[Money S3 18.500] Přichází anonymizace dat. Money už je nyní 100% připravené na GDPR

Proč musíte anonymizovat data?

Když si zákazník požádá o smazání svých osobních údajů z vašich systémů a vy nemáte žádný právní důvod tato data schraňovat, musíte mu podle GDPR vyhovět. Z účetních důvodů ale nelze v Money jen tak smazat všechny doklady, na kterých je uvedené zákazníkovo jméno, telefonní číslo, e-mail nebo IČ.

Právě proto je tu anonymizace dat. Nástroj, který vymaže všechny osobní nebo citlivé údaje zákazníka napříč Money a nahradí je textem Anonymizováno. Například účetní doklady klienta vám tak v systému zůstanou, ale jeho osobní údaje z nich nenávratně zmizí.

Jak nástroj využijete?

Jelikož je anonymizace nevratný proces, máte ji v Money z bezpečnostních důvodů ve výchozím nastavení vypnutou. Pro aktivaci si na kartách přístupových práv jednotlivých uživatelů povolte Anonymizaci údajů.

Po aktivaci funkce již přejdete do Adresáře, kde vyberete kontakty, které chcete anonymizovat, a následně v dialogovém okně nastavíte podmínky anonymizace.

Anonymizovat můžete celá textová pole (například název, adresa, IČ atd.) nebo jen vybraný řetězec (například josef.novak@seznam.cz). Po skončení anonymizace si můžete v Money vygenerovat protokol s výpisem provedených akcí.

Jestliže chcete anonymizovat data na dokladech bez vazby na Adresář, přejděte na kartu Obchod / Adresář / Anonymizace dat / Anonymizace na dokladech bez vazby na adresář a zde pomocí checkboxů vyberte doklady, které si přejete anonymizovat. Systém vám obratem vypíše seznam všech dotčených dokladů, vy označíte ty, které chcete anonymizovat, a pak již v dialogovém okně postupujete stejně jako v případě Adresáře.

Money je nyní 100% připravené

Anonymizace dat byla posledním dílkem, který v mozaice GDPR Money S3 ještě chyběl.

Již v předchozí verzi 18.400 jsme představili rozšířenou historii akcí pro snadnější hlídání seznamů s osobními údaji nebo možnost zákazu hromadných exportů vybraným uživatelům. Více informací se dočtete v tomto článku.

Na GDPR reagovala také dřívější verze 18.300, která vám jakožto administrátorům přinesla možnost přikázat uživatelům silnější přístupová hesla nebo umožnila provázání účtu Money s účtem Microsoft pro přihlášení do Windows. O této verzi se dočtete více tady.

Jestliže si chcete o novinkách ve verzi 18.500 přečíst ještě více, projděte si kompletní seznam změn.

Videonávody k funkcím GDPR naleznete zde.

GDPR – Obecné nařízení o ochraně osobních údajů naleznete zde.

Pozn.: Money S3 ve verzi 18.500 mají k dispozici pouze uživatelé s platnou Podporou a Aktualizací na rok 2018.