Přechod z Excelu na účetní program: Kdy je čas na změnu a jak na to krok za krokem

V článku zjistíte:

• podle čeho poznáte, že vám daňová evidence v Excelu nestačí
• jaké výhody má účetní program oproti Excelu,
• jak si připravit data k importu,
• jak přenést data do Money S3,
• co si zkontrolovat během prvního týdne v novém programu.

5 signálů, že vašemu podnikání Excel už nestačí

U každého podnikání se chvíle, kdy Excel přestane stačit, projeví trochu jinak. Tyhle signály patří mezi ty nejčastější:

1. Daňové přiznání vám zabere skoro celý den

Místo abyste se věnovali zakázkám, sedíte dlouhé hodiny nad Excelem, přepínáte mezi tabulkami a kontrolujete, jestli všechno sedí. Stačí jedna špatně zkopírovaná buňka – a začínáte znovu.

2. Ztrácíte přehled o zaplacených fakturách

Ve chvíli, kdy řešíte desítky faktur denně, začíná být správa účetnictví v Excelu opravdu nepřehledná. Běžně se stává, že vám klient dluží za fakturu, aniž byste si toho všimli. Nebo vám napíše dodavatel, že faktura je po splatnosti – a vy máte za to, že jste ji dávno uhradili.

3. Předat účetnictví někomu dalšímu je téměř nemožné

Možná je vám to povědomé: jednu verzi tabulky máte v notebooku, druhou jste poslali e-mailem a třetí si mezitím upravila účetní. A pak si voláte, jestli platí soubor „ucetnictvi-final-oprava-opravdu-final“.

4. Nabrali jste zaměstnance a řešíte mzdy a odvody

Dokud jste řešili jen vlastní faktury, možná vám Excel stačil. Teď ale počítáte výplatu brigádníkovi, hlídáte termíny odvodů a k tomu řešíte dovolenou nebo nemocenskou. V takových případech už se bez samostatného mzdového systému neobejdete, protože s každou ruční úpravou se zvyšuje riziko, že něco přehlédnete.

5. Potřebujete účetnictví propojit se skladem nebo e-shopem

Ve chvíli, kdy vám z e-shopu přijde objednávka, kterou musíte ručně potvrdit, zanést do Excelu a v další tabulce ještě upravit stav zásob, je to jasný signál, že jste z Excelu vyrostli.

Excel vs. účetní software

Úkony, které vám v Excelu zabraly několik hodin, zvládnete díky účetními programu do 20 minut – a ještě si stihnete uvařit kávu. Podívejte se, kde vám účetní program ušetří nejvíc času.

Jak se připravit na import z Excelu do účetního programu

Dobrá zpráva na začátek: moderní účetní programy jsou navržené tak, aby vám přechod usnadnily na maximum. Hlavní část přípravy proto spočívá v přípravě dat. Projděte si náš checklist, které kroky nevynechat, než se do importu pustíte.

✓ Vyberte, která data budete přenášet

Důkladně projděte starý systém a rozhodněte se, co všechno chcete přesunout a sepište si to. Doporučujeme raději importovat více informací, ať vám později nic nechybí. Nejčastěji firmy z Excelu do nového programu přenáší:

• ceník,
• adresář odběratelů a dodavatelů,
• stav skladových zásob,
• vystavené a přijaté faktury,
• zálohové faktury,
• dobropisy.

Dejte pozor, aby všechny tabulky ukazovaly, co mají. Stačí, když máte v jednom řádku více údajů najednou nebo máte nesprávně pojmenované záhlaví sloupců, a chaos je na světě.

✓ Zálohujte data

Exportované a zkopírované přílohy s daty ještě před importem raději pečlivě zálohujte, ať o ně nepřijdete. Buď na externí disk, firemní server nebo na cloudové úložiště, kterému důvěřujete.

✓ Data nejdříve exportujte

Všechna data, která chcete do nového účetního systému přenést, nejprve exportujte do souboru s příponou .xls či do XML. V této podobě je lze importovat do většiny účetních programů.

Poté ručně zkopírujte data, která exportovat nejde – typicky například popisky produktů, uložené e-mailové zprávy nebo nahrané přílohy.

TIP: Do nového účetního programu převádějte hlavně data, se kterými budete dál aktivně pracovat. Starší faktury a doklady si ale vyexportujte a archivujte podle zákonných lhůt – pokud jste plátce DPH, musíte faktury uchovávat 10 let, pro neplátce platí lhůta 5 let.

Čtěte podrobný návod, jak na import dat z Excelu.

Import dat z Excelu do Money S3: krok za krokem

Nastal den D a jdete importovat: pokud máte data roztříděná a vyčištěná, nebojte, se že vám import zabere celý víkend. Všechno to zvládnete za odpoledne – Money S3 má dokonce speciálně pro přenos dat z Excelu modul Import dokladů z Excelu.

Jak tedy data krok za krokem importovat?

1. Nainstalujte si Money S3

Nejprve si do počítače stáhněte bezplatnou verzi Money S3 START. Jde o bezplatnou verzi bez časového omezení, ve které máte zpřístupněné všechny funkce. Jediné omezení platí pro množství dokladů – jejich počet vám ale k otestování bude stačit.

Na webu Money vyplníte registrační formulář a stáhnete si instalační balíček, který si po stažení rozkliknete a během pár minut instalujete do počítače.

2. Nastavte si svůj účet

Po instalaci účetního programu do počítače se spustí Průvodce, ve kterém si založíte novou agendu – v ní budete účtovat své podnikání. Následně zadáte základní údaje o svém podnikání: například jestli jste fyzická nebo právnická osoba, zda vedete daňovou evidenci, jste plátcem DPH nebo jestli potřebujete evidovat sklad.

