Jak vést účetnictví pro neziskové organizace: přehled pro spolky, nadace, příspěvkové organizace i o.p.s.

Přehled typů neziskových organizací a jejich účetní povinnosti

Každý typ nevládní neziskové organizace (NNO) má svá specifika v účetních povinnostech vůči státu. Než se ponoříme do detailů, podívejte se na přehledné srovnání základních parametrů.

Podrobnosti ke každému typu neziskové organizace a tomu, jak ji správně účtovat a jaké další povinnosti se k ní váží, najdete dále.

Účetnictví spolku – co zákon vyžaduje a jak to v praxi vypadá

Spolek je nejrozšířenější forma neziskové organizace v Česku – od sportovních klubů přes ochranu přírody až po komunitní skupiny. Právní základ tvoří zákon č. 89/2012 Sb. (nový občanský zákoník) spolu se zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví.

Jednoduché, nebo podvojné účetnictví?

Menší spolky mohou vést jednoduché účetnictví, což je pro neziskovky výrazná úleva. Je to totiž administrativně méně náročné – v jednoduchém účetnictví nesledujete výnosy a náklady, ale příjmy a výdaje (podobně jako u daňové evidence OSVČ). Nepoužíváte účtovou osnovu Má dáti / Dal, ale vedete peněžní deník, dále knihu pohledávek a závazků a pomocné knihy o majetku. Účetní rok se shoduje s kalendářním rokem, hospodářský rok se nepoužívá.

Spolek může vést jednoduché účetnictví, pokud současně splňuje tyto podmínky:

• není plátcem DPH,
• jeho celkové příjmy za poslední uzavřené účetní období nepřesáhly 3 000 000 Kč,
• celková hodnota majetku spolku nepřesahuje 3 000 000 Kč.

Jakmile spolek limity překročí, přechází od následujícího roku na podvojné účetnictví. Pro NNO platí specifická vyhláška č. 504/2002 Sb. V podvojném účetnictví spolku sledujete náklady a výnosy bez ohledu na to, kdy proběhla platba.

Praktický tip: Pro spolek s obratem pod 3 miliony Kč a jednoduchým chodem postačí jednoduché účetnictví a software s modulem pro spolky.

Hlavní a vedlejší činnost

Při účtování spolku musíte důsledně oddělovat příjmy a výdaje z hlavní (neziskové) činnosti a z vedlejší (hospodářské) činnosti. Toto oddělení je klíčové pro správné zpracování daňového přiznání.

Hlavní činnost naplňuje zájmy, pro které byl spolek založen (např. ochrana přírody, pořádání sportovních aktivit pro děti apod.). Není zaměřena na zisk. Financuje se z členských příspěvků, dotací, darů a grantů.

Vedlejší činnost musí být uvedena ve stanovách spolku a nesmí převyšovat hlavní činnost. Jejím smyslem je podpora hlavní činnosti (např. prodej reklamních předmětů, pořádání placených školení apod.). Zisk z vedlejší činnosti musí spolek použít ve prospěch hlavní činnosti – nemůže ho rozdělit mezi členy. A pozor, pokud jde o soustavnou výdělečnou činnost, vyžaduje živnostenské oprávnění.

Daně a DPH

Spolek podává daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob tehdy, když má příjmy, které jsou předmětem daně – například z pronájmu, reklamy nebo prodeje zboží (tedy příjmy z vedlejší činnosti).

Členské příspěvky, které jsou hlavním zdrojem příjmů spolků, jsou od daně z příjmů osvobozené, pokud jsou dány stanovami spolku. V účetnictví je ale musíte evidovat odděleně, abyste prokázali, že nepocházejí z hospodářské (vedlejší) činnosti. Stejně tak nejsou předmětem daně dotace ani dary.

K DPH se spolek registruje povinně, pokud v průběhu kalendářního roku překročí obrat 2 000 000 Kč. Plátcem se stává od 1. ledna roku následujícího. Překročí-li obrat 2 536 500 Kč (ekvivalent 100 000 EUR), stává se plátcem hned od druhého dne.

Tip: Stejně jako spolky se účtují také společenství vlastníků jednotek. Přečtěte si, jak vést účetnictví SVJ v samostatném článku.

Co spolek zveřejňuje

Spolek s jednoduchým účetnictvím vkládá do sbírky listin přehled o majetku a závazcích a přehled o příjmech a výdajích. Musí tak učinit do 6 měsíců po skončení účetního období.

