Import adresáře a skladu z Excelu

Při přenosu účetnictví z jiného programu do Money S3 nebo při založení nové firmy nemusíte přepisovat znovu celý adresář nebo skladové karty. Jediné, co potřebujete, je vyexportovat seznam adres nebo skladových karet do Excelu, což dnes umožňuje skoro každý program.

Takový soubor už potom umíte velmi jednoduše importovat do Money S3. Také pomocí importu z Excelu umíte udržovat aktuální Vaše skladové karty např. po změně údajů nebo cen od dodavatelů. Jak postupovat Vám ukáže tento návod.

Obecné vlastnosti

Základním předpokladem pro úspěšný import je, aby vstupní data obsahovala sloupec s jedinečným identifikátorem (s tzv. klíčem). Jedinečný znamená, že se bude v tomto sloupci ve vstupním souboru vyskytovat každý záznam právě jednou, tedy že se nebude opakovat, ale ani nebude nevyplněný. Stejně tak, pokud jsou již nějaké záznamy v Money S3, tak ani v nich se tento jedinečný identifikátor nemůže opakovat. Právě na základě jedinečného identifikátoru totiž Money S3 při importu identifikuje, zda se daný záznam již v seznamu nachází, a tedy se má opravit původní záznam (pouze pro skladové karty), nebo se nenachází, a tudíž má být přidán nový záznam.

Všeobecný postup importu

Money S3 umožňuje import skladových karet, a kromě importu adresních karet, také import kontaktních osob. Všeobecný postup importu je pro všechny 3 případy stejný a popíšeme si jej na začátku. Specifika jednotlivých importů si popíšeme v následujících odstavcích.

Po spuštění importu se otevře úvodní okno průvodce, které se dělí na horní pás ovládacích tlačítek a spodní část s ovládacími záložkami.

Ovládací tlačítka

Spustit import – stisknutím spustíte samotný import po nastavení potřebných proměnných. V případě nevyplnění některého z povinných údajů Vás program upozorní.

Zdrojová tabulka – zobrazí vybraný vstupní excelovský soubor.

Uložit nastavení – pokud import opakujete pravidelně ze vstupního souboru se stejnou strukturou, tak si umíte Vaše nastavení uložit a v budoucnu opět použít.

Načíst nastavení – načte dříve uložená nastavení importu.

Funkční pole

Záložka Formát slouží k definování základních vstupních údajů a metody importu.

Vyberte formát vstupních dat – volíte, zda je vstupní soubor ve formátu XLSX nebo ve starším XLS.

Režim zpracování – „Jen nové“ (importují se pouze záznamy, které se v programu ještě nenacházejí podle jedinečného klíče), „Jen oprava“ (pouze pro skladové karty – importují se pouze údaje, které se již v programu nacházejí a opraví se podle vstupního souboru), „Nové a oprava“ (pouze pro skladové karty – importují se všechny záznamy a ty které již existují se upraví podle vstupního souboru).

Vyberte zdrojovou tabulku dat – zde namapujete vstupní soubor.

Import adresáře

Kromě samotného importu adresních karet je možný také import kontaktních osob. V obou případech platí, že je možný import pouze nových záznamů a v případě, že se záznam v adresáři, již nachází (na základě jedinečného identifikátoru - klíče), tak se nenaimportuje, čili nedochází k opravě již existujících adres a kontaktních osob.

Import adresních karet

Celý postup si ukážeme na příkladu. Vzorový vstupní soubor obsahuje základní údaje a jedinečným identifikátorem bude IČ.

Samotný import naleznete v záložce Obchod/Adresář/Import z Excelu. Otevře se úvodní okno průvodce na záložce Formát, které nastavíte podle informací v sekci Všeobecný postup importu. Přejdete na další záložku Základní údaje, kde v horní části můžete nastavit do které skupiny se má ta která adresa naimportovat (pokud proměnnou nevyberete tak se adresy importují do skupiny NEZAŘAZENO). Klíčem je zkratka skupiny. Ve spodní části vybíráte, jaký je klíč pro samotné adresy. Na výběr je IČO, GUID (jedinečný identifikátor záznamu v databázi), Kód partnera (uživatelsky volitelná hodnota na kartě adresy, kterou můžete např. využít, pokud seznam obsahuje fyzické osoby bez IČ) a Bankovní účet. V našem příkladu volíte IČ, a tedy zůstává označeno a z roletové nabídky si vyberete, který sloupec ve vstupní tabulce IČ představuje. Také chcete importovat DIČ, tak zakliknete danou proměnnou a z roletové nabídky vyberete příslušný sloupec z tabulky.

