Nejlepší zkušenosti s Money S3: Typy vystavovaných dokladů

Účetní program Money S3 v sobě zahrnuje širokou paletu nadstandardních funkcí, které mnohdy nenajdete ani v řádově dražších informačních systémech. Řada těchto funkcí je jednoduchá na obsluhu a velmi snadno dostupná a nastavitelná. Pokud však nevíte, kde hledat a jak je použít, nemusíte ani tušit, že některou funkci Money S3 vůbec umí. Seriál návodů „Nejlepší zkušenosti s Money S3“ se zaměřuje právě na funkce, které možná nevidíte na první pohled, avšak jejich používání vám může ušetřit spoustu času a peněz nebo získat konkurenční výhodu. 

Nebaví vás číst? Koukněte se na video!

Typy vystavovaných dokladů

Jak si usnadnit vystavování dokladů pomocí jejich typů

V dnešním dílu Money S3: Nejlepší zkušenosti si připomeneme funkci, která vám výrazně usnadní práci a čas při vystavování nejčastěji se opakujících dokladů. Děje se tak pomocí aparátu Typů dokladů, kde při poměrně snadném jednorázovém nastavení typů dosáhnete v krátké době vysoké úspory času a vaše činnost při vystavování dokladů bude mnohem efektivnější. Použití aparátu Typů dokladů vám navíc poskytuje rozsáhlé možnosti využití, a pokud se s ním seznámíte, možná budete sami překvapeni, k čemu všemu dokážete typy využít.

Co jsou typy dokladů a jak se používají

Typy dokladů jsou seznamy předem vyplněných vzorů, které se mohou použít při vytváření nového dokladu.

Například pro fakturaci se často setkáváme s typy faktur „služby“, „zboží“ a „zahraniční“. V každém pak vyplníte údaje, které se běžně vyskytují v dokladech tohoto typu (číselná řada, předkontace, členění DPH, měna, způsob platby, zakázka, středisko a činnost atd.) popřípadě i odlišné texty pro dodací podmínky, a dokonce i vlastní výchozí tiskový formulář, který už nikdy nebudete „lovit“ v seznamu tiskových formulářů (viz. Nejlepší zkušenosti - cizojazyčné faktury).

Použijete-li takový připravený typ při vystavení nového dokladu, všechny tyto hodnoty se do něj naplní. Můžete pak nejen faktury, ale veškeré prvotní doklady, jak se říká, „sekat jako Baťa cvičky“. Pohodlně, rychle a bez zbytečných překlepů či nesprávně zadaných hodnot. Jakékoli údaje převzaté z typu můžete samozřejmě na dokladu libovolně přepsat či doplnit.

Jak si vytvořit svůj typ dokladu

Zde máte dvě možnosti. Tou základní je vytvoření nového typu dokladu v odpovídajícím seznamu typů. V případě faktur vystavených je to seznam Typy faktur vystavených, který naleznete na kartě Obchod / Doklady / Typy dokladů. V tomto seznamu vyberete Typy faktur vystavených a tlačítkem Přidat otevřete nový, například již zmiňovaný typ, který nazvete „zboží“. Karta má známou podobu vystavené faktury a vy zde vyplníte kolonky, o kterých víte, že se v případě faktury na zboží nestále opakují (členění DPH, předkontace, středisko, zakázka, činnost). Můžete si ovšem vyplnit libovolnou z kolonek, kterou na kartě uvidíte, a to včetně položek faktury.

Druhou možností je vytvoření typu podle předlohy přímo v seznamu dokladů pomocí tlačítka Typy dokladů / Vytvoř typ z faktury. Tímto způsobem se založí nový typ dokladu, který převezme své hodnoty z právě vybraného dokladu v seznamu, a po uložení bude zařazen do seznamu Typů faktur.

Jednotlivé typy dokladů pak rozlišujete pomocí zkratky a názvu, před uložením typu budete vyzváni k jejich zadání.

Jak používat typy dokladů

Způsob práce s Typy dokladů je nastaven tak, aby se vám co nejvíce usnadnil a urychlil výběr vhodného typu dokladu a v případě, že typy nepoužíváte, aby vás systém jejich výběrem neobtěžoval.

Nastavení mechanismu nabízení typů dokladů naleznete na kartě Money / Možnosti a nastavení / Uživatelská konfigurace, v případě faktur v záložce Fakturace. Zde můžete určit, jak se bude systém chovat při nabízení Typů faktur během jejich vystavování:

Použít typ – můžete zadat konkrétní, nejčastěji používaný typ vystavované faktury. Systém pak při založení faktury automaticky použije zvolený typ a jeho hodnoty rovnou doplní do nového dokladu. Ponecháte-li však toto políčko prázdné, systém vám typy faktur při jejich vystavování nebude nabízet vůbec.

Použít poslední typ – systém vystaví nový doklad podle posledního použitého typu dokladu. Změníte-li na vystavovaném dokladu jeho typ, další doklad se vytvoří s tímto novým typem.

Zeptat se na typ před vystavením – při vystavení nového dokladu vám systém nabídne seznam dostupných typů dokladů. Jeden z nich si zvolíte a klávesou Enter pokračujete do nově založeného a vyplněného dokladu. I zde však máte možnost pomocí tlačítka Bez typu otevřít nový doklad prázdný.

Typy v praxi: před vystavením nového dokladu zvolíte typ „Vystavená faktura – zboží“ a po stisku tlačítka Enter bude nový doklad vyplněn označenými hodnotami, přenesenými z typu.

Další užitečné triky při práci s typy dokladů

Nyní již umíte Typ dokladu vytvořit a začít používat. Nabízíme vám ještě několik triků, jak si práci s typy zjednodušit.

• Jak poznat, který typ byl na dokladu použit
  Poznáte to podle nadpisu v hlavičce okna vystaveného dokladu. Pokud typ nepoužijete, bude v hlavičce nadpis „Vystavená faktura“. Pokud typ použijete, uvidíte v hlavičce i zkratku použitého typu, tedy v našem příkladu „Vystavená faktura – zboží“.
• Jak změnit již použitý typ
  Může se stát, že jste při vystavení dokladu použili nevhodný typ. Není nic jednoduššího, než ho i během práce na dokladu změnit. Stačí použít tlačítko Typ dokladu na dokladu a vybrat zde ten správný typ. Dejte si jen pozor na to, že tímto krokem přepíšete všechny již vyplněné hodnoty v dokladu novými ze zvoleného typu.
• Jak se zbavit typu na dokladu a ponechat ho „jak je“
  Postup je shodný s předchozím bodem, opět pomocí tlačítka Typ dokladu otevřete seznam typů a tentokrát zvolíte volbu Bez typu.
• U faktur můžete do typu dokladu navíc zahrnout i položky, například pro často fakturované zboží, poštovné apod.

A pamatujte: typy dokladů lze použít pro všechny prvotní doklady, nejen pro faktury.