Zlatá rada zkušených účetních: při pořizování účetního systému ho sami vyzkoušejte

Jenom vy sami nejlépe víte, co od svého účetního systému potřebujete. Určitě vám už teď nápady létají hlavou, ale to nestačí – dejte si na promyšlení několik dní a zapisujte si vše, co musí nový systém zvládat. Možná potřebujete, aby váš systém:

• Přebíral při úhradě dokladu protiúčet z hrazeného dokladu.
• Dokázal rychle zavést nového klienta.
• Nebo třeba upozornil, když zadáte špatný údaj, například datum.

Důležité je i intuitivní a příjemné pracovní rozhraní. Nový systém pro vás musí být přehledný a jednoduše ovladatelný. Zřídka používané funkce v něm asi budete muset hledat, ale určitě by vám to nemělo trvat dlouho.

Vždy berte v potaz i vaše dovednosti a zvyklosti. Pokud víte, že potřebujete systém, který se automaticky ptá například při mazání dokladů a celkově chcete co nejvíce úkonů automatizovat, nedělejte kompromisy. Při každodenní práci vám totiž oblíbené funkce budou chybět.

Při výběru vám nejvíc pomůže osahat si systém

Zkušenosti ostatních účetních jsou při výběru systému k nezaplacení. Proto se shánějte po:

• recenzích na webu
• i osobních doporučení od kolegů z oboru.

Tomu všemu ale kraluje ta nejjistější technika výběru nového účetního systému: vlastní vyzkoušení.

Jen díky tomu si doopravdy ověříte:

• jestli je systém přehledný a intuitivní – rychlé nahlédnutí do systému vydá za podrobný písemný popis,
• jestli skutečně obsahuje legislativní aktualizace
• a zda jsou v něm všechny funkce, které potřebujete.

Abyste se opravdu zorientovali, jestli systém umí to, co potřebujete, je ideální alespoň třítýdenní testování. Testovat můžete v časově omezených plných verzích s testovacími daty, kde rovnou všechny funkce proklikáte a vyzkoušíte na údajích o fiktivních lidech a firmách.

Další testovací variantu používá Money – je to systém zdarma na neomezeně dlouhou dobu. Nahrajete si do něj vlastní údaje a pracujete s nimi. Obvykle můžete v systému evidovat omezený počet:

• záznamů do účetního deníku,
• mezd
• nebo třeba cestovních příkazů.

Když se vám systém zalíbí a ověříte si, že se vám v něm pracuje opravdu dobře, jednoduše si zaplatíte rozšíření.

Přesně tak funguje účetní systém Money S3. Ke zkušební verzi systému vám navíc bude na e-mail chodit seriál praktických tipů a návodů, jak postupovat v Money S3 a využít automatické funkce, které vám usnadní život.

Finální resumé: najděte ten „váš” systém

Takto si můžete stáhnout hned několik účetních systémů a po jednom si je vyzkoušet. Některé vyloučíte hned, jiné se vám zalíbí a budete je chtít testovat.

Při výběru konkrétního softwaru vám pomůže následující sada otázek.

1. Byla možnost si systém vyzkoušet?
2. Bylo na to dost času?
3. Je systém přehledný a intuitivní?
4. Má všechny pro mě důležité funkce? (Například elektronická komunikace s úřady, možnost změny DPH v již uzavřených obdobích, náhled na vazby dokladů…)
5. Má automatické funkce, které mi urychlí práci? (Například funkce pro automatické načtení dat do kontrolního hlášení, automatické zaúčtování mezd, report jedním kliknutím…)
6. Dělá pravidelné aktualizace?
7. Podařilo se mi zkontaktovat uživatelskou podporu a získat odpovědi na své otázky?
8. Mám na systém a firmu dobré reference?
9. Je to firma prověřená časem a dlouhým zástupem klientů?
10. Lze nový účetní systém propojit se systémy mých klientů?

Díky zodpovězení otázek vyberete dobrý systém, který splní vaše očekávání. Začněte rovnou testováním Money S3.