Od tvůrců úspěšného účetního programu

Novinky z Money / Produktové novinky/Nový modul Inbox v Money S3 vás zbaví přepisování přijatých dokladů

Nový modul Inbox v Money S3 vás zbaví přepisování přijatých dokladů

Nový modul Inbox v Money S3 vás zbaví přepisování přijatých dokladů
Nový modul Inbox v Money S3 vás zbaví přepisování přijatých dokladů

Obsah

    Do Money S3 jsme přidali nový volitelný modul, který ušetří hodiny práce účetním i podnikatelům, kteří zpracovávají přijaté doklady. Modul Inbox funguje jako centrální úložiště dokladů, přehledný elektronický archiv i jako čtečka, která vyčte data z faktur a zbaví vás jejich přepisování.

    Jedno úložiště na všechny přijaté doklady

    Firmy často přijímají faktury a jiné doklady na několik různých e-mailových adres, kde v nich ztrácí přehled. Modul Inbox pomáhá tím, že funguje jako centrální úložiště všech přijatých dokladů. Inbox má přidělenou e-mailovou schránku, na kterou klienti, partneři i vaši kolegové posílají všechny přijaté faktury, takže je máte na jednom místě.

    Pokud jste doteď přijímali přijaté doklady na různých adresách a k tomu ještě fyzicky, nemusíte kvůli zavedení Inboxu nic měnit. Stačí dosavadní e-mailové schránky přesměrovat, aby doklady posílaly do Inboxu, kde budou všechny pohromadě. Pokud chcete v Inboxu evidovat i fyzicky přijaté faktury, můžete je naskenovat a do Inboxu vložit.

    Stejně jako všechny části Money S3 je i modul Inbox velmi podobný oblíbeným kancelářským programům, jako je například Outlook. S Inboxem se pracuje podobně jako s e-mailovou schránkou, takže se rychle zorientujete. Nově přijaté doklady se vám zobrazí vytučněné – díky tomu vám žádný neunikne.

    Čtečka dat, která vás zbaví přepisování

    Jakmile vám do Inboxu začnou přicházet doklady, pustí se do práce automatická čtečka dat. Ta z dokladů vyčte všechny důležité údaje a připraví doklady k zaúčtování. Na pár kliknutí pak údaje vložíte do účetnictví v Money S3 jako přijaté faktury, dodací listy nebo třeba pokladní doklady.

    Aktuálně Inbox vyčte údaje z dokladů ve formátu: 

    • ISDOC (standardizovaný český formát, který podporuje většina účetních programů a ERP systémů),
    • ZUGFerD (standardizovaný formát německých a francouzských faktur)
    • a ze všech dokladů ve formě QR + F kódu.

    Vyčtené doklady vám Inbox vyznačí, abyste věděli, které doklady máte připravené na zaúčtování a které musíte přepsat ručně.

    Velkou výhodou této funkce je, že pokud běžně přijímáte doklady ve zmíněných formátech, Inbox vám ušetří hodiny času, které byste strávili přepisováním dokladů do účetního systému.

    Inbox vám automaticky vyčte data z faktur

    Vložte libovolné faktury a zjistěte,
    kolik z nich vám umí Inbox vyčíst:
    Klikněte zde, nebo přetáhněte vaše
    faktury sem
    z Xvložených faktur vám Inbox automaticky vyčte data zY fakturZkusit znovu

    Bezpečný a přehledný elektronický archiv

    Třetí klíčovou výhodou je, že Inbox slouží také jako přehledný a bezpečný elektronický archiv. Jakmile modul vyčte data a pomůže vám je zaúčtovat, doklady v Inboxu zůstanou archivované.

    Pokud jste doposud přijaté doklady tiskli a skladovali v šanonech, s modulem Inbox už nemusíte. Všechny přijaté doklady archivujete přímo ve svém účetním systému a díky jednoduchým filtrům v Inboxu do minuty dohledáte jakýkoliv doklad. Ušetříte tak nejen čas při hledání dokladů, ale také místo v kanceláři.

