Obsah
Vylepšili jsme nový modul Inbox, aby představoval chytré řešení pro práci s vašimi doklady. Díky jeho nové funkci “Inbox Plus” máte nyní možnost vyčítat všechny typy (formáty) přijatých dokladů, tedy i ty nestandardizované. Říkáte si, KONEČNĚ!? Pak čtěte dál.
Komplexní řešení pro zpracování vašich přijatých dokladů
Modul Inbox je z pohledu uživatelů významnou pomocí pro všechny, kteří chtějí usnadnit a zefektivnit práci s přijatými podnikovými doklady. Je tomu tak hned ze 3 hlavních důvodů.
Modul Inbox nabízí:
- Plnohodnotný elektronický archiv pro ukládání všech přijatých podnikových dokladů – nemusíte přijaté doklady (vás nebo vašich klientů) archivovat fyzicky.
- Funkci v systému Money S3 umožňující automatické vyčítání dokladů, které pak uživatel snadno zaúčtuje na pár kliknutí.
- Elektronickou schránku, podobnou e-mailu, která slouží pro centralizovaný příjem dokladů od dodavatelů i zaměstnanců.
Modul Inbox tak spojuje schránku, archiv a čtečku dokladů do jediného systému a místa ve vaší firmě.
Mnoho uživatelů systému Money S3 již začlenilo do svého provozu modul Inbox a intenzivně ho využívá. Jaké jsou dojmy a zkušenosti paní Lenky Zvolánkové, manažerky účetního týmu z účetní kanceláře BDO, která modul Inbox aktivně používá?
Zkušenosti s Inboxem: Lenka Zvolánková z BDO
5 minut a pochopíte, jak funguje modul Inbox
Modul Inbox mají uživatelé systému Money S3 v záložce Nástroje. Po jeho otevření získají uživatelé přehledný pohled na všechny přijaté doklady, které jsou zobrazeny na jednom místě. Uživatelé mají možnost snadno filtrovat a vyhledávat konkrétní informace mezi doklady.
Modul Inbox zvládá vyčítat informace ze všech formátů přijatých dokladů, a to jak v nestandardizovaných formátech (PDF, JPEG, PNG apod.), tak i ve formátech standardizovaných (ISDOC, ZUGFerD/Faktur-X a QR kód – QR kód).
NOVĚ! Strojově nečitelné doklady pomáhá vyčítat služba Rossum, která je zpoplatněna navíc. U dokladů vyčítaných prostřednictvím tohoto rozšíření je možné zkontrolovat jejich vyčtení.
V Inboxové schránce má uživatel na jednom místě přehledný seznam zpráv, který zahrnuje:
- Od koho zpráva dorazila.
- Předmět zprávy.
- Druh přiloženého dokladu.
- A další informace.
V tomto seznamu má uživatel možnost nastavit si zobrazení hlavičky podle svých preferencí, aby měl snadno přístup k těm informacím, které ho zajímají. Zároveň lze zde jednoduše aktualizovat zobrazené zprávy.
Modul také poskytuje možnost „vazby“, která umožňuje zobrazit propojení mezi danou zprávou a již existujícím dokladem v systému Money S3 (např. s již přijatou fakturou). Díky tomu nedochází k duplicitám v systému.
Jak s Inboxem začít? Využijte přehledný návod
Návod k modulu Inbox v Money S3
Konkrétní postup práce v Inboxu je blíže popsán i v tomto návodu.
Časté dotazy a odpovědi
S aktivním využíváním modulu se obvykle pojí dotazy od uživatelů. Přinášíme vám proto přehled nejčastěji pokládaných otázek, které vás možná také napadly, spolu s odpověďmi od našich odborníků, které vám mohou pomoci při rozhodování:
Služba, která zajišťuje vyčítání dat je umístěna v Azure, což je cloudové úložiště poskytované společností Microsoft. Fyzicky se jedná o jejich datacentra, která musí splňovat velmi přísné bezpečnostní podmínky. Mnohem vyšší, než je uživatel schopen zajistit na svém počítači.
Ano. Pokud však nechcete měnit svou nynější, na kterou vám vaši partneři posílají doklady, není to problém – jednoduše vše přesměrujete v nastavení na novou adresu inboxu.
Omezení je 150 terabytů na jednu agendu, což je tak velký objem dat, že se k němu pravděpodobně ani vzdáleně nepřiblížíte. Není se tedy nutné obávat, že by Vám kapacita Inboxu nestačila.
S modulem Inbox není třeba zpětně kontrolovat vyčtené dokumenty. Sám modul je navržen tak, aby zamezoval chybovosti, ke které by docházelo v případě ručního přepisu. To se týká vyčítání faktur, které mají strojově čitelný formát (ISDOC, ZUGFerD/Faktur-X a QR kód – QR kód).
U dokladů vyčítaných prostřednictvím služby Rossum (tj. funkcí Inbox Plus) je doporučené zkontrolovat jejich vyčtení. Doklad si otevřete a klikněte na tlačítko „Zkontrolovat vyčtení“. Přesnost vyčtení je však nad 98 % a časem se modul dále zdokonaluje, proto se jedná o pouhé doporučení.
Modul Inbox získáte za 990 Kč za 1 agendu za 1 rok. Pokud máte zájem o využívání funkce Inbox Plus, tedy vyčítání informací za pomocí služby Rossum dokladů ve strojově nečitelných formátech, je nutné si připlatit navíc 5 Kč za jeden vyčtený doklad. Platba za vyčítání je fakturována zpětně.
Byly informace v článku užitečné?
Hodnocení pouze pro uživatele našeho blogu.
Ano
Ne
