Vystavené faktury v podvojném účetnictví

Tento příklad vás naučí pracovat s vystavenými fakturami včetně faktur zálohových (s ohledem na konfiguraci odpočtu zálohy a její úhrady, vyúčtování a vystavení vyúčtovacího dokladu), vystavení nabídky a jejího přenosu do objednávky, vyřízení objednávky a prodej zboží s fakturou vydanou. Součástí příkladu jsou dále vystavené dodací listy, faktury vystavené v cizí měně (včetně videonávodu) a dobropisy.

Vystavení zálohové faktury

Podrobný postup na vytvoření zálohové faktury, daňového dokladu a vyúčtovací faktury naleznete zde: Metodika zaúčtování plateb zálohových faktur

Příklad:
Firma SPORT, a.s. vystaví firmě Kancelářské potřeby s.r.o., zálohovou fakturu na 2 ks Stanu Camping.

• Na kartě Obchod / Prodej / Vystavené faktury tlačítkem Přidat zálohu otevřete zálohovou fakturu. O zálohových fakturách se neúčtuje. V případě položek ze skladu se nevytváří žádné skladové pohyby, vytvoří se pouze rezervace. Zálohové faktury mají charakter objednávkových dokladů. Nevstupují do výkazu Intrastat a nelze je stornovat ani dobropisovat.
• Zobrazí se Výběr typu vystavené faktury, kde vyberete typ Záloha.
• Zobrazí se karta zálohové faktury.
• Číslo dokladu se generuje automaticky podle nastavení Číselných řad (karta Money / Možnosti a nastavení / Číselné řady) nebo dle nastavení v Typu vystavené faktury.
• Odběratele vyberete z Adresáře firmu Kancelářské potřeby s.r.o.
• V nabídce Přidat zásobu zvolíte Zásobu. Otevře se Seznam zásob na skladě, kde vyberete ve skupině Stany Stan Camping. Počet MJ zadáte 2 ks.
• Seznam zásob opustíte tlačítkem Zavřít.
• Na zálohové faktuře se zobrazí, podobně jako u objednávkových dokladů, na dokladu a v položkách data Vyřídit nejdříve, Vyřídit do a Vyřízení. Datum Vyřízení se doplní automaticky při přetažení zálohové faktury do vyúčtovací.
• Tlačítkem OK zálohovou fakturu uložíte.

 

Konfigurace odpočtu zálohy

Na kartě Money / Možnosti a nastavení / Nastavení účetního roku záložka Fakturace, spodní záložka Odpočet zálohy si nastavíte v předkontacích pro odpočet zálohy i účty pro DPH. Nezapomeňte zadat také Členění DPH, které je uskutečněným zdanitelným plněním. Na uvedeném příkladu je použita metoda účtování o odpočtu tzv. protizápisem, tj. částka odpočtu je účtována kladně. Pokud použijete účtování zápornou částkou, musí být použitá předkontace samozřejmě „inverzní“ k uvedené, tj. s prohozenými stranami MD a D.

 Úhrada zálohy

Po obdržení úhrady na náš bankovní účet (nebo v hotovosti na pokladnu) vytvoříme Příjmový bankovní (nebo pokladní či interní) doklad a tuto fakturu uhradíme obvyklým způsobem přes tlačítko Variabilní symbol. Hradící doklad musí obsahovat pouze úhrady zálohy, nesmí obsahovat i jiné úhrady dokladů. Hradící doklad musí mít částku v nulové sazbě DPH a členění DPH bez vlivu.

Vystavení daňového dokladu k přijaté platbě

Po uložení hradícího dokladu program automaticky nabídne tvorbu Daňového dokladu k přijaté platbě. Pokud jej nevytvoříte, můžete doklad vytvořit kdykoliv v seznamu bankovních, pokladních, interních dokladů, faktur vystavených a faktur přijatých tlačítkem Vytvořit daňový doklad. Následně se vytvoří Daňový doklad, který se uloží do seznamu Faktur vystavených. Rozpis částek daně v jednotlivých sazbách DPH se přebírá ze zálohové faktury poměrově k celkové částce úhrady. Pokud nebyl na zálohové faktuře proveden rozpis daně, tak je třeba částky daně následně na daňovém dokladu rozepsat.

