Propojení e-shopu s účetním programem je jednou z nejdůležitějších firemních integrací. E-commerce totiž už není jen o tom, že zboží seženete a doručíte. Panuje obrovský tlak na důvěru, přesnost, rychlost – a taky škálovatelnost. Kdyby váš e-shop rostl bez automatizace, dřív nebo později vám papírování, stres a reklamace přerostou přes hlavu. V článku zjistíte, jak integrace obou nástrojů usnadňuje e-shopařům každodenní život.
Obsah článku
Se svým týmem vyvíjí integrační platformu Symmy.com, která pomáhá propojit jakýkoliv účetní nebo ERP systém s moderními webovými aplikacemi, jako jsou např. e-shopy, skladové a CRM systémy, výrobní konfigurátory nebo B2B portály.
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/jan-koprajda
Zákazníci nutí e-shopy automatizovat
„Obor e-commerce roste poslední roky rychleji než kdy dřív. Zákazníci si zvykají kupovat spoustu věcí online a pro některé z nás, včetně mě, je to mnohem pohodlnější způsob nakupování – pokud má tedy prodávající dobře nastavené procesy,“ říká Jan Koprajda z integrační firmy Symmy.
České e-shopy stále zvyšují laťku v zákaznickém servisu, a proto jsou dnes zákazníci zvyklí například to, že:
- objednané zboží přijde do druhého pracovního dne,
- mohou platit kartou online, převodem i dobírkou a faktura jim dorazí hned po platbě na e-mail,
- mají možnost vybrat si mezi více dopravci a způsoby dodání od osobního doručení po zásilkové boxy,
- nedojde k záměně zboží, pozdnímu vyřízení objednávky či jinému škobrtnutí,
- a pokud potřebují, zákaznický servis jim odpoví obratem.
Přitom stále spousta i středně velkých e-shopů funguje v manuálním režimu. Například si objednávky přepisují ručně nebo je několikrát denně exportují, faktury si tvoří až zpětně a data o skladech si hlídají v excelových tabulkách.
„Ano, do určitého objemu manuální procesy fungují. Nicméně pak přijde onen zlom. Chyba, kterou nikdo ve firmě nezachytil. Reklamace. Chybějící zboží. Stres. Pokud se tomu chcete vyhnout, je integrace mezi e-shopem a účetním systémem (případně u větších firem ERP systémem) jedna z klíčových změn, kterou doporučuji zavést. Pro rostoucí e-shopy je to nezbytnost,“ říká Jan Koprajda.
V článku vám popíšeme pět hlavních důvodů, proč je integrace účetního systému s e-shopem pro firmy obrovským přínosem. Ukážeme vám, jak procesy vypadají s integrací i bez ní a předvedeme to na příkladu účetního programu Money S3.
1. Zrychlení zpracování objednávek
🟥 Bez integrace
Pokud nástroje propojené nemáte, musí někdo z vašich lidí neustále ručně exportovat (nebo v horším případě přepisovat) objednávky z e-shopu do účetního programu. To protahuje celý proces zpracování objednávek: vyskladnění, expedici, fakturaci i informování zákazníka. Výsledkem je často pozdní doručení, stres mezi zaměstnanci a zklamaný zákazník, který příště nakoupí u konkurence.
🟩 S integrací
Když nástroje propojené máte, objednávky z e-shopu automaticky proudí do účetního systému, který je následně dále zpracuje.
Například v Money S3 probíhá proces následovně:
- E-shop automaticky odešle novou objednávku do Money S3.
- Účetní program díky propojení s bankou a platební bránou zkontroluje platbu a stav zboží na skladě.
- Pokud je vše v pořádku, předá objednávku do skladu k vyřízení, vytvoří fakturu a odešle ji zákazníkovi.
- Jakmile objednávku přichystáte, změníte v účetním systému stav a program odešle informaci přepravní společnosti.
- Systém navíc vytvořené faktury automaticky zapíše do daňové evidence, případně připraví k zaúčtování.
Vše probíhá téměř bez zásahu lidské ruky a výsledkem jsou rychleji odbavené objednávky, větší spokojenost zákazníků a nižší provozní stres.
2. Přesnější sklad a účetnictví
🟥 Bez integrace
„Pamatujete si poslední Black Friday? Vánoce? Kolikrát se vám stalo, že jste prodávali něco, co není skladem nebo naopak nikdo neobjednával zboží, kterého jste měli na skladě hromadu jen proto, že e-shop hlásil, že je zboží vyprodáno?“ ptá se řečnicky Jan Koprajda.
Pokud si oba nástroje automaticky nevyměňují informace o skladových pohybech, data se na obou místech čím dál víc liší a nemůžete se na ně spolehnout. Po každé objednávce například musíte ve skladovém modulu ručně odečíst množství zboží. Po naskladnění ho zase musíte ručně navýšit v účetním programu i v e-shopu.
Dřív nebo později tak v zásobách začne vznikat chaos a budou se množit situace, kdy si zákazník na e-shopu objedná zboží, které ve skutečnosti nemáte skladem.
🟩 S integrací
Skladová dostupnost se synchronizuje téměř v reálném čase. Například ihned poté, co si zákazník objedná zboží, se daný kus automaticky odepíše také ve skladovém modulu v rámci účetního programu.
Výsledkem je menší chybovost i mnohem lepší přehled, kde co máte. A hlavně zákazník nenakoupí zboží, které už je vyprodané, takže se na zákaznické lince vyhnete spoustě nepříjemných hovorů.