Spolek, který vede podvojné účetnictví, zveřejňuje účetní závěrku, která obsahuje rozvahu, výkaz zisku a ztráty a přílohu k závěrce. Spolky, kterým zákon ukládá mít účetní závěrku ověřenou auditorem, musí také zveřejňovat výroční zprávu.

Podrobnější návod, jak vést účetnictví spolku, najdete v samostatném článku.

Účetnictví obecně prospěšné společnosti (o.p.s.) a ústavu

Obecně prospěšné společnosti vznikaly podle zákona č. 248/1995 Sb. do roku 2014. Dnes už nelze nové o.p.s. zakládat – nástupnickou formou je ústav. Existující o.p.s. ale pokračují v činnosti dle původní právní úpravy.

Podvojné účetnictví vždy

Pro o.p.s. i ústavy platí na rozdíl od spolků povinnost vést podvojné účetnictví bez ohledu na výši obratu. Řídí se vyhláškou č. 504/2002 Sb., stejně jako spolky vedoucí podvojné účetnictví. Musí přitom důsledně oddělovat náklady a výnosy z hlavní a doplňkové (vedlejší) činnosti – ideálně na úrovni středisek nebo projektů. To klade vyšší nároky na odbornost účetního.

Povinný audit

O.p.s. a ústav podléhá auditu dle podmínek zákona o účetnictví. Audit je povinný při překročení alespoň dvou z těchto tří limitů ve dvou po sobě jdoucích letech:

• čistý obrat: 240 milionů Kč
• aktiva: 120 milionů Kč,
• průměrný počet zaměstnanců: 50.

Povinnost auditu může také stanovit zakládací listina. Pokud organizace žádá o velké evropské granty, doporučuje se audit podstupovat dobrovolně – zvyšuje to její kredit.

Výroční zpráva

Obecně prospěšné společnosti i ústavy musí do 6 měsíců po skončení účetního období spolu s auditovanou účetní závěrkou ve sbírce listin zveřejnit také výroční zprávu, která obsahuje:

• přehled o činnosti za uplynulý rok,
• hospodářský výsledek,
• údaje o majetku a závazcích,
• informaci o způsobu použití veřejné podpory.

Daňové přiznání

O.p.s. podává přiznání k dani z příjmů právnických osob vždy, i kdyby nevznikl žádný zdanitelný příjem. Příjmy z hlavní (obecně prospěšné) činnosti jsou zpravidla od daně osvobozeny, příjmy z doplňkové činnosti podléhají dani standardně.

Nejčastějším problémem v účetnictví o.p.s. nebo ústavu je neoddělení projektového financování od provozních nákladů. Pokud spravujete více grantů najednou, bez správně nastaveného střediskového účetnictví rychle ztratíte přehled a při kontrole se budete těžko obhajovat.

Účetnictví nadace a nadačního fondu

Rozdíl mezi nadací a nadačním fondem

Obě formy slouží k podpoře určitého účelu, ale liší se přístupem k majetku:

• Nadace hospodaří s majetkem, který má generovat výnosy pro podporu jiných osob nebo projektů – nadace jej rozděluje ve firmě nadačních příspěvků. Toto trvalé nadační jmění (nadační kapitál) musí být ve výši alespoň 500 000 Kč a nadace jej nesmí spotřebovat. V účetnictví nadace musíte jasně rozlišovat mezi jměním a ostatním majetkem.
• Nadační fond nemusí mít žádné fixní jmění a může spotřebovat veškerý svůj majetek pro účely, pro které byl založen. Po vyčerpání prostředků může nadační fond zaniknout.

Podvojné účetnictví pro obě formy

Jak nadace, tak nadační fond vedou podvojné účetnictví vždy, bez výjimky. Oba se při tom řídí vyhláškou č. 504/2002 Sb.

U nadací je zásadní správně účtovat o nákladech na správu nadace. Zákon omezuje, jaké procento z majetku nebo výnosů může být použito na vlastní provoz (mzdy účetních, nájmy). Zbytek musí jít na nadační příspěvky. Tyto příspěvky se v podvojném účetnictví evidují jako náklady v okamžiku schválení grantu, nikoliv až v momentě odeslání peněz.

Výnosy z investic nadačního jmění (úroky, výnosy z cenných papírů) se účtují odlišně od provozních příjmů. Sledujte je tedy odděleně a správně vykazujte v účetní závěrce.

Zvláštní pozornost vyžadují víceleté grantové programy: pokud nadace nebo nadační fond schválí příspěvek na dva roky dopředu, musí rozlišit, která část náleží do aktuálního účetního období a která do budoucího. Nevypořádaná část putuje do položky výdajů příštích období – a bez správně nastaveného softwaru se v tom snadno ztratíte.

