Integrace účetního systému s dalšími firemními nástroji je důležitým krokem ke zvýšení efektivity firmy – to už jsme si detailně shrnuli v předchozím článku. Ale co teď? Jak mám začít s integrací účetního systému s e-shopem, skladem nebo CRM, aby byla funkční, spolehlivá a přinesla užitek? V článku vás upozorníme na 5 nejčastějších výzev, které vás během integrace mohou potkat. Naštěstí se jim lze snadno vyhnout.
Obsah
Se svým týmem vyvíjí integrační platformu Symmy.com, která pomáhá propojit jakýkoliv účetní nebo ERP systém s moderními webovými aplikacemi, jako jsou např. e-shopy, skladové a CRM systémy, výrobní konfigurátory nebo B2B portály.
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/jan-koprajda
1. Přípravná fáze jako základ úspěšné integrace
„I na první pohled jednoduchý integrační projekt mohou potkat rizika a chyby, které posunují deadliny, integraci prodraží, nebo dokonce ohrozí její přínos. Proto je extrémně důležitá příprava. Vědět, co přesně potřebuji, aby byla integrace účetního systému s jiným softwarem nebo webovou aplikací opravdu užitečná, je základním kamenem úspěšné integrace,“ říká Jan Koprajda z integrační firmy Symmy.
Příprava na integraci nemusí zabrat spoustu času, někdy stačí pár hodin. Během přípravy podnikněte alespoň tyto kroky:
- určete potřeby a cíle integrace – jaké procesy má integrace automatizovat (např. přenos objednávek a dokladů), jaké výhody má přinést (např. nižší chybovost a úsporu času) a která data chcete přenášet (např. faktury nebo stavy zásob),
- ověřte, zda a jak lze oba systémy propojit (půjde to přes API, nebo bude potřeba jiné řešení?),
- zjistěte u experta, zda máte na integraci připravenou infrastrukturu (je např. váš server připravený na častou výměnu dat?),
- promyslete záložní plán pro případ výpadku integrace,
- nebo ověřte, zda bude přenos data dostatečně zabezpečený a bude například splňovat GDPR.
💡TIP: Spousta účetních i jiných systémů má již připravené tzv. přímé integrace. Například Money S3 propojíte s vybranými e-shopy, platebními bránami, fakturačními aplikacemi a dalšími nástroji z Katalogu doplňků jednoduše a bez asistence programátora. S jakýmkoliv jiným propojením vám pak pomůže integrační partner Money S3.
2. Výběr integračního prostředníka a technologií
Každá integrace má dvě nezbytné součásti:
- integrátora – integraci může provést integrační partner, váš interní IT specialista nebo u předchystaných integrací kdokoliv z firmy,
- a integrační technologie – může jít o předchystané propojení mezi nástroji, API, middleware nebo složitější řešení na míru.
„Výběr integračního prostředníka má velký vliv na průběh a výsledek integrace. V dnešní dynamické době už nemusí stačit prostředník, který má sice řešení kompatibilní s oběma systémy, ale postrádá flexibilitu pro budoucí rozvoj. Vaše požadavky na integraci určitě časem porostou, a proto by měla být integrace připravena na to, že ji budete chtít časem rozšířit,“ upozorňuje Jan Koprajda.
Výběr služby nebo technologie, přes kterou budou vaše nástroje integrované, je proto stejně důležitý jako výběr samotného účetního programu. Zejména u propojení s klíčovými nástroji jako e-shop nebo pokročilý skladový systém. U jednoduchého propojení například s platební bránou žádné velké škálování řešit nemusíte – ale čím robustnější je nástroj, se kterým účetní program propojujete, tím buďte během přípravy důslednější.
💡TIP: S výběrem vhodného integračního partnera vám ideálně pomůže přímo dodavatel účetního programu. Ví totiž, kteří integrační partneři jeho softwaru rozumí a mají za sebou stovky úspěšných integrací. Například konzultanti účetního programu Money S3 vám rádi doporučí vhodného integrátora na základě nástroje, se kterým chcete systém propojit.
„U složitějších propojení vám integrační partner pravděpodobně dá na výběr z více nástrojů pro integraci. Ty se mohou lišit cenou, rychlostí nebo flexibilitou řešení. Proto s integračním partnerem prokonzultujte své potřeby a nechte si poradit. Vyplatí se to,“ dodává Jan Koprajda.
3. Otevřená a jednoznačná komunikace
Když nasazujete nový nástroj, který výrazně ovlivní chod firmy (třeba účetní, skladový, nebo ERP systém), je velmi důležitá komunikace mezi všemi, kdo se na projektu podílí. Například mezi zástupci jednotlivých oddělení, dodavateli systémů nebo integračním partnerem. To samé platí i pro integrace.
