Jak účtovat zálohy a zálohové faktury

Účtování poskytnutých záloh

Pokud účetní jednotka poskytne zálohu, například obchodnímu partnerovi, zaměstnanci nebo orgánu státní správy, vzniká jí pohledávka zúčtovatelná v budoucnosti na hodnotu příslušného plnění. Proto se poskytnutí zálohy účetně zachytí na vrub (MD) příslušného účtu takové účtové třídy, v níž se nachází plnění, na jehož pořízení podnikatelský subjekt zálohu poskytuje. Kritériem pro účtování záloh poskytnutých je tedy důvod poskytnutí zálohy.

Nutno zdůraznit, že o zálohových fakturách vystavených se neúčtuje.

Jednotlivé typy poskytnutých záloh lze zachytit následujícími způsoby:

Příklad:

Účtování přijatých záloh

Přijetí zálohy představuje zvýšení peněžních prostředků na straně jedné a vznik závazku (povinnosti) zúčtovat přijatou zálohu v budoucnosti na kupní cenu na straně druhé. Na straně jedné tedy účtujeme o příjmu hotových peněz či příjmu peněžních prostředků na bankovním účtu (na vrub, MD) a na straně druhé o vzniku povinnosti zúčtovat přijatou zálohu v budoucnosti, tj. účtujeme o vzniku pasiva (ve prospěch, D).

Kritériem pro účtování záloh přijatých je časový okamžik, do něhož má být přijatá záloha zúčtována. Pokud je přijatá záloha zúčtovatelná do lhůty 12 měsíců včetně, účtujeme o krátkodobé přijaté záloze v účtové třídě 3 – Zúčtovací vztahy, v účtové skupině 32 – Závazky (krátkodobé), nejčastěji na účtu 324 – Krátkodobé přijaté provozní zálohy. Pokud je přijatá záloha zúčtovatelná ve lhůtě delší než 12 měsíců, účtujeme o dlouhodobé přijaté záloze v účtové třídě 4 – Kapitálové účty a dlouhodobé závazky, v účtové skupině 47 – Dlouhodobé závazky, nejčastěji na účtu 475 – Dlouhodobé přijaté zálohy.

Nutno zdůraznit, že o zálohových fakturách přijatých se neúčtuje.

Příklad:

Tip redakce

Vyzkoušejte si zdarma účetní program Money S3

S ním můžete snadno vést účetnictví, daňovou evidenci, vystavovat faktury a evidovat sklad pro kamenný i online prodej.

Stáhnout zkušební verzi