Povinný audit nadace

Nadace musí mít účetní závěrku ověřenou auditorem, pokud nadační kapitál nebo celkový obrat v uplynulém účetním období přesáhne 5 milionů Kč. Audit je dále povinný v případě, kdy se na základě závěrky rozhoduje o zvýšení nebo snížení nadačního kapitálu či o přeměně nadace.

Pokud je nadace střední nebo velkou účetní jednotkou, má audit povinný ze zákona o účetnictví bez ohledu na výši nadačního kapitálu. Pro naprostou většinu nadací v Česku je ale vzhledem k jejich velikosti rozhodující limit 5 milionů Kč nadačního kapitálu nebo obratu.

Roční účetní závěrka nadačního fondu musí být ověřena auditorem za kalendářní rok, v němž úhrn celkových nákladů nebo výnosů vykazovaných nadačním fondem nebo majetek nadačního fondu převýší 3 miliony Kč. I bez povinného auditu musí nadační fond sestavovat plnou účetní závěrku.

Účetnictví příspěvkových organizací – specifika veřejného sektoru

Příspěvkové organizace jsou zřizovány státem nebo obcemi a kraji k zabezpečení veřejně prospěšných služeb – jde o školy, nemocnice, kulturní instituce, sociální zařízení a podobně. Jejich účetní režim se od ostatních neziskových organizací výrazně liší a je podstatně složitější, proto ho zde popisujeme jen v základních obrysech.

Existují dva typy příspěvkových organizací:

• Státní příspěvkové organizace jsou zřizovány ministerstvy a jinými orgány státní správy. Řídí se zákonem č. 218/2000 Sb. (o rozpočtových pravidlech).
• Příspěvkové organizace územních samosprávných celků jsou zřizované obcemi a kraji, řídí se zákonem č. 250/2000 Sb.

Speciální účetní pravidla: vyhláška 410/2009 Sb.

Příspěvkové organizace obou typů vedou podvojné účetnictví, ale ne dle běžné vyhlášky č. 504/2002 Sb. Místo ní se řídí vyhláškou č. 410/2009 Sb., která platí pro vybrané účetní jednotky veřejného sektoru. Ta přináší odlišný účtový rozvrh, specifické výkazy a povinnost předávat data do Centrálního systému účetních informací státu (CSÚIS).

Pravidla pro audit

Zákon o účetnictví (§ 20 ZoÚ) příspěvkovým organizacím povinný audit neukládá – jako „vybrané účetní jednotky, které nejsou subjekty veřejného zájmu“ jsou z této povinnosti výslovně vyjmuty.

Audit však může nařídit zřizovatel, nebo jeho povinnost může vyplývat z jiného právního předpisu (např. z přezkoumání hospodaření dle zákona č. 420/2004 Sb. u příspěvkových organizací obcí a krajů). Konkrétní povinnosti je vždy třeba ověřit s ohledem na typ organizace a pokyny zřizovatele.

Povinné fondy

Příspěvkové organizace musí vytvářet zákonem předepsané fondy a sledovat jejich stav v účetnictví. Jde o:

• Fond odměn – ze zlepšeného hospodářského výsledku,
• Fond kulturních a sociálních potřeb (FKSP) – příspěvek zaměstnavatele pro zaměstnance,
• Rezervní fond – z darů a nerozděleného zlepšeného výsledku,
• Investiční fond (fond reprodukce majetku) – na pořizování a opravy majetku.

Správné vedení těchto fondů je oblast, kde příspěvkové organizace nejčastěji chybují. Pokud vedete účetnictví příspěvkové organizaci, potřebujete účetní program, který tyto fondy umí sledovat a hlídat jejich správné čerpání.

Příspěvek ze zřizovatelského rozpočtu

Přijatý příspěvek ze státního nebo obecního rozpočtu je klíčovým zdrojem financování. Účtuje se jako výnos do doby jeho spotřebování – nepatří do vlastního jmění organizace. Nevyčerpaný příspěvek musí organizace vrátit nebo převést do rezervního fondu dle pokynů zřizovatele.

Co mají všechny neziskovky společné: 4 věci, na které nezapomenout

Bez ohledu na právní formu musíte v účetnictví každé neziskovky řešit tyto 4 oblasti:

Oddělení hlavní a vedlejší (hospodářské) činnosti

Toto pravidlo je absolutní pro všechny typy neziskových organizací. A zároveň je to nejčastější kámen úrazu při kontrolách z finančního úřadu. Musíte být schopni kdykoli doložit, které náklady a výnosy spadají do které kategorie. Bez tohoto oddělení nelze správně sestavit daňové přiznání ani účetní závěrku.

