Skrýt menu
Skrýt formulář

Jak vybrat správný účetní program pro vaši firmu?

Solitea, a.s. | 21. 10. 2020

Při výběru účetního systému vždy začněte analýzou trhu – prohlédněte si, co dnešní účetní softwary umí nebo které funkce vaší firmě nejvíc ulehčí práci. Ty si pak seřaďte podle priorit a následně porovnejte jednotlivá řešení. Abychom vám to ulehčili, sepsali jsme jednoduchý návod, jak na to.

Obsah

    Zanalyzujete své potřeby a myslete na budoucnost

    Ačkoliv účetní systém vybíráte teď, budete ho nejspíš používat několik let. Při analýze svých firemních potřeb proto přemýšlejte tímto směrem. Nemusíte to přehánět – bude stačit, když se zamyslíte na 3 roky dopředu.

    Pokud máte jen kamenné prodejny, zvažte, zda časem nezřídíte e-shop. Pokud vaše podnikání roste, zvažte, zda časem nebudete potřebovat pokročilé řízení skladu.

    Váš účetní systém musí být na potenciální růst připravený, proto je výhodné, pokud je modulární a můžete jej časem rozšiřovat o nové funkce. Stejně tak se hodí, pokud je systém možné napojit na další systémy od jiných dodavatelů, abyste si mohli kdykoliv pořídit specializovaný software a vše propojili a ovládali z jednoho místa.

    Otázky, které vám do začátku určitě pomůžou, jsou například:

    • Jak velká je má firma a očekávám v nadcházejících letech růst?
    • Bude mi stačit daňová evidence, nebo potřebuji vést účetnictví?
    • Budu se systémem pracovat jen já, nebo jej svěřím i externí účetní, skladníkům apod.?
    • Mám rychloobrátkové zboží a vydávám denně desítky a stovky dokladů, nebo zpracuji spíše méně dat?
    • Jsem plátcem DPH?

    Díky podobným otázkám si snadno určíte své priority a budete vědět, co od účetního systému očekávat.

    Vyberte funkce, které software musí umět

    Ideální účetní systém vám ulehčí práci a nezahltí vás zbytečnými funkcemi. Není totiž výjimkou, že podnikatel podlehne vábení a přikoupí si do systému funkce, které nakonec nevyužije – a zbytečně za ně platí. Naopak v případě, kdy chce až příliš ušetřit, pořídí jen systém se základními funkcemi a zbytek agendy zpracovává „postaru“ někde na papíře nebo v Excelu. Obojí je špatně.

    Menším živnostníkům a firmám obvykle stačí základní verze účetního systému, která nejčastěji obsahuje

    • adresář firem (vedení kontaktů a kontrola jejich závazků),
    • objednávky a fakturaci,
    • vedení účetních knih (zpracování účetních nákladů a výnosů),
    • výpočet daně z příjmu,
    • správu dokladů (příjmové a výdajové doklady, které spáruje s fakturací),
    • evidenci majetku
    • a alespoň základní zpracování mezd.

    Větší podniky pak ocení například

    • fakturaci v cizích měnách a cizojazyčné sestavy objednávek a dokladů,
    • řízení reklamací a servisu,
    • skladové hospodářství (napojené na objednávky),
    • reporty a analýzy účetnictví i skladových zásob,
    • napojení na pokladní systém nebo vlastní funkce přímého prodeje,
    • knihu jízd
    • nebo poštovní sestavy.

    Kromě již zmíněného napojení na systémy třetích stran je dobré, pokud účetní systém můžete propojit také s

    • bankami, což automaticky páruje platby s vydanými fakturami, nebo umožňuje posílat peníze přímo ze systému díky funkci homebanking,
    • e-shopem, aby se vám do účetního systému automaticky stahovaly objednávky nebo faktury a vy nemuseli vůbec chodit do administrace e-shopu,
    • státní správou a zdravotními pojišťovnami, kdy rovnou ze systému pošlete daňové přiznání i potřebné přehledy.

    Dále se podívejte také na vzájemné propojení jednotlivých agend. Například, pokud zadáte údaje o jednom dodavateli do objednávky, automaticky se vám přepíší do adresáře i na fakturu.

    Nezapomínejte ani na použitelnost. Kvalitní účetní systém je jednoduchý, přehledný a uživatelsky přívětivý. Ze zkušenosti víme, že v přehledném systému podnikatel zvládne 80 až 90 % účetní práce sám, aniž by musel neustále běhat za svou účetní.

    Zužte okruh vhodných kandidátů

    Jakmile máte na papíře funkce a požadavky, seřaďte si je podle priorit. První může být příjemné uživatelské prostředí a poslední například cena. S daným žebříčkem pak ohodnoťte jednotlivé dodavatele a oznámkujte si jednotlivé body jako ve škole. Toho dodavatele, který vám vyjde nejhůře, automaticky vyřaďte a pokud to půjde, vyberte finální 2–3 kandidáty.

    Ve finále pak:

    • ověřte historii dodavatele a jeho důvěryhodnost,
    • oslovte své obchodní partnery a požádejte je o doporučení,
    • prohledejte komentáře u odborných článků a najděte si recenze,
    • požádejte jednotlivé dodavatele o kontakty na firmy, které s jejich systémem pracují
    • a vyzkoušejte si demo verzi systému.

    Většina velkých vývojářů nabízí jednu ze tří druhů demoverzí.

    1. Základní demoverze vám v omezeném čase ukáže omezené množství funkcí a osaháte si v ní hlavně uživatelské prostředí.
    2. V trial účtu dostanete na omezený čas přístup do plné verze systému a vyzkoušíte si tak reálnou práci.
    3. Někteří dodavatelé poskytují účetní program zdarma, jen s omezením počtu dokladů nebo operací.

    Na softwaru nešetřete a dejte pozor na celkovou cenu

    I když by cena u výběru účetního softwaru neměla být rozhodujícím faktorem, určitě si stanovte cenový strop. Jakmile se rozhodujete mezi posledními dvěma favority, prověřte, kolik vás bude stát, pokud si systém rozšíříte o další funkce a moduly. Důležitou součástí ceny je také provoz a údržba systému. Ověřte si proto, kolik stojí:

    • aktualizace softwaru,
    • zákaznická podpora,
    • výjezd technika
    • nebo dokoupení dalších licencí.

    Pamatujte, že u licencí je lepší, pokud platíte za počet současně přihlášených uživatelů, než za počet instalací. Software si pak nainstalujete klidně na všechna zařízení ve firmě a kromě účetních do nich nahlédne třeba i personalista nebo jednatel, pokud v daném čase nepřekročíte počet přihlášení. 

    Zajímejte se také o dostupnost zákaznické podpory a učební materiály jako nápovědu nebo videonávody. Vždycky je lepší, když si případný zásek můžete vyřešit sami, než když musíte shánět operátory na zákaznické lince.

    • Byly tyto informace užitečné?
    • AnoNe

    Vyzkoušejte si účetní program Money S3

    Zdarma a se všemi funkcemi

    Ivana Langerová

    DPH událost
    roku 2021