Doporučené kontroly před prvním odesláním JMHZ

JMHZ – REGISTAČNÍ PROCESY

Do 31.3.2026 poběží registrace zaměstnavatele a registrace zaměstnanců dle stávající legislativy.

Od 1.4.2026 budou zaměstnavatelé plnit registrační povinnosti již jen dle nového zákona č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele.

Proces registrace zaměstnavatele od 1.4.2026

Proces jako takový se nemění, registrace je však rozšířena na širší okruh zaměstnavatelů, kteří zaměstnávají alespoň jednoho zaměstnance, přičemž pojem zaměstnanec je dle nového zákona o JMHZ mnohem rozsáhlejší, než známe definici ze zákoníku práce. Registrace je rozšířena o další nové atributy (údaje). Registr zaměstnavatelů se rozšíří na Evidenci zaměstnavatelů (§ 16 zákona o JMHZ).

Proces registrace zaměstnance od 1.4.2026

Proces jako takový se zásadně nemění, formulář ONZ (jak jsme byli zvyklí) bude obohacen o další data, která jsou potřeba pro výkon včleněných agend. Registr pojištěnců se rozšíří na Evidenci zaměstnanců (§ 18 zákona o JMHZ).

Posloupnost kroků od 1.4.2026

1. Doregistrace stávajících zaměstnavatelů (nebo registrace nových zaměstnavatelů k 1.4.2026).
2. Doregistrace stávajících zaměstnanců (nebo registrace nových zaměstnanců k 1.4.2026).
3. Až budou zprocesovány doregistrace, bude možné odeslat vůbec první měsíční hlášení JMHZ.

JMHZ – DOREGISTACE ZAMĚSTNAVATELE

Je-li zaměstnavatel veden v registru zaměstnavatelů podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění (ZNP) ve znění účinném před 1. dubnem 2026, je povinen do 30. dubna 2026 sdělit ČSSZ údaje, které ČSSZ neeviduje v registru zaměstnavatelů podle ZNP účinném před 1. dubnem 2026 (§ 39 odst. 4 zákona o JMHZ).

Již dříve registrovaní zaměstnavatelé musí tedy nejdříve provést v prvním kroku tzv. doregistraci zaměstnavatele. Tuto akci provedou jen jednorázově. K tomuto účelu bude vydán nový formulář (REGZEL_DOPL). U klasických zaměstnavatelů bude nutno prostřednictvím tohoto formuláře dohlásit minimálně tyto povinné údaje:

• Finančnímu úřadu pro / Specializovanému finančnímu úřadu
• Územní pracoviště v, ve, pro

Zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnance před 1. dubnem 2026 a není v registru zaměstnavatelů dle § 93 zákona o nemocenském pojištění, je povinen, trvá-li toto zaměstnání alespoň ještě 1. dubna 2026, přihlásit se do evidence zaměstnavatelů podle tohoto zákona nejpozději do 15. dubna 2026. Bude se víceméně jednat o drobné zaměstnavatele, kteří mají například jen dohodáře na DPČ bez povinné účasti na nemocenském pojištění, nebo vyplácí drobné odměny z titulu výkonu funkce statutárního orgánu.

Doregistrace zaměstnavatele je jako klika ode dveří. Až ji máme, teprve můžeme dveře otevřít a jít dál.

JMHZ – DOREGISTRACE ZAMĚSTNANCŮ

Je-li zaměstnanec veden v registru pojištěnců podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění ve znění účinném před 1. dubnem 2026, je jeho zaměstnavatel povinen od 1. do 30. dubna 2026 sdělit ČSSZ údaje, které tento zaměstnavatel sděluje při přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců podle zákona o JMHZ, a které ČSSZ neeviduje v registru pojištěnců podle ZNP ve znění účinném před 1. dubnem 2026 (§ 39 odst. 5 zákona o JMHZ).

Česká správa sociálního zabezpečení sdělí do 15. dubna 2026 zaměstnavateli, který je veden k datu 1.4.2026 v registru zaměstnavatelů podle ZNP, osobní identifikační čísla (OIČ) a identifikátory zaměstnání (ID PPV) jeho již dříve registrovaných zaměstnanců, a to prostřednictvím elektronické aplikace portálu ČSSZ (§ 39 odst. 6 zákona o JMHZ).