    Modul Inbox nabízí stejně jako celé Money S3 pokročilé možnosti zabezpečení, takže si sami zvolíte, kteří zaměstnanci mají k dokladům přístup nebo nastavíte pravidelné zálohování.

    Kromě firem usnadní modul Inbox spoustu práce také externím účetním. Vytvoří si ve svém Money S3 samostatnou schránku pro každou firmu, které zpracovávají doklady. Poté můžou mezi jednotlivými agendami jednoduše překlikávat a faktury od klientů mají přehledně roztříděné.

    Vyzkoušejte si modul Inbox zdarma

    Jestli už Money S3 máte, vyplňte formulář níže a modul Inbox vám zdarma aktivujeme. Můžete v něm bezplatně pracovat do konce roku 2022. A pokud si chcete spočítat, zda se vám modul Inbox vyplatí, vyzkoušejte naši interaktivní kalkulačku.

      Odesláním souhlasíte s našimi zásadami pro zpracování os. údajů.

      Často kladené dotazy z webináře

      Inbox dokáže vyčítat QR kódy, které reprezentují doklady a obsahují data potřebná pro jejich vyčtení. Není tak možné importovat např. faktury, které sice obsahují QR kód, nicméně je určený pro platbu faktury, a tudíž neobsahuje data potřebná pro založení dokladu. Stejně tak není možné vyčítat QR kódy obsahující např. odkazy na webové stránky apod.

      V modulu je ikona ozubeného kolečka, která Vám Vaši adresu zobrazí.

      Možné to je, u QR kódu záleží na jeho velikosti, ale také na tom, zda splňuje standardy – některé QR kódy např. používají trošku jiné kódování apod.

      Pokud doklad obsahuje identifikaci skladových položek (katalogové číslo, PLU, čárový kód), tak ano.

      V dokumentech v úložišti je složka Inbox, do které se dokumenty ukládají.

      Variantu importu vydaných faktur v současnoti nepodporujeme, nicméně to vnímáme jako zajímavou funkcionalitu, kterou bychom do budoucna rádi přidali.

      Cloudové úložiště Azure obecně splňuje všechny podmínky GDPR, takže není potřeba mít starost o ochranu osobních údajů. Navíc služba data po 60 dnech od zpracování promazává a zůstávají Vám potom nadále pouze ve Vašem úložišti v rámci Money.

      V dokumentech v úložišti pro konkrétní agendu je složka Inbox, do které se dokumenty ukládají. Rychlost programu by přiložené dokumenty ovlivňovat neměly.

      Připojené dokumenty by na rychlost programu neměly mít žádný vliv.

      Služba, která zajišťuje vyčítání dat je umístěna v Azure, což je klaudové úložiště poskytované společností Microsoft. Fyzicky bude na serveru v některém z jejich datacenter, která musí splňovat velmi přísné bezpečnostní podmínky, mnohem vyšší než jste např. schopen zajistit na svém počítači.

      Cenový model je opravdu 990 Kč/agenda/rok. Tedy ano, při 5 agendách to znamená 5x 990 Kč ročně.

      Ano, zůstane, nemusíte se bát, že byste o dokument přišli.

      Pokud je součástí faktury i informace o čísle původní objednávky je to možné.

      Ano, přesně tak.

      Ano, Inbox dokáže pracovat i se závazky.

      Jedná se o rozšíření modulu, které by využívalo možnosti vyčítání prostřednictvím AI (umělé inteligence). Toto rozšíření je zatím ve fázi vývoje a testování a bude pravděpodobně dostupné v budoucnu.

      Bohužel ne, protože technologie QR kódu toto neumožňuje.

      Určitě ano, prosím kontaktujte naši technickou podporu.

      Ano, přesně tak, pokud z příchozí zprávy Inboxu vytvoříte některý z dokladů, připojí se k němu dokument automaticky.

      Cena podpory a aktualizace není závislá na využívání/nevyužívání modulu Inbox.