Následně se přesunete na další záložku Adresy a stejně jako u IČ, DIČ postupujete i pro Název, Město a Stát. Hodnoty, které nezaškrtnete se importovat nebudou. Import spustíte tlačítkem Spustit import. Po jeho proběhnutí se zobrazí protokol o výsledku s případným sumářem důvodů neúspěšného importu.

Import kontaktních osob

Postup importu je naprosto stejný jako u adresních karet. Samotný import naleznete v záložce Obchod/Adresář/Osoby/Import z Excelu. Otevře se úvodní okno průvodce na záložce Formát, které nastavíte podle informací v sekci Všeobecný postup importu. Přejdete na další záložku Základní údaje. Kontaktní osoby jsou k jednotlivým adresám přiřazovány pomocí klíče Kód partnera (pole na kartě adresy) a tedy v horní části záložky Základní údaje vyberete sloupec s danou proměnnou ve vstupním souboru. Ve spodní části vybíráte, jaký je klíč pro kontaktní osoby, tedy podle čeho program určí, zda se taková osoba již v seznamu nachází nebo ne. Na výběr je Kód partnera (osoby), GUID (jedinečný identifikátor záznamu v databázi), Příjmení/Jméno.

Import skladových karet

Při importu skladových karet je možné kromě importu nových karet i úprava již existujících karet (způsob importu je závislý na výběru Režimu zpracováni). Možnost opravit karty využijete například v případě, že potřebujete hromadně změnit prodejní ceny na skladových kartách poté, co Vám je změnil Váš dodavatel.

Celý postup si ukážeme na příkladu. Vzorový vstupní soubor obsahuje základní údaje a jedinečným identifikátorem bude katalogové číslo.

Samotný import naleznete v záložce Sklad/Zásoby na skladě/Import z Excelu. Otevře se úvodní okno průvodce na záložce Formát, které nastavíte podle informací v sekci Všeobecný postup importu (v poli Režim zpracování nastavujete, zda se mají importovat jen nové karty, nebo se mají importovat, a tedy opravit i karty existující). Přejdete na další záložku Kmenová data, kde jako první vybíráte, jaký je klíč pro skladové karty. Na výběr je Katalog, Zkratka, PLU, Čárový kód nebo GUID (jedinečný identifikátor záznamu v databázi). V našem příkladu volíte Katalog, který označíte a z roletové nabídky si vyberete, který sloupec ve vstupní tabulce jej představuje. Také chcete importovat Zkratku, PLU a Čárový kód, takže zakliknete dané proměnné a z roletové nabídky vyberete příslušné sloupce z tabulky. Stejně tak, jelikož chceme všem kartám nastavit, že jde o Jednoduché karty, tak zakliknete pole Typ karty, zrušíte checkbox z XLS a z roletové nabídky vyberete požadovaný typ.

Následně přejdeme na záložku Ceny zásob, kde zaklikneme Základní prodejní a vybereme sloupec ze vstupního souboru. Také určíme, jestli tato cena je cena s DPH nebo bez, takže zaklikneme Typ ceny, zrušíme checkbox z XLS a vybereme příslušný typ ceny. Hodnoty, které nezaklikneme se importovat nebudou. Import spustíme tlačítkem Spustit import. Po jeho proběhnutí se zobrazí protokol o výsledku s případným sumářem důvodů neúspěšného importu.

V případě, že máme zakoupený modul Import dokladů z Excelu tak máme přístupnou i záložku Naskladnění zásob. V rámci ní umíme naimportovat i stavy k jednotlivým skladovým kartám po zatrhnutí volby Naskladnit importované zásoby. Zvolíme, zda se zásoby naskladní příjemkou nebo přijatým dodacím listem. Povinně zvolíme sloupec, ve kterém je počet přijímaných jednotek (program přijme jen ty zásoby, které mají v tomto sloupci nějaké kladné číslo) – Počet MJ. Nakonec zvolíme Typ dokladu pro vznikající doklad (jeho přednastavení, jako např. popis, číselná řada a podobně), pokud v nabídce žádný nemáme tak si jej dáme Přidat (vyplníme na něm hlavně Zkratku a v záložce Podrobnosti i Číselnou řadu).