JMHZ – REGISTRAČNÍ ÚDAJE ZAMĚSTNANCE

Které údaje tedy bude muset zaměstnavatel nově registrovat či doregistrovat? Tyto údaje, které bude zaměstnavatel sdělovat, jsou stanoveny nařízením vlády č. 417/2025 Sb. Nově bude nutné u zaměstnanců hlásit např. nejvyšší dosažené vzdělání podle KKOV, viz tabulka níže (registrační formulář pro klasické zaměstnance včetně dohodářů).

Novou registraci provede zaměstnavatel formou přihlášky s typem akce 1: Registrace zaměstnance – Nástup do zaměstnání, Oznámení o zahájení přípravy pro zaměstnání, Oznámení o zahájení PPV (pracovněprávního vztahu) jiného než základního.

Doregistraci zaměstnance pak s typem akce 3: Registrace zaměstnance – Změna údajů zaměstnance.

Doregistraci zaměstnance pak s typem akce 3: Registrace zaměstnance – Změna údajů zaměstnance.

Tabulka v plném rozsahu ke stažení zde.

JMHZ – ZPŘÍSNĚNÍ REGISTRACÍ OD 1.7.2026

Pokud pomineme cizince, tak s účinností od 1.7.2026 dojde k velkému zpřísnění při registraci zaměstnavatele a jeho českých zaměstnanců, a to z důvodů častého výkonu nelegální práce.

Registrace zaměstnavatele od 1.7.2026

Noví zaměstnavatelé se budou muset registrovat s předstihem, a to:

• nejpozději 2 dny před předpokládaným dnem nástupu prvního zaměstnance
• nejdříve však 15 dnů před předpokládaným dnem „D“

Registrace klasického českého zaměstnance od 1.7.2026

Nové zaměstnance budou muset zaměstnavatel přihlašovat také s předstihem, a to:

• nejpozději před okamžikem zahájení výkonu práce
• nejdříve však 8 dnů před předpokládaným dnem „D“

JMHZ – NASTAVENÍ INTERNÍCH PROCESŮ

U českých zaměstnanců bude možná od 1.7.2026 tzv. předregistrace a doregistrace jejich údajů. U cizinců toto možné nebude a již od 1.4.2026 se budou hlásit všechny potřebné iniciály a údaje, a to již před okamžikem zahájení výkonu práce (toto mimo jiné platí již od 1.10.2025).

Pokud pracujete jako externí mzdové účetní, bude pro Vás dodržování výše uvedených termínů v praxi hodně složité. Jistou úlevou je možná tzv. předregistrace českého zaměstnance („částečné přihlášení“).

Při částečném přihlášení uvede zaměstnavatel údaje minimálně v rozsahu:

• jméno, příjmení, rodné příjmení,
• rodné číslo, místo narození, státní občanství zaměstnance,
• předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání,
• variabilní symbol zaměstnavatele.

Ostatní údaje stanovené pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců je zaměstnavatel povinen oznámit ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy tento zaměstnanec nastoupil k výkonu práce (§ 19 odst. 2 zákona o JMHZ).

V období od 1.4. do 30.6.2026 bude pro přihlášení českého zaměstnance platit dosavadní 8denní lhůta ode dne nástupu do zaměstnání a nebude se vyžadovat přihlášení před okamžikem zahájení výkonu práce.

JMHZ – KONTROLA PŘED ODESLÁNÍM HLÁŠENÍ

Upozorňujeme, že všechny povinné položky musí být vyplněny správně, jinak nebude možné hlášení odeslat. Měsíční hlášení JMHZ je možné vyplnit i přes jednotný elektronický formulář na Portálu ČSSZ (prakticky asi jen pro malinkaté zaměstnavatele). Hlášení JMHZ je možné podat pouze elektronicky prostřednictvím Portálu ČSSZ, datové schránky nebo přímo z účetních a mzdových programů přes API rozhraní APEP/VREP ve formátu XML. Po odeslání si uložte a archivujte potvrzení o řádném přijetí podání.