Od tvůrců úspěšného účetního programu

Podnikání / Účetní programy/Jak vybrat správný účetní program pro vaši firmu?

Jak vybrat správný účetní program pro vaši firmu?

Jak vybrat správný účetní program pro vaši firmu?
Jak vybrat správný účetní program pro vaši firmu?

Při výběru účetního systému vždy začněte analýzou trhu – prohlédněte si, co dnešní účetní softwary umí nebo které funkce vaší firmě nejvíc ulehčí práci. Ty si pak seřaďte podle priorit a následně porovnejte jednotlivá řešení. Abychom vám to ulehčili, sepsali jsme jednoduchý návod, jak na to.

Obsah

    Zanalyzujete své potřeby a myslete na budoucnost

    Ačkoliv účetní systém vybíráte teď, budete ho nejspíš používat několik let. Při analýze svých firemních potřeb proto přemýšlejte tímto směrem. Nemusíte to přehánět – bude stačit, když se zamyslíte na 3 roky dopředu.

    Pokud máte jen kamenné prodejny, zvažte, zda časem nezřídíte e-shop. Pokud vaše podnikání roste, zvažte, zda časem nebudete potřebovat pokročilé řízení skladu.

    Váš účetní systém musí být na potenciální růst připravený, proto je výhodné, pokud je modulární a můžete jej časem rozšiřovat o nové funkce. Stejně tak se hodí, pokud je systém možné napojit na další systémy od jiných dodavatelů, abyste si mohli kdykoliv pořídit specializovaný software a vše propojili a ovládali z jednoho místa.

    Otázky, které vám do začátku určitě pomůžou, jsou například:

    • Jak velká je má firma a očekávám v nadcházejících letech růst?
    • Bude mi stačit daňová evidence, nebo potřebuji vést účetnictví?
    • Budu se systémem pracovat jen já, nebo jej svěřím i externí účetní, skladníkům apod.?
    • Mám rychloobrátkové zboží a vydávám denně desítky a stovky dokladů, nebo zpracuji spíše méně dat?
    • Jsem plátcem DPH?

    Díky podobným otázkám si snadno určíte své priority a budete vědět, co od účetního systému očekávat.

    Vyberte funkce, které software musí umět

    Ideální účetní systém vám ulehčí práci a nezahltí vás zbytečnými funkcemi. Není totiž výjimkou, že podnikatel podlehne vábení a přikoupí si do systému funkce, které nakonec nevyužije – a zbytečně za ně platí. Naopak v případě, kdy chce až příliš ušetřit, pořídí jen systém se základními funkcemi a zbytek agendy zpracovává „postaru“ někde na papíře nebo v Excelu. Obojí je špatně.

    Menším živnostníkům a firmám obvykle stačí základní verze účetního systému, která nejčastěji obsahuje

    • adresář firem (vedení kontaktů a kontrola jejich závazků),
    • objednávky a fakturaci,
    • vedení účetních knih (zpracování účetních nákladů a výnosů),
    • výpočet daně z příjmu,
    • správu dokladů (příjmové a výdajové doklady, které spáruje s fakturací),
    • evidenci majetku
    • a alespoň základní zpracování mezd.

    Větší podniky pak ocení například

    • fakturaci v cizích měnách a cizojazyčné sestavy objednávek a dokladů,
    • řízení reklamací a servisu,
    • skladové hospodářství (napojené na objednávky),
    • reporty a analýzy účetnictví i skladových zásob,
    • napojení na pokladní systém nebo vlastní funkce přímého prodeje,
    • knihu jízd
    • nebo poštovní sestavy.

    Kromě již zmíněného napojení na systémy třetích stran je dobré, pokud účetní systém můžete propojit také s

    • bankami, což automaticky páruje platby s vydanými fakturami, nebo umožňuje posílat peníze přímo ze systému díky funkci homebanking,
    • e-shopem, aby se vám do účetního systému automaticky stahovaly objednávky nebo faktury a vy nemuseli vůbec chodit do administrace e-shopu,
    • státní správou a zdravotními pojišťovnami, kdy rovnou ze systému pošlete daňové přiznání i potřebné přehledy.

    Dále se podívejte také na vzájemné propojení jednotlivých agend. Například, pokud zadáte údaje o jednom dodavateli do objednávky, automaticky se vám přepíší do adresáře i na fakturu.

    Nezapomínejte ani na použitelnost. Kvalitní účetní systém je jednoduchý, přehledný a uživatelsky přívětivý. Ze zkušenosti víme, že v přehledném systému podnikatel zvládne 80 až 90 % účetní práce sám, aniž by musel neustále běhat za svou účetní.

    blank

    Zužte okruh vhodných kandidátů

    Jakmile máte na papíře funkce a požadavky, seřaďte si je podle priorit. První může být příjemné uživatelské prostředí a poslední například cena. S daným žebříčkem pak ohodnoťte jednotlivé dodavatele a oznámkujte si jednotlivé body jako ve škole. Toho dodavatele, který vám vyjde nejhůře, automaticky vyřaďte a pokud to půjde, vyberte finální 2–3 kandidáty.

    Ve finále pak:

    • ověřte historii dodavatele a jeho důvěryhodnost,
    • oslovte své obchodní partnery a požádejte je o doporučení,
    • prohledejte komentáře u odborných článků a najděte si recenze,
    • požádejte jednotlivé dodavatele o kontakty na firmy, které s jejich systémem pracují
    • a vyzkoušejte si demo verzi systému.

    Většina velkých vývojářů nabízí jednu ze tří druhů demoverzí.

    1. Základní demoverze vám v omezeném čase ukáže omezené množství funkcí a osaháte si v ní hlavně uživatelské prostředí.
    2. V trial účtu dostanete na omezený čas přístup do plné verze systému a vyzkoušíte si tak reálnou práci.
    3. Někteří dodavatelé poskytují účetní program zdarma, jen s omezením počtu dokladů nebo operací.

    Na softwaru nešetřete a dejte pozor na celkovou cenu

    I když by cena u výběru účetního softwaru neměla být rozhodujícím faktorem, určitě si stanovte cenový strop. Jakmile se rozhodujete mezi posledními dvěma favority, prověřte, kolik vás bude stát, pokud si systém rozšíříte o další funkce a moduly. Důležitou součástí ceny je také provoz a údržba systému. Ověřte si proto, kolik stojí:

    • aktualizace softwaru,
    • zákaznická podpora,
    • výjezd technika
    • nebo dokoupení dalších licencí.

    Pamatujte, že u licencí je lepší, pokud platíte za počet současně přihlášených uživatelů, než za počet instalací. Software si pak nainstalujete klidně na všechna zařízení ve firmě a kromě účetních do nich nahlédne třeba i personalista nebo jednatel, pokud v daném čase nepřekročíte počet přihlášení. 

    Zajímejte se také o dostupnost zákaznické podpory a učební materiály jako nápovědu nebo videonávody. Vždycky je lepší, když si případný zásek můžete vyřešit sami, než když musíte shánět operátory na zákaznické lince.

    Byly informace v článku užitečné?

    Hodnocení pouze pro uživatele našeho blogu.

    blank Ano
    blank Ne
    blank

    Sledujte podobné články na naší

    Facebookové stránce

    Komunita samostatných účetních

    Přidejte se zdarma

    Přidejte se
    do největší komunity samostatných účetních

    blankVýhody
    blank