Tento vytvořený Daňový doklad k přijaté platbě vytiskneme a zašleme odběrateli, aby si mohl nárokovat odpočet daně.

Vyúčtování zálohy - vyúčtovací faktura

• Pořídíme vyúčtovací fakturu obvyklým způsobem, tj. se všemi položkami, které odběrateli fakturujeme, a provedeme přidání odpočtových položek pomocí volby Přidat položku / Odpočet zálohy.
• Ve výběrovém Seznamu nevypořádaných zálohových faktur vyberete příslušnou zálohovou fakturu a potvrdíte.
• Zobrazí se Karta položky faktury s uvedeným rozpisem již uhrazeno a již vyúčtováno.
• Po uložení vyúčtovací faktury se provedou skladové pohyby.
• Program začne automaticky nabízet položky odpočtu zálohy podle toho, v kolika sazbách DPH byly rozepsány částky úhrady na daňovém dokladu k přijaté platbě. Na kartě položky odpočtu zálohy vidíte přehledně rozpis částek celkové úhrady v jednotlivých sazbách daně (částky se přebírají z daňového dokladu) a dále rozpis již vyúčtovaných částek.
• V rozpisu sazeb “již vyúčtováno” není zohledněna právě editovaná položka. Tohoto lze ovšem dosáhnout zatržením přepínače „Celkem s aktuální položkou“.

• Program nedovolí zadat v příslušné sazbě DPH vyšší částku s daní, než je částka “již uhrazeno”.
• Po uložení vyúčtovací faktury se provede její zaúčtování (způsob zaúčtování protizápisem ano/ne se přebírá z Nastavení účetního roku).

DŮLEŽITÉ:  Z legislativních východisek vychází i program Money S3. Na vyúčtovacích fakturách považuje za korektní, pokud jsou normální i odpočtové položky zadány se shodným typem ceny „bez DPH“ či „s DPH“. Z tohoto důvodu nejsou v těchto případech zobrazovány v záložkách „Plnění“ a „Odpočty“ částky, které jsou irelevantní. Podobně se chová program při tisku a zobrazování těchto hodnot v seznamech.

Pokud není dodržen princip shody typu ceny normálních i odpočtových položek, je uživatel na tuto situaci upozorněn v záhlaví faktury. Program v tomto případě počítá výslednou daň (a základ) jako prostý součet všech těchto hodnot z položek dokladu (odpočtové položky mají tyto hodnoty opačné, takže se de facto odčítají).

Upozornění: Protože se u odpočtových položek počítá daň vždy dle zvoleného typu ceny (vesměs tedy „zdola“ či „shora“), může dojít k tomu, že odpočtené částky se liší od částek zadaných na  daňových dokladech. Tuto situaci je vždy možné řešit rozdělením položky odpočtu na dvě položky s typem ceny „jen základ“ a „jen DPH“, nebo  i tak, že přepíšete na daňovém dokladu příslušné částky základu a daně.

Upozornění: Z výše popsaných důvodů zásadně nedoporučujeme používat nastavení pro zaokrouhlení daňových dokladů k přijaté platbě.

Vystavená nabídka

Příklad:
Firma SPORT, a.s. zašle firmě Sportovní potřeby s.r.o. nabídku na 9 ks Stanů Camping a 5 ks Stanů Extrem.
Postup:

• Na kartě Obchod / Prodej / Nabídky zvolíte Přidat a otevřete Kartu nabídky. Vyberete způsob platby, dopravu, odběratele a doplníte data.
• V nabídce Přidat zásobu zvolíte Zásobu. Otevře se Seznam zásob na skladě. Ve skupině Stany označíte „Stan Camping“ a „Stan Extrem“ a potvrdíte tlačítkem OK.
• Otevře se Karta položky, zde do Počtu MJ zadáte počet kusů.
• Uložíte tlačítkem OK.

 

• Seznam zásob opustíte tlačítkem Zavřít.