Propojení vám zpříjemní také přenos produktových informací mezi e-shopem a účetním programem. Stačí, když popisek, parametry nebo cenové hladiny napíšete jednou do skladové karty v Money S3 a údaje se automaticky propíšou také do e-shopu.
3. Škálovatelnost pro růst
🟥 Bez integrace
Pokud váš e-shop dlouhodobě roste a systémy nemáte propojené, poroste u vás také množství manuální práce i chyb. Každý kanál je totiž izolovaný a zvyšuje chaos v datech i firemních procesech.
Můžete na to reagovat tak, že najmete více lidí, ale tím výrazně vzrostou náklady a zbytečného papírování se nezbavíte. Dřív nebo později přestane být v administrativě přehled a rozmnoží se chyby, reklamace, nespokojenost zákazníků a e-shop růst neustojí.
🟩 S integrací
Účetní program se stává centrem, odkud řídíte celý chod firmy. Nejen, že máte všechna data a doklady na jednom místě. Snadněji také přidáte další e-shop, jazykové mutace při expanzi do zahraniční nebo snadněji proniknete na lokální marketplace.
Produkty, objednávky, faktury, ceny, sklady i expediční čísla dopravců se synchronizují napříč všemi prodejními kanály. Nemusíte na nic myslet, protože jsou součástí automatizačního procesu.
Výsledkem je zisk z více trhů s minimálními vícenáklady na lidské zdroje, standardizace procesů a hladký růst firmy.
4. Nižší provozní náklady
🟥 Bez integrace
Při manuálním režimu rostou provozní náklady. Především kvůli tomu, že musíte platit spoustu lidí na řešení rostoucí administrativy. Sekundárně pak kvůli nápravě chyb, které vznikají při manuálním přenášení dat.
„Bez integrace je každý přepis dat potenciální chybou. Ať už se budete snažit sebevíc, jsme lidé, kteří při mechanickém přepisování čas od času něco přehlédnou nebo zapomenou,“ říká Jan Koprajda.
🟩 S integrací
Když účetní program a e-shop propojíte, velkou část administrativy za vás vyřídí automatizace – vyřizování objednávek, spravování skladu, přepisování dat a další. Zaměstnanci přestanou trávit čas ubíjející operativou a mohou se věnovat smysluplné a důležité práci. Nebo se váš tým může pustit do činností, na které jste dosud neměli prostor.
Integrace v Money S3 vám ukážeme při bezplatné konzultaci
Rezervujte si svůj termín
5. Navazující možnosti chytrých automatizací a pravidel
🟥 Bez integrace
„Pokud neintegrujete, nemáte mezi systémy nastavená pravidla, reakce ani případná upozornění. Co se stane s objednávkou, která není zaplacená už 7 dní? Co když nějaký produkt zrovna došel? Často na všechny tyto detaily musíte myslet a pak stavíte na tušení nebo pocitech,“ říká Jan Koprajda.
Všechny tyto potenciální situace musíte vy i vaši kolegové nosit v hlavě nebo při nich improvizovat. Nezaplacené objednávky třeba ručně kontrolujete a poté rozesíláte zákazníkům upomínky. A věřte, že s růstem e-shopu roste i počet těchto potížistů, kteří si objednávku rozmyslí až po jejím odeslání.
🟩 S integrací
Pokud máte systémy propojené, můžete si nastavit automatizace přesně tak, jak potřebujete. Třeba u zmíněné objednávky, která leží déle jak 7 dní nezaplacená, si nastavíte, ať ji účetní program automaticky zruší a pošle o tom informace do e-shopu a následně zákazníkovi.
Nebo systém pošle zprávu klientovi a počká dalších 7 dní, kdy opět vykoná sám nějakou aktivitu. Nebo zmiňovaný produkt v e-shopu skryje, protože zrovna došel. A jakmile se naskladní, tak jej rovnou i odkryje.
„Díky integracím začínají vaše systémy fungovat jako opravdový pomocník, ne pouze nástroj, který je potřeba neustále ručně krmit daty,“ říká Jan Koprajda.
Jak s integrací e-shopu začít
Integrace účetního programu s e-shopem může být velmi jednoduchá, ale také složitá. Odvíjí se například od toho:
- jaký e-shop používáte,
- jaký účetní systém máte,
- jste-li B2C, nebo B2B,
- zda máte k dispozici API, nebo musíte jít přes výměnu souborů,
- jestli chcete napojit pouze objednávky a sklady, nebo také produkty, ceny, faktury a expediční čísla?
- Máte nějaké specifické potřeby ve svých procesech?
Pokud například používáte účetní program Money S3, můžete ho jednoduše propojit s většinou velkých e-shopových platforem pomocí modulu API a zvládnete to sami.
Můžete ale mít například e-shop na míru, nebo potřebujete složitější integraci. V takovém případě zvažte spolupráci s integrační platformou, která zvládá monitorovanou orchestraci mezi systémy, změnové řízení a kontrolu dat.
V blízké budoucnosti bude bez integrace velmi těžké držet krok. Nejen s příchodem AI stojí dnes hladký chod e-shopu na kvalitních datech. A bez propojených systémů nejsou žádná data spolehlivá.
Dobře nastavená integrace mezi e-shopem a účetním systémem není výdaj. Je to investice do klidnějšího, výkonnějšího a škálovatelného podnikání.
Jan Koprajda
Byly informace v článku užitečné?
Hodnocení pouze pro uživatele našeho blogu.
Ano
Ne
