Bezpapírové účetnictví a vytěžování dat: účetní kancelář SANETO využívá Money S3 naplno

Kateřina Sanetrníková má za sebou 15letou praxi – klientům vede daňovou evidenci, zpracovává účetnictví a mzdy. Od roku 2018 působí jako obchodní ředitelka ve firmě SANETO, kterou založila se svým manželem. Od téhož roku s klienty komunikuje pouze na dálku skrze online nástroje.

Kancelář se specializuje na online podnikatele v oblasti e-commerce, poradenství či marketingu. Klientům:

• zpracovává mzdy, účetnictví a daňovou evidenci,
• poskytuje online konzultace,
• a mimo klientskou práci tvoří kurzy a vydává e-booky, ve kterých mapuje nejpalčivější problémy podnikatelů – např. jak prodávat své zboží a služby do zahraničí, kdy se musí stát identifikovanou osobou nebo jak optimálně nastavit prodejní systémy a propojit je s účetnictvím tak, aby byly v souladu s legislativou a vše hladce běželo.

Pokročilým podnikatelům radí s plátcovstvím DPH, daňovou optimalizací, e-mailingem, reklamou na internetu či nastavením automatizací. „Online podnikáním žiju a mám přesah i do jiných činností než vedení účetnictví. Ovládám základy html, vytvářím reklamní kampaně a pomáhám firmám a živnostníkům, aby na internetu byli vidět,” popisuje Kateřina.

Po založení účetní agentury SANETO byl ekonomický systém Money S3 jasná volba. Kateřina Sanetrníková ho znala ze své předchozí praxe na volné noze a věděla, že v SANETO bude užitečný zejména kvůli jeho široké variabilitě, která mu dovolí růst společně s firmou.

„S Money S3 se nám pracuje skvěle. Dá se propojit téměř se všemi systémy a neustále přibývají nové. Líbí se mi jeho přehledné uživatelské rozhraní. Mimo to oceňuju krátké a dobře zpracované návody, příznivé ceny za každoroční aktualizace softwaru i rychlou zákaznickou podporu,” shrnuje Kateřina Sanetrníková.

Účetní kancelář SANETO účtuje a zálohuje doklady v cloudu v elektronické podobě. Papír začali eliminovat postupně od roku 2018.

„Mám tři malé děti a často pracuju z domu. Jednoho dne jsem chtěla zpracovat doklady klientovi, ale zapomněla jsem je v kanceláři. Jinak naprosto zbytečná cesta do práce zapříčinila, že jsem hned druhý den podnikla první kroky k tomu, abychom celé účetnictví překlopili do digitální podoby. O tři roky později se nám to podařilo u většiny klientů,” vzpomíná Kateřina Sanetrníková.

V roce 2022 už se všemi klienty fungují bezpapírově. Všechno je teď jednoduše dohledatelné a přehledné.

Zaběhlý postup u nových zákazníků je následující:

1. podnikatel vyplní elektronickou kartu klienta,
2. účetní mu zřídí složku v cloudu na One Drive (Microsoft Office),
3. klient stažené či naskenované doklady (přijaté faktury a účtenky) pravidelně nahrává do složky,
4. účetní si je ze složky stáhne, zaúčtuje a archivuje.

„Předávání dokladů online je pro klienty snazší, navykli si je do složek nahrávat pravidelně každý měsíc. Už se nestává, že na konci roku objevíme kostlivce a firmy buď přijdou o doklady, nebo je budou muset dodanit,” shrnuje Kateřina výhody bezpapírového vedení účetnictví, které jim spolu s využíváním online komunikačních nástrojů otevřelo dveře pro klienty z celé republiky.

Vystavené faktury jsou zpravidla dostupné přímo z fakturačních a prodejních systémů jako například FAPI nebo SimpleShop – do Money S3 je účetní nahrávají ručním importem. Pokud klient fakturuje v Excelu, účetní kancelář mu doporučí fakturační službu iDoklad.

„S iDokladem ušetřím spoustu času, který bych jinak strávila otrockým přepisováním. Stáhnout faktury z iDokladu mi trvá minutu. A v brzké době budu mít o starost míň – rozšiřující modul S3 Automatic zajistí, že se faktury do Money S3 přenesou automaticky,” vysvětluje Kateřina Sanetrníková.

„Díky své certifikaci navíc nabízím všem klientům 50% slevu na první tarif iDokladu. Všichni na něj rádi přejdou – získají nástroj, odkud mají přístup k vystaveným fakturám, dobropisům a zálohovkám na jednom místě,” popisuje obchodní ředitelka účetní kanceláře SANETO.

Klientům vyhovuje také to, že jim fakturace zabírá méně času. Nemusí vyplňovat šablonu v počítači, ale pouze v iDokladu zadají IČ, položku a částku a faktura je hotová. Fakturu navíc vystaví odkudkoliv, stačí jim k tomu mobil či počítač a připojení k internetu.

Účetní kancelář Saneno podniká postupné kroky k úplné digitalizaci účetnictví. V současné době zavádí řešení pro automatizované zpracování přijatých dokladů. Poradí si se všemi formáty faktur a převede je do elektronické podoby. Jakmile poskytovatel řešení údaje a pokyny k zaúčtování vytěží, přenese je do účetního systému Money S3.

V zabezpečeném elektronickém archivu klienti i účetní dohledají všechny doklady podle různých parametrů. „Tím vyhovíme legislativě a navíc máme k dokladům kdykoliv a odkudkoliv přístup. Extrahování údajů z přijatých faktur nás zbaví ručního přepisování i chyb z nepozornosti,” uvádí Kateřina Sanetrníková.

Další funkcí, kterou si Kateřina Sanetrníková pochvaluje, je propojení Money S3 s bankou přes API bankovnictví. „Jakmile si klienti v internetovém bankovnictví nechají vygenerovat unikátní číselný kód, zadám ho do Money S3. Poté si klientovy výpisy stáhnu sama, aniž bych ho musela každý měsíc urgovat.”

Každým rokem Kateřina Sanetrníková náhodně objeví několik nových funkcí Money S3. „Líbí se mi, že vývojáři program neustále vylepšují, ale udržet si přehled o všech novinkách je náročné. Snažím se proto účastnit bezplatných webinářů, kde se pravidelně prezentují novinky a praktické tipy na snazší a rychlejší práci v programu,” vysvětluje.

„Dřív jsem při účetní závěrce účty 311 a 321 u každého klienta kontrolovala ručně doklad po dokladu a hledala chybu. Strávila jsem tím klidně několik hodin,” uvádí jako příklad. Díky doplňkovému modulu účetní analýzy nyní při čištění salda vidí chybu hned a rovnou ji opraví.

Bezpapírový způsob vedení účetnictví se firmě SANETO osvědčil. „Není důvod, aby účetní řešili, kde uskladní šanony a nabírali klienty jen z místa jejich bydliště. Z bezpapírového digitálního účetnictví jsem nadšená – zažíváme díky němu více svobody a nové poptávky se hrnou. A jsem ráda, že je na to Money S3 připraveno a jde s dobou,” uzavírá Kateřina Sanetrníková.