V účetním programu musíte tyto činnosti důsledně sledovat na střediscích nebo pomocí analytických účtů.

DPH u neziskových organizací

Neziskový charakter vás automaticky neochrání před povinností registrovat se k DPH. Pokud vaše organizace v průběhu kalendářního roku uskuteční zdanitelná plnění v hodnotě přes 2 000 000 Kč, stáváte se plátcem DPH od 1. ledna roku následujícího. Překročíte-li hranici 2 536 500 Kč, plátcem se stáváte ihned – od druhého dne po překročení.

Do obratu se nepočítají příjmy osvobozené od daně (jako dotace nebo členské příspěvky), ale počítají se například příjmy z reklamy nebo pronájmu nebytových prostor.

Dotace a granty: jak je správně přijmout, zaúčtovat a vyúčtovat

Každá dotace má svá pravidla a nepředstavuje jen peníze navíc na účtu. Pro účetní to znamená povinnost zaúčtovat dotaci jako závazek vůči poskytovateli, sledovat čerpání dotace na konkrétní účely a po skončení projektu zpracovat vyúčtování.

Chybné zaúčtování dotace nebo neoddělení dotačního projektu od ostatního hospodaření je nejčastější příčinou problémů při kontrolách.

Archivace dokladů

Účetní doklady archivujte minimálně 5 let (účetní záznamy), mzdové listy 30 let. Výroční zprávy a účetní závěrky doporučujeme archivovat trvale. Elektronická archivace je možná, musí ale zaručit věrohodnost a neměnnost dokumentů.

Tip pro výběr softwaru: Účetní software pro neziskové organizace musí umět oddělit hlavní a vedlejší činnost, sledovat dotace po projektech a generovat potřebné výkazy pro poskytovatele grantu. Money S3 tyto funkce podporuje – vyzkoušejte ho zdarma.

Jak vybrat účetní software pro neziskovou organizaci

Excel už pro moderní neziskovku nestačí, zejména kvůli legislativním změnám a nutnosti elektronické komunikace se státem. Správný software vám ušetří desítky hodin ročně a výrazně sníží riziko chyb při sestavování výkazů nebo vyúčtování dotací.

Při výběru softwaru hledejte tyto funkce:

• Podpora obou typů účetnictví – ideálně jak jednoduchého (pro spolky), tak podvojného (pro o.p.s., nadace i příspěvkové organizace).
• Oddělení hlavní a vedlejší činnosti – software by měl umožnit střediskové členění příjmů a nákladů.
• Evidence majetku – důležitá pro správné sledování majetku a jeho odpisů.
• Sledování dotací a grantů – přehled čerpání po jednotlivých projektech.
• Export výkazů – pro potřeby sbírky listin, výroční zprávy nebo kontroly poskytovatele dotace.
• Zákonné aktualizace – software musí sledovat legislativní změny a automaticky je zapracovávat.

Money S3 podporuje jak jednoduché (pro spolky), tak podvojné účetnictví (pro o.p.s., nadace a příspěvkové organizace). Součástí je evidence majetku, fakturace a kniha pohledávek a závazků – vše v jednom systému, který se automaticky aktualizuje při každé legislativní změně. Neziskové organizace navíc získají na plnou verzi 50% slevu.

Tip redakce

Vyzkoušejte si zdarma účetní program Money S3

S ním můžete snadno vést účetnictví, daňovou evidenci, vystavovat faktury a evidovat sklad pro kamenný i online prodej.

Stáhnout zkušební verzi

Money S3 pro neziskové organizace

Účetnictví neziskových organizací není jedna disciplína – je to šest různých režimů s různými zákony, výjimkami a povinnostmi. Spolek s obratem pod 3 miliony si poradí s jednoduchým účetnictvím sám, příspěvková organizace potřebuje specialistu na veřejný sektor. Společným jmenovatelem pro všechny typy je důsledné oddělení hlavní a vedlejší činnosti, správné zacházení s dotacemi a včasné plnění povinností vůči správci daně.

Čím dřív si nastavíte správné procesy a vyberete vhodný software, tím méně vás bude stát čas a nervy při roční uzávěrce nebo dotační kontrole. Stáhněte si Money S3 zdarma a otestujte ho na vaší agendě.