Jak účtovat operace v pokladně?

Omezení plateb v hotovosti

Jestliže řešíme účtování operací v pokladně, je nutné vést v patrnosti ustanovení zákona č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, ve znění pozdějších předpisů. Fyzické osoby s místem trvalého pobytu a právnické osoby se sídlem na území České republiky, jakož i pobočky nebo organizační složky zahraničních osob zřízených na území České republiky, nesmějí realizovat hotovostní vzájemné platby, jejichž výše přesahuje částku Kč 270.000,–.

Zákon však definuje výjimky, pro které výše uvedený limit neplatí. Jedná se například o platby důchodů nebo daní.

Jak na účtování v pokladně 

Pro účtování hotovostních peněžních prostředků se dle směrné účtové osnovy používá některý z účtů účtové třídy 2 – Krátkodobý finanční majetek a krátkodobé finanční dluhy, konkrétně účtové skupiny 21 – Peněžní prostředky v pokladně. Nejčastěji, v duchu závazné účtové osnovy z 90. let 20. století, se používá účet 211 – Pokladna.

Nutno zdůraznit, že pro každou zřízenou pokladnu je nutné vést samostatný analytický účet 211 – Pokladna.

Protože se jedná o aktivum účetní jednotky, účtujeme přírůstky na vrub (MD) příslušného účtu, zatímco úbytky ve prospěch (D). O přijetí peněžních prostředků v hotovosti se vyhotoví účetní doklad, který se označuje jako „Příjmový pokladní doklad“, o úbytku peněžních prostředků v hotovosti se vyhotoví účetní doklad, který se označuje jako „Výdajový pokladní doklad“. Oba typy těchto účetních dokladů musí splňovat náležitosti dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.

Praktický příklad účtování v pokladně

Ukázka zpracování pokladního příjmového dokladu v hodnotě Kč 2.200,– za tržby za služby. 

Jak na účtování ve valutové pokladně

Jestliže účetní jednotka používá v rámci svého podnikání i cizí hotovostní měnu, účtuje o ní v tzv. valutové pokladně. O každé měně a každé zřízené valutové pokladně se účtuje na samostatném analytickém účtu 211 – Pokladna. Dle českých účetních předpisů se účtuje v české měně, proto je nutné používat při účtování metodiku kurzování cizích měn na českou měnu.

Existují dvě varianty kurzování. První představuje využití aktuálního kurzu České národní banky, který je třeba přiřadit konkrétnímu dni uskutečnění účetního případu. Druhou variantou je využití pevného kurzu, který je stanoven pro určitý časový interval – nejdéle však po dobu jednoho účetního období. Tento pevný kurz je stanoven dle aktuálního kurzu České národní banky k prvnímu dni „pevného“ období.

K rozvahovému dni, tj. k poslednímu dni účetního období, je nutné účtovat o případných kurzových rozdílech. Ty vyplynou na straně jedné z rozdílného konečného účetního korunového stavu peněžních prostředků dle účetnictví, v němž bylo v průběhu účetního období využíváno aktuálního kurzu České národní banky či pevného kurzu a na straně druhé překurzované hodnoty stavu hotovostní cizí měny k rozvahovému dni kurzem České národní banky k tomuto dni. O těchto kurzových rozdílech se účtuje výsledkovým způsobem s využitím účtů účtové skupiny 56 – Finanční náklady (zpravidla účet 563 – Kurzové náklady) a 66 – Finanční výnosy (663 – Kurzové výnosy).

Praktický příklad účtování ve valutové pokladně

Jak účtovat inventarizace pokladní hotovosti

O hotovostních pohybech v pokladně se vede tzv. pokladní kniha. K rozvahovému dni je nutné provést tzv. inventarizaci pokladní hotovosti. První fází je provedení tzv. inventury, tj. zjištění skutečného stavu peněžních prostředků v pokladně. Na základě provedené inventury se vyhotoví tzv. inventurní soupis, jehož obsah je definován zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Druhou fází je porovnání skutečného stavu pokladní hotovosti se stavem v účetnictví, tj. provedení inventarizace.

Výsledkem inventarizace může být nulový inventarizační rozdíl, inventarizační schodek (manko) či inventarizační přebytek. O inventarizačních rozdílech účtujeme výsledkově s využitím účtů účtové skupiny 56 – Finanční náklady (569 – Manka a škody z finanční činnosti) a účtové skupiny 66 – Finanční výnosy (668 – Ostatní finanční výnosy).

Praktický příklad účtování inventarizace pokladní hotovosti

Video – Jak účtovat operace v pokladně?

Závěr

Při hotovostních operacích je nutné respektovat zákonný limit pro omezení plateb v hotovosti. O pohybech peněžních prostředků v hotovosti se účtuje na účtové skupině 2 – Krátkodobý finanční majetek a krátkodobé finanční dluhy, nejčastěji na syntetickém účtu 211 – Pokladna, který je dále analyticky členěn dle jednotlivých zřízených pokladen a měn. V případě pohybů hotovostních peněžních prostředků v cizí měně je nutné respektovat metodiku kurzování dle českých účetních předpisů, tj. využívat aktuálního kurzu České národní banky nebo tzv. pevného kurzu. K rozvahovému dni provádí účetní jednotka tzv. inventarizaci pokladní hotovosti.