nastavit požadovaný Primární účet, na který se budou účtovat operace s nimi a také zadat počáteční stav dané banky či pokladny. Ten by měl odpovídat příslušnému počátečnímu stavu účtu 221 resp. 211.

d) Číselné řady

Aby číslování dokladů vyhovovalo vašim požadavkům, můžete si jej nastavit přes Money / Možnosti a nastavení / Číselné řady. Zde můžete editovat existující řady pro jednotlivé doklady nebo si přidat řady nové – pokud například pro vystavené faktury potřebujete používat více číselných řad. Na kartě číselné řady můžete nastavit její prefix včetně dynamicky se měnící hodnoty roku a také od jakého čísla číslování začne. Ve spodní části můžete vybrat, pro které druhy dokladů bude řada určena.

e) Kontrolingové proměnné

V případě, že kontrolingové proměnné využíváte, můžete si jejich seznam vytvořit přes Money / Možnosti a nastavení / Střediska, resp. Činnosti, resp. Zakázky. Následně je můžete využívat v jednotlivých dokladech.

f) Nastavení účetního roku

Přes Money / Možnosti a nastavení / Nastavení účetního roku můžete na první záložce Obecné nastavit např. zda jste plátcem DPH. V ostatních záložkách můžete nastavit kromě zaokrouhlení dokladů i přednastavení různých častých operací, pokud se ve Vaší agendě vyskytují - např. Reverse charge (zde) nebo odpočty záloh (zde).