„Často překážkou během integrací bývá nedostatečná a nejednoznačná komunikace mezi dodavatelem a zákazníkem, interními týmy a správci účetního softwaru. Například účetní a manažeři často předpokládají, že „IT už to nějak zařídí“, zatímco IT tým nemusí přesně chápat potřeby účetní. Chybí často jedna osoba, která je garantem celé integrace, buď na straně dodavatele, nebo na straně klienta, a pak se jedna strana vymlouvá na druhou nebo dokonce na třetí,“ říká Jan Koprajda.
Vždycky proto určete garanta, který bude dohlížet na hladký chod integrace a řídit komunikaci mezi všemi, kdo se na integraci podílí. Může to být váš zaměstnanec, ale i expert na straně integračního partnera, který projekt celkově odpovědně odřídí a provede vás celým procesem.
4. Dokumentace a údržba integrace
„Dokumentace se často jeví jako zbytečná záležitost. Prostě se ty objednávky pošlou do účetního programu, vystaví se faktura, odečte skladová zásoba a je to. Ale pak to začne. Při implementaci se zjistí, že u této objednávky je potřeba udělat vyjímku, protože se jedná o zákazníka s IČem. Skladová zásoba se musí jinak validovat a kontrolovat, abychom neprodávali kusy, které nejsou skladem. Faktury je třeba vystavovat ještě pro další 3 nové země, protože expandujeme. A takových výjimek a specifických požadavků postupně přibývá,“ popisuje Jan Koprajda.
Když po roce nebo dvou odejde z firmy kolega, který integraci nastavoval a všechna pravidla nosil v hlavě, firma je najednou ztracená. Jakmile potřebujete integraci s účetním programem upravit nebo vyřešit chybu, nový zodpovědný člověk od nuly zjišťujte, jak integrace funguje.
Proto si ke každé integraci vypracujte nebo nechejte vypracovat (od integračního partnera) alespoň procesní mapu integrace s popisem klíčových nastavení a úprav. U jednoduchých integrací to zabere jen hodinu navíc a integrace bude díky tomu dlouhodobě udržitelná.
💡TIP: Pokud účetní program nabízí předchystané integrace, dokumentace je často již jejich součástí. Pokud například účetní program Money S3 chcete propojit s e-shopem z Katalogu rozšíření, dostanete k této integraci podrobnou dokumentaci s popisem nastavení a návodem k propojení.
Integrace v Money S3 vám ukážeme při bezplatné konzultaci
Rezervujte si svůj termín
5. Testujte, testujte a pak pro jistotu ještě jednou
„Po spuštění integrace opravdu nestačí si poslat jednu objednávku, která je v pořádku a správně se propsala. Zkoušejte různé scénáře, aby vás v ostrém provozu integrace nic nepřekvapilo,“ radí Jan Koprajda.
Testování integrace nepodceňte. Je jednodušší nedostatky odhalit před spuštěním integrace a hned je opravit, než si jich všimnout za pár měsíců a poté odstraňovat chyby, které napáchaly. Zejména pokud si chyb všimnou i zákazníci – nalomená pověst se opravuje hůř než špatně zatrhnutá kolonka v nastavení.
Doporučujeme testovat následovně:
- Pokud to účetní program nebo druhý systém umožňuje, využijte oddělené testovací prostředí, kde můžete simulovat reálné situace bez dopadu na ostrá data.
- Pokud testování probíhá v reálném prostředí, vytvořte zálohu účetních a obchodních dat.
- Zkontrolujte, zda se všechny datové položky správně přenášejí mezi systémy (např. faktury, objednávky i skladové položky).
- Pokud je integrace nastavena na pravidelné aktualizace, ověřte, zda běží podle plánu.
- Otestujte všechny běžné i méně časté scénáře, se kterými se budete v praxi setkávat (např. vytvoření objednávky v e-shopu, stornování objednávky, platba v cizí měně apod.).
- Otestujte přenos velkého objemu dat (například 100 objednávek naráz).
- Otestujte výpadek jednoho ze systémů, ať se na tuto situaci do budoucna připravíte.
Jak zdolat výzvy integrací v 5 krocích
Závěrem přikládám stručný souhrn rad, díky kterým zmíněné výzvy zvládnete.
- Projděte aktuální procesy v účetním systému a vydefinujte si, zda je chcete pouze automatizovat, nebo i upravit.
- Vyberte si vhodného integračního prostředníka a integrační nástroj, který bude reflektovat vaše reálné priority a potřeby.
- Určete si jednoho garanta celé implementace a zahrňte do procesu všechny klíčové zaměstnance a partnery.
- Vypracujte dokumentaci klíčových nastavení a úprav na míru, abyste v budoucnu nebyli překvapeni.
- Nepodceňujte testování a samotnou integraci před spuštěním vyzkoušejte na vícero scénařích.
Jan Koprajda, CEO společnosti Symmy
Byly informace v článku užitečné?
Hodnocení pouze pro uživatele našeho blogu.
Ano
Ne