 

Přenos nabídky do objednávky

Příklad (pokračování předchozího příkladu):
Firma Sportovní potřeby s.r.o. s nabídkou souhlasila. Objednala si zboží v nabízeném rozsahu.
Postup:

• Na kartě Obchod / Prodej / Objednávky přijaté zvolíte Přidat.
• V nabídce Převzít z dokladu zvolíte Nabídku vystavenou. Otevře se Seznam nabídek vystavených.
• Označíte vybranou nabídku a potvrdíte tlačítkem OK.
• Objednávka je nyní kompletně vyplněná, uložíte ji tlačítkem OK. V tento moment máte zboží rezervováno. Na Kartě zásoby se můžete podívat do pole Objed., nebo tlačítkem Objednávky, kolik kusů zboží je rezervováno.

 

Vyřízení objednávky a prodej zboží fakturou vydanou

Příklad (pokračování předchozího příkladu):
Firma SPORT, a.s. objednávku vyřídí – dodá zboží a vystaví na ně fakturu. Vyúčtuje i balné ve výši 500,- Kč bez DPH.
Postup:

• Na kartě Obchod / Prodej / Faktury vystavené zvolíte Přidat fakturu.
• Ze zobrazeného seznamu Výběr typu vystavených faktur vyberte typ „ZBOŽÍ“.
• Zobrazí se karta Vystavené faktury.
• Číslo dokladu se generuje automaticky podle nastavení Číselných řad (karta Money / Možnosti a nastavení / Číselné řady) nebo podle nastavení v Typu vystavené faktury.
• Vyberete konstantní symbol, způsob úhrady a upravíte data.
• Do pole Hradit vyberete, jak budete fakturu hradit.
• Do pole Předkontace vyberete předkontaci FV001 – Tržby za zboží.
• Do pole Členění DPH vyberete 19Ř 01,02 – Uskutečněné zdanitelné plnění tuzemsko.
  Poslední čtyři popsané kroky můžete vynechat, máte-li příslušné hodnoty nastavené v Typu vystavené faktury.
• V nabídce Převzít z dokladu zvolíte Objednávku přijatou. Otevře se Seznam přijatých objednávek. Vyberte objednávku a potvrdíte tlačítkem OK. Pozn. Můžete samozřejmě vynechat krok tvorby objednávky z nabídky, a do vystavené faktury přetáhnout rovnou Nabídku vystavenou.

• Program zobrazí Seznam neuhrazených pohledávek, pokud odběratel má neuhrazené doklady, můžete zvážit, zda je vhodné dodávat této firmě zboží na fakturu. Seznam ukončete tlačítkem Zavřít.
• V nabídce Přidat položku zvolíte Novou položku. Otevře se Karta položky faktury. Do kolonky Popis doplníte balné, dále cenu 500,- Kč, Typ ceny Bez daně a Sazbu daně 21%.
• V záložce Podrobnosti vyberete Předkontaci FV002-Tržby za služby.
• Kartu položky uložíte tlačítkem OK.
• Nyní je faktura hotová, tlačítkem OK ji uložíte. Tímto krokem dojde také k odpisu zboží ze skladu. Automaticky vygenerovanou Skladovou výdejku si můžete prohlédnout v nabídce Sklad / Skladové doklady. Pozn. Na kartě Money / Možnosti a nastavení / Uživatelská konfigurace záložka Fakturace, spodní záložka Skladové doklady si můžete nastavit tisk skladových dokladů při fakturaci.

Faktura vydaná a dodací list vystavený

Příklad:
Firma Sportovní potřeby s.r.o. odebrala ze skladu firmy SPORT, a.s. 5 ks Stanů Camping. Odběrateli byl vystaven dodací list. Na základě dodacího listu vystaví účetní oddělení fakturu.
Postup:

• Na kartě Sklad zvolíte Vystavený dodací list. Otevře se Karta dodacího listu.
• Vyberete z Adresáře odběratele.
• V nabídce Přidat zásobu zvolíte Zásobu. Otevře se Seznam zásob na skladě. Ve skupině Stany označíte „Stan Camping“ a potvrdíte tlačítkem OK.
• Zobrazí se karta Přidat položku do vystaveného dodacího listu. Do kolonky Počet MJ zadáte 5.
• Seznam zásob na skladě ukončíte tlačítkem Zavřít.
• Vystavený dodací list uložíte tlačítkem OK.

