Vystavené faktury a jejich účtování: 4 zásady a pravidla, bez kterých se neobejdete

Co je vystavená faktura?

Faktura je dokument, který je prodávající stranou zaslán kupujícímu jako žádost o platbu za dodané zboží nebo služby. Řádně vystavená faktura hraje v obchodních transakcích důležitou roli, neboť obsahuje přesný a úplný záznam o prodeji. Lze ji tak využít i pro  účetní a daňové účely, nebo pro řešení případných nedorozumění a sporů.

Jak se faktury vystavují?

Při vystavování faktur je třeba dodržovat následující zásady a pravidla:

1. Faktura musí obsahovat všechny zákonem stanovené náležitosti, mezi které patří:

• identifikační údaje prodávajícího a kupujícího (jméno, adresa, IČO),
• datum vystavení faktury,
• číslo faktury,
• popis dodaného zboží nebo služeb,
• množství a jednotkovou cenu zboží nebo služeb,
• sazbu a výši DPH,
• datum splatnosti faktury,
• a platební podmínky.

2. Fakturu je třeba vystavit včas, aby se předešlo problémům s pozdně splacenými fakturami, V ideálním případě by se tak mělo stát bezprostředně po uskutečnění prodeje nebo služby.

3. Faktura by měla být vystavena ve správném formátu, což platí pro papírovou i elektronickou podobu.

4. Vystavené faktury by měly být zahrnuty v účetní evidenci společnosti a řádně zaúčtovány. Proces vytváření a vystavování faktur (fakturace) zahrnuje evidenci tržeb, přijímání plateb od zákazníků, vyrovnávání pohledávek a vedení účetních záznamů.

V účetnictví je důležité vystavené faktury správně zaúčtovat pro zajištění správnosti obchodních transakcí a jejich souladu se zákonem.

Jakmile je faktura vystavena, je třeba prodej zaúčtovat do účetního systému:

• MD (Má Dáti): účet „Pohledávky“ (účet 311) – zaznamenává závazek zákazníka zaplatit poskytnuté zboží nebo služby.
• DAL: účet „Tržby“ (účet 6xx) – zaznamenává výnosy z prodeje zboží nebo služeb.

Když zákazník fakturu zaplatí , zaznamenejte tuto platbu do účetního systému:

• Debet: účet „Bankovní účty“ (účet 221) nebo účet „Pokladna“ (účet 211) – zaznamenává přijetí platby.
• Kredit: účet „Pohledávky“ (účet 311) – zaznamenává snížení pohledávek ve výši přijaté platby.

Po přijetí platby je třeba pohledávky vyrovnat, tj. spárovat platbu s konkrétní fakturou. Tím je zajištěna správná aktualizace stavu pohledávek zákazníka.

Vedení účetní evidence

Pro zajištění přesnosti a transparentnosti účetních záznamů je důležité evidovat všechny faktury a platby. Faktury by měly být uchovávány v souladu s českou legislativou, která lhůtu pro uchování stanovuje na nejméně 10 let.

Na konci účetního období by pak měla být provedena kontrola všech účetních záznamů pro zajištění jejich přesnosti a úplnosti. Po provedení případných oprav a úprav pak účetnictví za dané období uzavřete.

Dodržením výše uvedených kroků zajistíte správné zaúčtování a budete moci lépe sledovat finanční výkonnost vašeho podniku.

Usnadněte si fakturaci s Money S3

Vystavování faktur a jejich účtování je nedílnou součástí každého podnikání. S účetním softwarem Money S3 můžete vystavovat a účtovat faktury snadno a efektivně a zajistit, aby vaše firma správně evidovala příjmy a výdaje.

Money S3 nabízí modul Fakturace pro rychlé a jednoduché vystavování faktur s automatickým výpočtem DPH a data splatnosti. Software rovněž umožňuje sledovat vybrané faktury a jejich stav pro jednodušší účtování a sledování plateb.

Kromě toho můžete využít i další funkce systému pro sledování stavu zásob, generování zpráv a reportů, evidenci pohybů na účet a řadu dalších procesů. Vyzkoušejte zdarma bezplatnou verzi Money S3 Start obsahující všechny funkce.