      Ano, promazávání zpráv je možné prostřednictvím tlačítka „vyjmout“, které se nachází v levém horním rohu, popř. lze tuto volbu nalézt i po kliknutí pravým tlačítkem na řádek konkrétní zprávy.

      ZIP soubor schránka nezvládne zpracovat, nicméně není nutné zasílat soubory pouze jednotlivě. Zpráva může obsahovat i více souborů.

      Ano, určitě je to možné.

      Dokumenty jsou po zpracování archivovány v rámci Money napořád.

      ZIP soubor schránka nezvládne zpracovat, nicméně není nutné zasílat soubory pouze jednotlivě. Zpráva může obsahovat i více souborů.

      Ano, je to možné. Doklad si můžete otevřít přímo ze zprávy, popř. připojeného dokumentu.

      Ano je to možné. Při ručním vytváření dokladů je možné zvolit: fakturu přijatou, závazek, pokladní doklad, skladový doklad, objednávku přijatou.

      Dokumenty jsou dostupné přímo z Money -> dokumenty v úložišti -> složka Inbox.

      V rámci Money S3 nikoli.

      O novinkách ve verzích informujeme pravidelně prostřednictvím mailingu, popř. jsou veškeré informace k jednotlivým modulům dostupné na webových stránkách a měly by být vždy dohledatelné.

      K vytvořeným dokladům se dostanete bez ohledu na to, zda budete Inbox využívat i nadále či nikoli.

      Dokumenty jsou dostupné z Money, odkud je je možné ukládat i přímo do nějaké složky ve Vašem PC.

      Nebudete moci využívat výhody modulu ale o svá data nepřijdete.

      Modul lze využít jako částečný digitální archiv, nicméně aktuálně nesplňuje legislativní požadavky na nutnost označování např. prostřednictvím elektronických podpisů nebo pečetí. Toto téma ale vnímáme jako zajímavé a rádi bychom se mu v budoucnu věnovali.

      Ano, zpráva může mít více příloh.

      Pokud obdržíte v rámci Inboxu objednávku je možné ji zpracovat. Stejně tak je možné zpracovat i skladový doklad.

      Toto zatím není možné.

      Ano, je to možné. Dokud není doklad zpracován zůstává ve službě pořád, po jeho vyčtení zmiz data z vyčítací služby po 60 dnech a dále jsou evidována pouze v Money.

      Pokud faktura obsahuje informace potřebné k identifikai skladových položek, tak to není problém.

      Toto zatím není možné.

      Nemusíte se obávat, vytvořené faktury Vám nikam nezmizí, poze přijdete o možnost využívat výhody modulu i nadále.

      Volba pro kolik agend budete chtít modul využívat je na Vás. V praxi je to ale opravdu tak, že Inbox je potřeba zakoupit pro každou agendu, ve které byste jej chtěli využívat.

      Finanční úřad v současnosti vyžaduje pro elektronickou archivaci přísnější podmínky, které Inbox nesplňuje. Nicméně o tomto rozšíření do budoucna uvažujeme.

      Ano, asi nejjednodušší je neprodloužit její předplatné na další rok.

      Omezení je 150 terabajtů na jednu agendu, což je tak velký objem dat, že se k němu pravděpodobně ani vzdáleně nepřiblížíte. Není se tedy nutné obávat, že by Vám kapacita Inboxu nestačila.

      Ukládají se přímo do Money do dokumentů v úložišti.

      Pokud již existuje faktura se stejným číslem, jste na to upozorněni.

      Tak to není, při importu je možné i zvolit, zda mají být položky přidány jako neskladové nebo skladové.

      V současnosti ne. O této funkcionalitě uvažujeme do budoucna.

      Ano, lze.

      V případě více dokladů v jedné zprávě probíhá jejich zpracování postupně po jednom. U zpráv, které lze vyčíst automaticky se importy otevírají jeden po druhém. Ty které nejde automaticky vyčíst je nutné zpracovat ručně, obdobným způsobem, jak by byl doklad ve správě samostatně.

