Jak vést knihu jízd a pro koho je povinná?

Kniha jízd slouží k evidenci údajů o provozu služebního auta nebo soukromého auta, které využíváte v podnikání. Může mít papírovou nebo elektronickou online podobu.

Pro koho je povinné vedení knihy jízd?

Typicky to jsou plátci DPH a neplátci DPH, kteří nepoužívají paušál. Aby si mohli uplatnit reálné náklady za pohonné hmoty, potřebují podrobně evidovat provoz služebního auta.

Také to jsou všichni, kdo dokládají dodržování bezpečnosti práce. Nařízení totiž pro řidiče stanovuje povinné bezpečnostní přestávky. Například řidič referent (řidič, který není řidičem z povolání, např. manažer na cestě za zákazníkem) musí mít první přestávku nejpozději 4,5 hodiny od zahájení cesty. A právě z knihy jízd kontrola zjišťuje, jestli zaměstnanec čerpal přestávku.

Náležitosti knihy jízd

Ke každé jízdě uvádíte:

• datum,
• čas odjezdu a příjezdu – kdy cesta autem začala a kdy skončila,
• destinace – odkud jste vyjeli a kam jste jeli, případně také průjezdní body,
• účel – z jakého důvodu jste tam jeli,
• počet ujetých kilometrů – počáteční a konečný stav tachometru,
• bezpečnostní přestávky – pokud máte povinnost čerpat bezpečnostní přestávku, uveďte v kolik hodin začala a kdy skončila,
• záznam o čerpání pohonných hmot – zapište počet litrů a cenu,
• zaplacené mýtné – platí u zahraničních cest.

V knize také uveďte:

• typ vozidla,
• SPZ,
• průměrnou spotřebu dle technického průkazu,
• datum zahájení provozu vozidla.

Údaje o cestě zapište ihned po svém návratu. Zpětně si už nemusíte pamatovat všechny detaily. Pokud navíc knihu jízd vedete z důvodu prokázání bezpečnosti práce, máte povinnost ji vést denně a údaje nelze dopisovat zpětně.

Možná přemýšlíte, jestli existují rozdíly mezi knihou jízd pro OSVČ a pro s. r. o. Nezáleží na tom, jestli jste živnostník nebo právnická osoba. Pravidla pro vedení knihy jízd jsou stejná.

Papírová nebo elektronická (online) kniha jízd

Kniha jízd má mnoho podob. Můžete si koupit předtištěné tiskopisy nebo údaje klidně vyplňovat do běžného sešitu s ručně nadepsanými kolonkami.

V současnosti stále víc firem volí elektronickou knihu jízd. Oproti té papírové totiž nehrozí, že ji někdo ztratí a vyplňování je mnohem pohodlnější.

Pokud používáte některý z účetních a informačních softwarů Money, ani nepotřebujete na knihu jízd specializovaný program. Modul Kniha jízd je součástí vašeho účetního programu Money. Výhodou je, že například nemusíte počítat ujeté kilometry, protože je systém podle stavu tachometru spočítá sám.

TIP: Hledáte knihu jízd zdarma? Přečtěte si, jaké máte možnosti.

Jak evidovat najeté kilometry

Počet ujetých kilometrů pro účely evidence v knize jízd zjistíte několika způsoby:

1. Stav tachometru

Ještě než vyjedete na služební cestu, zapíšete si stav tachometru. Po skončení služební cesty si opět zapíšete aktuální stav a spočítáte reálně ujeté kilometry.

TIP: Pokud zrovna nemáte po ruce aplikaci na vedení knihy jízd nebo papír, na který byste si údaje opsali, stačí, když si stav tachometru vyfotíte mobilem.

2. Využití počítadla v autě

Pokud se vám nechce počítat, využijte počítadlo kilometrů. Na něm můžete přepínat mezi několika „tripy“ (výlety/cestami). Například si můžete říct, že pod označením „trip 1“ budete sledovat počet kilometrů, které ujedete od posledního natankování. Pod označením „trip 2“ budete mít počet kilometrů za jednu pracovní cestu.

Když tedy pojedete za zákazníkem, přepnete počítadlo na „trip 2“ a vynulujete ho. Na konci pracovní cesty na tomto počítadle jasně uvidíte, kolik kilometrů máte zadat do knihy jízd.

3. Z účetního programu

Pokud používáte knihu jízd v účetním programu, zadáte jen počáteční a konečný stav tachometru a účetní program vám do knihy jízd automaticky doplní ujeté kilometry. Použití knihy jízd je jednodušší než například v Excelu, kde musíte vše evidovat a zpracovávat ručně. Vedení knihy jízd v Excelu může být velmi chybové a časové náročné.

4. Z on-line map

Pokud si zapomenete zapsat stav tachometru nebo vynulovat počítadlo, počet ujetých kilometrů zjistíte z on-line mapy. Využijete funkci plánování trasy. Zadáte start a cíl a uvidíte, jak dlouhá je celá trasa. Pokud vám on-line mapa nabídne jinou cestu, než kterou jste jeli, zadejte i místa, přes která jste projížděli.

Čeká nás zrušení knihy jízd?

Přestože jde řadu úkonů zautomatizovat, představuje vedení knihy jízd poměrně velkou administrativní zátěž. Zejména u plátců DPH, kteří nárokují odpočet daně u všech nákladů spojených s provozem vozidla.

Musí totiž důsledně rozlišovat náklady spojené s pracovním a soukromým využíváním automobilu. Náklady na soukromé cesty si přitom od daně odečíst nemůžou.

Hospodářská komora proto v říjnu 2023 navrhla zrušení knihy jízd. Chce tak administrativní zátěž podnikatelů snížit a žádá, aby stát navrhl jiné řešení zohledňující možné odpočty DPH i bez zbytečné byrokracie.

Možností je například zvýšit zaměstnancům paušální zdanitelný příjem za soukromé používání služebního auta. Vyšší paušál by zohlednil spotřebované palivo a další náklady. Podobný model v současnosti funguje například v Německu.

Hospodářská komora zároveň navrhuje, aby byl přechod z knihy jízd na zmíněný model dobrovolný. Podnikatelé by si tedy sami vybrali, zda budou dál využívat knihu jízd, nebo zvolí zvýšení paušálního zdanitelného příjmu.

Otázkou zatím zůstává, jestli vláda na tento návrh přistoupí.