Potom už jen doplníte IČO, adresu, bankovní účet, případně logo firmy, a máte připravený svůj profil, na který navážete importem dat.

Podívejte se na detailní postup nastavení programu.

3. Importujte adresář z Excelu

Teď už se můžete pustit do samotného přenosu dat z Excelu do Money S3. Na výběr máte tyto možnosti možnosti:

• xml import faktur – tento postup se hodí pro jednotlivé doklady – od vystavených faktur přes pohledávky a skladové doklady.

  Detailní návod, jak importujete jednotlivé doklady najdete zde.

• import dokladů z Excelu – využijete zmíněný modul Import dokladů z Excelu. Ten vám umožní importovat adresář i skladové zásoby. Přímo v adresáři Money S3 tak jen najdete možnost Import z Excelu a nahrajete soubor, který chcete importovat. Ten může být ve formátu .xlxs nebo .xls. V modulu nastavíte veškeré parametry v jednotlivých záložkách. Podle toho se odehraje celý import, který následně spustíte.

  Podrobný videonávod, jak importovat data z Excelu, najdete tady.

4. Import skladových zásob

Podobně jako doklady můžete do Money S3 rychle přenést i skladové zásoby. Před samotným importem si v jednotlivých záložkách nastavíte, jak má program pracovat s kmenovými kartami a zásobami.

Vyplnění skladu je povinné. Money S3 automaticky nabídne sklad, ze kterého jste import spustili, ale podle potřeby ho můžete změnit. Jakmile máte údaje doplněné a nastavení zkontrolované, import spustíte.

5. Zadejte počáteční stavy účetnictví

Do účetního systému můžete také převést počáteční stavy – tedy aktuální stavy bankovních účtů, pokladny, skladu nebo pohledávek a závazků.

Pro zadání počátečních stavů si nejprve založte v Money S3 novou agendu.

Zadejte IČO dané firmy – program automaticky natáhnete informace o firmě z databáze ARES. Poté už můžete do této nové agendy zadat všechny počáteční stavy.

Jak na to, najdete ve videonávodu zde.

6. Zkuste vystavit zkušební fakturu

Na závěr si celý import ověřte v praxi a zkuste vystavit zkušební fakturu. Zkontrolujte kontaktní údaje, položky, sazby i návaznost na další agendy. Tahle poslední kontrola vám rychle ukáže, jestli se data přenesla správně a jestli můžete v novém systému rovnou začít pracovat.

Stáhněte si Money S3 trial si zdarma a vyzkoušejte si import z Excelu nanečisto ještě dnes – bez závazku a bez zadávání údajů z karty.

První týden v novém programu berte jako zkušební

Když jsou data importovaná, máte tu nejtěžší část za sebou. Stejně ale počítejte, že než si na nový program zvyknete, pár dní to zabere. Využijte proto první týden k tomu, abyste si systém vyzkoušeli v ostrém provozu.

Inspirovat se můžete třeba naším harmonogramem pro 1. týden:

Tip redakce

Vyzkoušejte si zdarma účetní program Money S3

S ním můžete snadno vést účetnictví, daňovou evidenci, vystavovat faktury a evidovat sklad pro kamenný i online prodej.

Stáhnout zkušební verzi

FAQs: Nejčastější obavy při přechodu na účetní systém

Bojím se, že při importu přijdu o data. Je to riziko?

Nemusíte se bát. Při importu do Money S3 se původní excelový soubor nesmaže, takže se k němu můžete kdykoliv vrátit. Důležité je před přechodem udělat zálohu a do programu nahrávat ideálně vyčištěná data – například adresář, skladové zásoby, otevřené pohledávky a závazky.

Co když nejsem technický typ a neovládám počítačové programy?

I začátečník to zvládne. Nemusíte hned přecházet „naostro“ – nejdřív si stáhněte bezplatnou verzi Money S3 Start a vyzkoušejte si vystavení faktury, zadání dokladu nebo import dat nanečisto. Verze Start slouží právě k vyzkoušení programu zdarma a je omezená jen počtem záznamů. K dispozici máte také videonávody k instalaci, úvodnímu nastavení, importu dat nebo vystavení faktury, takže nemusíte všechno objevovat sami.

Kdy je nejlepší přejít – na začátku roku, nebo uprostřed?

Přejít můžete i v průběhu roku. Nejjednodušší bývá začít od nového roku, případně od začátku čtvrtletí, protože se vám snáz kontrolují číselné řady, otevřené faktury, DPH a počáteční stavy.

Co s fakturami a doklady z minulých let?

Do nového programu nemusíte převádět celou historii podnikání. Stačí převést data, se kterými budete dál pracovat, a starší faktury nebo doklady bezpečně archivovat. Původní XLSX soubory si uložte společně se zálohou, aby byly dohledatelné při kontrole nebo pro účetní.

Není účetní program zbytečně drahý?

Nejdřív si Money S3 můžete vyzkoušet zdarma ve verzi Start a ověřit si, jestli vám opravdu ušetří práci. Placené komplety podle aktuálního ceníku začínají od 2 990 Kč bez DPH (jednorázový nákup) a cena licence zahrnuje aktualizace i zákaznickou podporu od nákupu do konce roku.

Při rozhodování se ale nedívejte jen na cenu licence. Porovnejte ji s časem, který dnes trávíte ručním přepisováním faktur, dohledáváním plateb, kontrolou tabulek nebo přípravou podkladů pro daňové přiznání. Pokud vám účetní program ušetří jen několik hodin měsíčně, může se investice vrátit rychleji, než se na první pohled zdá.