      Ano, Inbox to dokáže, faktura musí mít pouze informaci o čísle zálohové faktury.

      Ano, u automaticky vyčítatelných dokumentů to pozná. Pokud se odběratel liží od údajů agendy Inbox na to při importu upozorní.

      V případě více dokladů v jedné zprávě probíhá jejich zpracování postupněza sebou. U zpráv, které lze vyčíst automaticky se importy otevírají jeden po druhém, dokud nejsou všechny vyčteny. Ty které nejde automaticky vyčíst je nutné zpracovat ručně, obdobným způsobem, jak by byl doklad ve správě samostatně.

      Zatím ne, uvažujeme o tomto rozšíření do budoucna.

      Funkcionalita modulu by měla být stejná.

      Vyčtení QR kódu je závislé na jeho kvalitě a velikosti, je tedy možné že se jeho vyčtení nevydaří.

      990 Kč/agenda/rok

      Děkujeme za zpětnou vazbu, o rozšíření vyčítání z PDF uvažujeme do budoucna.

      Modul je vázaný na program Money S3 a lze tak do něj vstupovat pouze z programu.

      Ano, pokud PDF obsahuje OQ kód modul Inbox by jej měl detekovat a vyčíst. V tomto případě záleží ale i na tom, jaká je velikost QR kódu na faktuře.

      Prosím, kontaktujte technickou podporu, která Vám určitě pomůže.

      Děkujeme za podnět, zaznačím si ho jako možný rozvoj modulu do budoucna.

      Děkujeme za zpětnou vazbu.

      Ano, je to možné.

      Nastavení vlastního emailu není bohužel možné, je potřeba využívat přidělenou adresu. Pokud již nějaký email využíváte je možé přesměrovat zprávy z něj na adresu Inboxu.

      Děkujeme za podnět, zvážíme ho.

      Zasílání emailů přímo z Inboxu možné není, pokud si doklad vyčtete, pak už s ním můžete pracovat jako s jakýmkoli jiným dokladem v Money a tyto funkcionality možné jsou.

      Ano, přístupová práva je možné využít i v Inboxu.

      Ano, bude.

      Inbox není nijak propojený s emailem, který využíváte v rámci Money S3. Pokud již teď využíváte nějaký jiný email pro příjem dokumentů, je možné přesměrovat zprávy z tohoto emailu na adresu Inboxu.

      Pokud si fakturu otevřete v nějakém PDF readeru, tak je určitě možné využít druhou obrazovku.

      Pravděpodobně v průběhu příštího roku.

      Každý Váš klient musí mít vlastní Inboxovou schránku pro svou agendu, tedy každý to zasílá na jinou adresu.

      Ano, je tomu tak.

      Cena modulu je 990 Kč/agenda/rok. Poplatek na rok je vždy stejný a neplatí se žádný popatek za pořízení modulu.

      Ano, přesně tak, cena je za jednu agendu na rok.

      Pro správnou funkčnost modulu Inbox je potřeba využívat alespoň verzi

      Prosím, kontaktujte technickou podporu, která Vám určitě pomůže.

      I faktura vytvořená ručně má na sobě vazbu na příchozí zprávu. Zpráva, která nelze automaticky vyčíst se pouze automaticky neoznačí jako zpracovaná, to je potřeba označit ručně.

      Prosím, kontaktujte technickou podporu, s konkrétními příklady.

      Pokud vytvoříte fakturu z Inboxu ručně a následně ji budete z Money chtít dále distribuovat je možné využít odeslání i jako PDF s ISDOC.

      Tuto funkcionalitu Inbox zatím neumožňuje.

      Zpracovávání faktur, které lze vyčíst automaticky i těch které nikoli je potřeba vždy zahájit ručně, což je i chvíle, kdy je možné odstranit nevyžádané faktury.

      Bežným scanováním to bohužel možné není. Mnoho poskytovatelů ať už účetních nebo WRP softwarů tyto formáty postupně implementuje. Doporučuji oslovit své partnery a dodavatele, zda by nebyli schopni zasílat doklady v těchto formách.

