Zavedení nového zaměstnance

Pro podvojné účetnictví i daňovou evidenci

Tento návod Vás provede základním nastavením – přidáním nového zaměstnance.

Režie / Zaměstnanci -> Přidat

Poznámka: V případě vedení daňové evidence / jednoduchého účetnictví, se v kartě zaměstnance nenastavuje konkrétní zaúčtování. Tyto volby jsou dostupné pouze v případě podvojného účetnictví. Jinak je postup zavedení nového zaměstnance identický.

1. Záložka Údaje zaměstnance

Pro správné zadávání a vedení evidence mezd je důležité časově rozlišit jednotlivé údaje. Program zaznamenává všechny provedené změny a období, ve kterém u každého zaměstnance proběhly.

Nové období zaměstnance na záložce Údaje zaměstnance přidáte v momentě, kdy dojde ke změně v některém z údajů podzáložek, např. osobní údaje, adresní údaje, změna slev, u vyživovaných dětí atd. První období program vytváří automaticky, dle měsíce období založení karty.

POZOR: Je důležité si uvědomit, že údaje na Kartě zaměstnance se vztahují vždy ke konkrétnímu časovému období. Proto je nutné při každé změně údajů zaměstnance vytvořit nové Období zaměstnance. Vyvarujete se tak chyb, které by vznikly zpětným zadáním některých hodnot.

Na záložce Údaje zaměstnance se nachází podzáložky pro další nastavení. Mimo jiné i záložka Slevy na dani / odčitatelné položky – v této podzáložce nastavíte, zda je podepsané prohlášení, dále nastavíte zda na zaměstnanci provádět roční zúčtování a v neposlední řadě uplatňované slevy na dani.

Sleva na vyživovanou osobu: V kartě slevy na dani / odčitatelné položky mimo jiné vyplníte pole „Související osoba“ – přes tři tečky zobrazíte seznam Výběr vyživované / jiné osoby ze seznamu. Tlačítkem Přidat do seznamu doplníte vyživované osoby.

2. Záložka Pracovní poměry / Souběžné pracovní poměry

Seznam Pracovních poměrů je vyplněn podle platné Legislativy mezd. Každý zaměstnanec může mít několik pracovních poměrů, tzv. souběžné pracovní poměry (od verze 20.700). Jednotlivé pracovní poměry mají definováno období platnosti.

Přímo na jedné kartě zaměstnance v záložce Pracovní poměry si nastavíte seznam všech pracovních poměrů zaměstnance. Pro každý pracovní poměr zvolíte období, sazbu mzdy a další údaje.

Na konkrétním pracovním poměru vyplníte základní údaje.

Dále v rámci období pracovního poměru vyplníte jednotlivé záložky: Obecné, Mzdové složky, Mzdové příplatky, Dovolená, Kurzarbeit, Zaúčtování (V PŘÍPADĚ DAŇOVÉ EVIDENCE ZÁLOŽKA NENÍ ZOBRAZENA), Ostatní.

Mzdy jsou vedeny vždy jako složkové. Pokud složky mezd nevedete, zadáte pouze základní sazbu mzdy.

Druh mzdy lze zvolit: měsíční, hodinová, úkolová.

POZOR: Na kartě zaměstnance je nutné nechat zatržené dny pracovního úvazku. Podle něj se pak spočítají odpracované dny a hodiny.

POZOR: V případě změn karty pracovního poměru je nutné přidat nejprve nové mzdové období platné od data této změny a následně v kartě (na novém mzdovém období) změnu provést. Tímto program historicky ukládá změny karty pracovního poměru (změny měsíční sazby, prémie, pracovní poměr apod.)

3. Záložka Nezdanitelné příjmy

Mezi nezdanitelné dávky patří např. příspěvek zaměstnavatele na penzijní a životní pojištění.

V levé části okna vidíte seznam všech nezdanitelných příjmů, které zaměstnanec má.