 

• Tímto krokem dojde také k odpisu zboží ze skladu.
• Nyní vystavíte fakturu.
• Na kartě Obchod / Prodej / Faktury vystavené zvolíte Přidat fakturu.
• Ze zobrazeného seznamu Výběr typu vystavených faktur vyberete typ „ZBOŽÍ“.
• Zobrazí se karta Vystavené faktury.
• Číslo dokladu se generuje automaticky podle nastavení Číselných řad (karta Money / Možnosti a nastavení/ Číselné řady) nebo podle nastavení v Typu vystavené faktury.
• Vyberete konstantní symbol, způsob úhrady a upravíte data.
• Do pole Hradit vyberete, jak budete fakturu hradit.
• Do pole Předkontace vyberete předkontaci FV001 – Tržby za zboží.
• Do pole Členění DPH vyberete 19Ř 01,02 – Uskutečněné zdanitelné plnění tuzemsko.
• Poslední čtyři popsané kroky můžete vynechat, máte-li příslušné hodnoty nastavené v Typu vystavené faktury.
• V nabídce Převzít z dokladu zvolíte Dodací list. Otevře se Seznam skladových dokladů, Vyberete dodací list a potvrďte tlačítkem OK. Pozn. Pokud vyberete do faktury nejprve adresu odběratele, zobrazí se v seznamu skladových dokladů pouze doklady pro konkrétního odběratele.
• Faktura je nyní hotová, uložíte ji tlačítkem OK.

 

Faktura vystavená v cizí měně (videonávod)

Příklad:
Firma SPORT, a.s. prodala firmě Rucksack sport 1 ks Raft Caňon. Faktura je vystavena v EUR.
Postup:

• Na kartě Obchod / Prodej / Faktury vystavené zvolíte Přidat fakturu.
• Ze zobrazeného seznamu Výběr typu vystavených faktur vyberete typ „ZBOŽÍ“.
• Zobrazí se karta Vystavené faktury.
• Číslo dokladu se generuje automaticky podle nastavení Číselných řad (karta Money/ Možnosti a nastavení / Číselné řady) nebo podle nastavení v Typu vystavené faktury.
• Tlačítkem Cizí měny zobrazíte kartu Doklad v cizí měně, kde si vyberete cizí měnu EUR. Zde vidíte pro měnu EUR její Kurz. Do Kurzu se načte hodnota kurzu, kterou máte nastavenu u vybrané Cizí měny - (pevný kurz) nebo hodnota kurzu z aktuálního kurzovního lístku (denní kurz).

 

• Vyberete konstantní symbol, způsob úhrady a upravíte data.
• Doplníte z Adresáře odběratele.
• Do pole Hradit vyberete, jak budete fakturu hradit.
• Do pole Předkontace vyberete předkontaci FV001 – Tržby za zboží.
• Do pole Členění DPH vyberete 19Ř 20 – Dodání zboží do jiného členského státu.
• V nabídce Přidat zásobu zvolíte Zásobu. Otevře se Seznam zásob na skladě, kde vyberete ve skupině Lodě zásobu Raft Caňon. Jelikož se jedná o skladovou kartu s evidencí výrobních čísel, je pole Počet MJ nepřístupné. Tlačítkem Přidat a Vybrat výrobní číslo se zobrazí Seznam výrobních čísel, zde označíte dva řádky a tlačítkem OK kartu uložíte.
• Seznam zásob opustíte tlačítkem Zavřít.
• Kartu uložíte tlačítkem OK.
• Částky na faktuře jsou přepočítány podle nastaveného kurzu. Tlačítkem EUR (cizí měna) přepínáte zobrazování celkové částky v Kč nebo v cizí měně.
• Tlačítkem OK kartu faktury uložíte.
• Nezapomeňte, že při dodání zboží do jiného členského státu je třeba vyplnit Souhrnné hlášení (karta Účetnictví / DPH).