      Ano, můžete zasílat i nascanované dokumenty, jen je bude nutné vyčítat ručně.

      Ano, půjde ale je potřeba dodržet pravidlo 1 dokument = 1 doklad, tedy mít pro každou fakturu vlastní PDF.

      V zásadě ano, nicméně doporučujeme provádět pravidelnou aktualizaci, aby jste např. nepřišla o nějakou novou funkcionalitu.

      Vychází z typu faktury, který se volí při importu, nicméně je lze následně upravit.

      S formátem ZIP si Inbox neporadí, je potřeba je zasílat jako jednotlivé dokumenty, kterých v rámci zprávy může být i několik.

      Prosím kontaktujte technickou podporu, může se jednat např. o velmi starou verzi ISDOCU.

      O této funkcionalitě uvažujeme do budoucna, zatím to ale možné není.

      Ano, o této funkcionalitě do budoucna uvažujeme.

      Ano, i takovouto fakturu přijmout lze, jen není možné její automatické vyčtení.

      V rámci jedné agendy v Money S3 může být vždy pouze jeden Inbox. Pokud Váš klient využívá vlastní Money S3 může si vytvořit svůj Inbox – adresa schránky v tomto případě nebude shodná, nemusíte se bát že by se zprávy např. navzájem zaměňovaly apod.

      V každé agendě budete mít vlastní adresu inboxové schránky, kterou dáte svým klientům vždy samostatně.

      Zatím ne, nicméně to vnímáme jako zajímavou funkcionalitu, kterou bychom v budoucnu rádi přidali.

      V modulu Inbox ne, po jejich vyčtení je to možné přímo ve fakturách.

      Ano, lze zpracovat i více faktur v rámci jednoho mailu.

      Ano, můžete si znovu pustit záznam z webináře.

      Ano, přesně tak.

      U ručního zpracování je potřeba doklad připojit ručně.

      Pro každou agendu je potřeba mít vlastní Inbox.

      Děkujeme za podnět. Počet oken jsme snížily na co možná nejmenší možný počet, zároveň ale chceme zajistit i určitou kontrolu.

      Omlouváme se za komplikace. Záložka Money -> Nápověda a kontakty -> Licenční manažer. V oknu licenčního manažera kliknout na link Aktualizovat moduly. Doporučuji si ještě jednou pustit záznam z webináře, kde je to i s ukázkou.

      Inbox jako takový to nedokáže. V tomto případě doporučuji ve Vašem emailu nastavit pravidla pro přeposílání do inboxů na základě emailové adresy Vašich klientů.

      Ano, je možné zasílat i skladové doklady.

      Prosím kontaktujte technickou podporu, která Vám ráda pomůže.

      Ano, modul lze vyuzívat bez ohledu na to, zda je licence serverová nebo lokální.

      Propojení iDokladu a modulu Inbox není v plánu.

      Ano, při importu je zobrazena faktura, ve které si můžete vše nastavit dle svých potřeb.

      Ano, přílohy se stejně jako pro připojené dokumenty ukládají do dokumentů v úložišti. Dokumenty, které byly evidovány v rámci inboxu jsou umístěny ve vlastní složce.

      V Money zůstávají zprávy natrvalo. Mazány jsou ze serveru, aby nedokázelo zbytečně k duplicitní evidenci, nicméně vždy až po jejich vyčtení a zpracování v rámci Money.

      V současnosti bohžel ne.

      Doklady jsou ukládány do dokumentů v úložišti, defaultně do složky Inbox odkud si je můžete třídit dle potřeby dál.

      Doklady po vyčtení zůstávají přímo v Money, nikoli v serverové části Inboxu, takže se nemusíte bát dodatečných nákladů.

      Ano poradí, informaci o objednávce ignoruje.

      Typ dokladu se volí v rámi průvodce importem, takže možné to je, vyždy si můžete zvolit typ dokladu dle dodavatele.

      Cena za agendu a rok je vždy stejná pro první i x-tou agendu 990 Kč.