Tlačítkem Přidat nezdanitelný příjem můžete vytvořit jeden z nezdanitelných příjmů zaměstnance.

Příspěvek na penzijní připojištění, životní pojištění

V případě, že zaměstnanci přispíváte na tzv. „penzijko“ nebo „životko“, pak v programu Money S3 je zadáte do Nezdanitelných příjmů. Stejně tak budete postupovat v případě, že zaměstnanec si chce nechávat strhávat určitou částku ze své mzdy.

Příklad/postup:

Zaměstnavatel přispívá na penzijní připojištění 1000 Kč, zároveň zaměstnanec si chce nechat měsíčně strhávat a posílat na penzijní fond navíc 500 Kč. Zaměstnanec má hrubou mzdu 40 000 Kč.

1. Nejprve je nutné nastavit snížení základu mzdy na zaměstnanci – odečtení částky, kterou si zaměstnanec sám přispívá, v příkladu 500 Kč. Dáte se na kartu zaměstnance – Režie / Zaměstnanci, otevřete daného zaměstnance, dáte se na záložku „Pracovní poměry“ a jelikož se jedná o změnu, přidáte nové mzdové období k danému pracovnímu poměru pomocí tlačítka „Přidat období prac. poměru“. Následně v tomto novém období upravíte výši základní mzdy. Přepnete se na podzáložku „Mzdové složky“ a snížíte částku základu mzdy o částku, kterou si zaměstnanec sám přispívá, v příkladu 500 Kč. Úpravu pomocí OK uložíte.

   

2. Otevřete si kartu zaměstnance (Režie / Zaměstnanci), dáte se na záložku „Nezdanitelné příjmy“, kliknete na volbu „Přidat nezdanitelný příjem“ a nastavíte jeho parametry. Jako částku zadáte součet hodnoty, kterou přispívá zaměstnavatel, a kterou si přispívá zaměstnanec sám, tedy 1000 + 500 = 1500 Kč. A kartu zaměstnance – OK uložíte.

   

4. Záložka Srážky (Srážky, Exekuce)

V levé části se zobrazuje seznam Srážek a exekucí, které má zaměstnanec nastavené.

Do seznamu srážek můžete zadávat libovolné množství Karet srážek, které zaměstnanec požaduje strhávat ze Mzdy. Seznam srážek je pro každého zaměstnance jedinečný – srážky zadané pro jednoho zaměstnance nelze použít na kartách ostatních zaměstnanců.

Běžná srážka

Jako běžnou srážku zadáte veškeré srážky neuvedené v seznamu. Jedná se například o srážku za tzv. karty na sportovní a jiné aktivity, pokud ji z části hradí zaměstnanec apod.

Stravenky

V rámci srážek je možné ve výběru srážek vybrat a nastavit srážení stravného.

Záloha na mzdu

V případě, že zaměstnanci pravidelně vyplácíte konkrétní zálohu na mzdu, můžete v kartě zaměstnance tuto srážku nastavit a ta se bube pravidelně srážet.

Exekuce (pouze v případě dokoupeného modulu Mzdy a personalistika PLUS)

Volitelný samostatný modul Mzdy a personalistika PLUS obsahuje navíc aparát pro výpočet exekucí. Využijete ho v případě, kdy zaměstnancům srážíte ze mzdy exekuce. Podrobnosti naleznete na www.money.cz/vlastnosti/mzdy-a-personalistika-plus-s3/.

V případě, že tento modul máte, pak ve výběru srážek jsou navíc i možnosti přidání exekucí.

Veškeré údaje vyhlášené legislativou program hlídá.

5. Záložka Řidič

Na záložce řidiči lze nastavit vozidlo, které zaměstnanec používá a datum posledního školení řidičů.

6. Adresář

Při přidání karty zaměstnance se po jejím uložení automaticky založí karta v adresáři ve skupině Zaměstnanci.