 

Vystavený Opravný daňový doklad (dobropis)

„Dobropis“ se skladovou položkou

Příklad:
Firma Outdoor Sport s.r.o. vrátila 2 ks Stanu Camping a žádá vystavení dobropisu.
Postup:

• Nejprve si zadáte vystavenou fakturu standardním postupem.
• Následně na kartě Obchod / Prodej / Faktury vystavené nastavíte v seznamu faktur kurzor na tuto fakturu a kliknete na tlačítko Dobropis.
• Zobrazí se karta Vystavené faktury pro dobropis. Je zde navíc pole Uplatnění DPH. To je důležité datum pro plátce DPH, podle tohoto data se faktura zahrne do příslušného období přiznání k DPH.
• Číslo dokladu se generuje automaticky podle nastavení Číselných řad (karta Money / Možnosti a nastavení / Číselné řady) nebo podle nastavení v Typu vystavené faktury.
• Vyberete konstantní symbol, způsob úhrady a upravíte data.
• Do pole Hradit vyberete, jak budete fakturu hradit.
• Do pole Předkontace vyberete předkontaci FV004 – Vydaný dobropis – zboží.
• Do pole Členění DPH vyberete 19Ř 01,02 – Uskutečněné zdanitelné plnění tuzemsko.
• Zkontrolujte, zda je zatržený přepínač Dobropis. Program potom sám upravuje funkce zejména při zaúčtování dokladu.
• Na Kartě položky faktury do pole Počet MJ zadejte počet 2. Počet MJ se zadává kladně. Prodejní cena je však už záporná.

 

• Tlačítkem OK položku uložíte. Seznam zásob ukončíte tlačítkem Zavřít.
• Dobropis je nyní hotový. Celková částka dokladu je záporná, částka Zbývá proplatit je vždy kladná.

POZNÁMKA: Pokud vystavujete opravný daňový doklad, musíte na fakturu do textu doplnit důvod vystavení daňového dokladu (např. vrácení zboží, reklamace atd.).

• Dobropis uložíte tlačítkem OK. Tímto krokem dojde zároveň k příjmu zboží na sklad. Automaticky vygenerovanou Skladovou příjemku si můžete prohlédnout v nabídce Sklad/ Skladové doklady. Pozn. Na kartě Money / Možnosti a nastavení / Uživatelská konfigurace záložka Fakturace, spodní záložka Skladové doklady si můžete nastavit tisk skladových dokladů při fakturaci.
• Po obdržení potvrzení o doručení dobropisu doplníte pole Uplatnění DPH. S tímto datem se doklad zahrne do příslušného období přiznání k DPH.

 

„Dobropis“ s volnou položkou

Příklad:
Firma SPORT, a.s. vyfakturovala firmě Sportovní potřeby s.r.o. 5 hodin konzultace po 700,- Kč. Dohodnutá cena však byla jen 600,- Kč za hodinu. Firma Sportovní potřeby s.r.o. na tento rozdíl požaduje dobropis.
Postup:

• Nejprve si zadáte vystavenou fakturu standardním postupem.
• Následně na kartě Obchod / Prodej / Faktury vystavené v seznamu faktur nastavíte kurzor na tuto fakturu a kliknete na tlačítko Dobropis.
• Zobrazí se karta Vystavené faktury. Je zde navíc pole Datum doručení. Toto datum je důležité pro plátce DPH, podle tohoto data se faktura zahrne do příslušného období přiznání k DPH.
• Číslo dokladu se generuje automaticky podle nastavení Číselných řad (karta Money / Možnosti a nastavení / Číselné řady) nebo podle nastavení v Typu vystavené faktury.
• Vyberete konstantní symbol, způsob úhrady a upravíte data.
• Do pole Hradit vyberete, jak budete fakturu hradit.
• Do pole Předkontace vyberete předkontaci FV005 – Vydaný dobropis – služby.
• Do pole Členění DPH vyberete 19Ř 01,02 – Uskutečněné zdanitelné plnění tuzemsko.
• Zkontrolujte, zda je zatržený přepínač Dobropis. Program potom sám upravuje funkce zejména při zaúčtování dokladu.
• Otevře se Karta položky faktury a opravíte prodejní cenu – ta se zadává vždy záporná, tedy -100,- Kč a v poli Počet MJ necháte 5. Položku uložíte tlačítkem OK.

 

• Celková částka dokladu je záporná, částka Zbývá proplatit je vždy kladná.
• Dobropis uložíte tlačítkem OK.
• Po obdržení potvrzení o doručení dobropisu doplňte pole Uplatnění DPH. S tímto datem se doklad zahrne do příslušného období přiznání k DPH.