      Aktuálně budete mít do konce roku Inbox zdarma spuštěný na všech agendách a není proto nutné vybírat konkrétní agendu. Pokud se rozhodnete využívat inbox i nadále zpřístupníme Vám dialogové okno, které umožní jednoduchý výběr agendy.

      Pokud by součástí scanu faktury byl alespoň QR kód, tak ten si Inbox v rámci scanu nalézt dokáže a bylo by tak možné vyčíst alespoň hlavičku dokladu.

      Zkuste kontaktovat zákaznickou podporu, která Vám pomůže.

      Aktuálně Inbox dokáže přijímat doklady pouze přes schránku, nikoli např. ze sdíleného úložiště.

      Na stránce Inboxu (Nástroje/Inbox) pod ikonou ozubeného kolečka.

      Vyčtení vydaných faktur prozatím Inbox nepodporuje. Tuto funkcionalitu aktuálně připravujeme a rádi bychom ji vydali v rámci prvního kvartálu příštího roku.

      Pokud jsou uvedena na faktuře a zásobu lze identifikovat přes PLU, čárový kód nebo katalogové číslo, tak ano.

      Ano, je to možné.

      Doporučuji aktualizovat seznam faktur, pokud by problém i nadále přetrvával kontaktujte naši technickou podporu.

      Do Inboxu dokážete zaslat i excelovskou tabulku a tu následně pak i otevřít, nicméně doklady budete muset zpracovávat ručně, protože automatické vyčítání excelovských souborů Inbox nepodporuje.

      Výběr způsobu zasílání je na Vás, možné jsou obě varianty.

      Pokud již máte vytvořený typ faktury pro faktury přijaté, měla byste ho být schopna zvolit. V případě, že situace stále přetrvává kontaktujte prosím zákaznickou podporu.

      Lze i více zároveň, pokud obsahují standardizované formáty otevírá se import postupně jeden za druhým pro všechny faktury.

      Hlavičku dokladu (částku, číslo a dodavatele) vyčítá v případě QR kódu. Pokud doklad zasíláte ve formátu ISDOC nebo ZUGFeRD dokáže vyčíst i položky dokladu, potažmo se skladem.

      Aktuálně o tomto rozšíření neuvažujeme.

      Ano, tato změna bude možná jednou ročně.

      Pokud chcete využívat automatické vyčítání je potřeba faktury rozdělit do jednotlivých souborů.

      Nejjednodušším řešením je nastavit přeposílání těchto zpráv k Vám do Inboxu.

      Pokud faktura obsahuje údaje potřebné pro zaúčtování zaúčtuje se ihned po vyčtení.

      V případě že obsahuje standardizované formáty tak ano.

      Ano v dokumentech v úložišti si můžete doklady následně třídit i do podsložek.

      Všechny vyčtené dokumenty jsou uloženy přímo u Vás v Money. Na serveru jsou uloženy do té doby než dojde k jejich zpracování a následně jsou po nějaké době mazány.

      Inbox ktuálně excelovské dokumenty nepodopruje.

      Bohužel ne, bude zobrazený mail, který zprávu do Inboxu odeslal. Původního odesílatele můžete případně nalézt v těle zprávy.

      Položky faktury mohou být přijaty jako skladové položky, nicméně vytvářet příjemku z faktury není možné.

      Inbox aktuálně nesplňuje všechna legislativní nařízení, nicméně do budoucna uvažujeme o rozšíření, které by toto umožňovalo.

      Rozhodně pomůže s evidencí na jednom místě. Pokud si paragony budete scanovat a zasílat do Inboxu můžete je pak zpracovávat ručně jako pokladní doklady.

      O duplicity se bát nemusíte, adresa vznikne jen v případě, že v Money prozatím není evidována.

      Byly informace v článku užitečné?

      Hodnocení pouze pro uživatele našeho blogu.

      Ano
      Ne

      Sledujte podobné články na naší

      Facebookové stránce
      Banner na svobodnaucetni.cz