Přijímáte prvního zaměstnance: co vás čeká a jak vybrat mzdový software

První zaměstnanec je pro každého podnikatele velkým milníkem – je to jasný signál, že váš byznys roste. Kromě radosti z rozvoje firmy však přichází i strmý nárůst administrativy a legislativní odpovědnosti. Jako majitel malé firmy nebo OSVČ se najednou ocitáte v roli, kterou jste dosud neznali – stáváte se plátcem daně ze závislé činnosti, leží na vás správný odvod zdravotního pojištění, stáváte segarantem sociálního zabezpečení svého pracovníka. Také musíte případně správně vypočítat, srazit a odeslat exekuční či jiné srážky ze mzdy, z platu, z odměny. 

V článku se dozvíte, co všechno nová role obnáší a jak vám pomůže mzdový software:

• Co se změní, když přijmete prvního zaměstnance
• Proč mzdové účetnictví bez softwaru nefunguje
• Co musí mzdový software splňovat pro firmu do 5 zaměstnanců
• Zpracovávat mzdy interně nebo zadat externistovi?
• Jak začít se mzdami v Money S3: První kroky
• Bezchybný start v roli zaměstnavatele

Co se změní, když přijmete prvního zaměstnance

Okamžikem podpisu první pracovní smlouvy (nebo dohody) se z vás stává plátce daně ze závislé činnosti. Kromě vlastních daní ale nyní hlídáte i peníze svých zaměstnanců – vaším úkolem je správně vypočítat, srazit příslušnou částku a včas odvést daně i pojistné státu.

Zatímco faktury jste možná doteď zvládali v Excelu nebo jednoduchém online nástroji, mzdová agenda je disciplína, kde se chyby neodpouštějí. Stát nařizuje přísné termíny, specifické formáty hlášení a archivaci dat na desítky let. 

Registrační kolečko: Kde všude musíte být vidět?

Zdravotní pojišťovna

Svou firmu musíte zaregistrovat do registru zaměstnavatelů u každé zdravotní pojišťovny, u které je pojištěn alespoň jeden váš zaměstnanec. Stejné pojišťovně pak musíte nejpozději do 8 kalendářních dnů oznámit nejen nástup každého nového zaměstnance, ale i ukončení jeho pracovního poměru. Pokud máte například tři zaměstnance a každý využívá jinou pojišťovnu (např. VZP, OZP a ČPZP), komunikujete se všemi třemi subjekty současně. Pro dohody (DPP a DPČ) platí jiné podmínky, na zdravotní pojišťovny se hlásí až při překročení příslušných limitů.

Pozor: Pokud oznámení nepodáte včas, přechází tato povinnost na samotného zaměstnance, což může přitáhnout pozornost pojišťovny k vaší firmě.

ČSSZ

Nástup zaměstnanců musíte oznámit také ČSSZ v rámci nového systému Jednotného měsíčního hlášení (JMHZ). Nového člověka musíte přihlásit do evidence zaměstnanců nejpozději před okamžikem, kdy u vás začne pracovat. Lze naštěstí využít i tzv. částečné přihlášení, u kterého zbytek údajů doregistrujete do 8 dnů. Pro dohody (DPP a DPČ) platí  stejné termíny (bez ohledu na výši odměny zúčtované v konkrétním měsíci).

Registraci i hlášení vyřídíte přes on-line portály, datovou schránku, nebo nejjednodušeji přímo z mzdového softwaru ve formátu XML.

Jednotné měsíční hlášení (JMHZ) – Digitalizace komunikace s úřady

V posledních letech prošla komunikace se státní správou úplnou digitalizací. Jako zaměstnavatel nyní máte povinnost podávat veškerá hlášení výhradně elektronicky, a to nejpozději do 20. dne následujícího měsíce. Klíčovým faktorem je zde technická správnost: úřady vyžadují data v předepsaném XML formátu. Bez mzdového softwaru, který tyto soubory automaticky generuje, vzniká vysoké riziko, že hlášení bude kvůli formálním chybám považováno za neúčinné.

Výplatní pásky, mzdové listy a archivace

Při výplatě mzdy máte podle zákoníku práce (č. 262/2006 Sb.) povinnost vydat zaměstnanci písemný doklad obsahující údaje o jednotlivých složkách mzdy a provedených srážkách – tedy výplatní pásku.

Tento doklad už dnes nemusíte předávat v papírové formě. Pokud se se zaměstnancem dohodnete, můžete mu pásku zasílat elektronicky (např. do zašifrované přílohy e-mailu nebo portálu pro zaměstnance), což vám ušetří čas i náklady na tisk.

Mnohem důležitější pro vaši vnitřní evidenci je však mzdový list, který slouží jako podklad pro budoucí důchodové nároky vašich zaměstnanců. Podle zákona č. 582/1991 Sb. se mzdové listy a evidenční listy důchodového pojištění musí archivovat 45 let, ostatní doklady pro účely důchodového pojištění pak obvykle 10 let. 

Tato extrémně dlouhá doba archivace je dalším důvodem, proč mít data v profesionálním účetním systému. Ten zajistí, že citlivé údaje budou čitelné, bezpečně zálohované a okamžitě dohledatelné i po desítkách let, což u papírových šanonů v archivu prakticky nezaručíte.

Odvody sociálního a zdravotního pojištění: Co skutečně platíte?

Musíte hlídat sazby, které tvoří náklady zaměstnavatele. Kromě hrubé mzdy, kterou vidí zaměstnanec, platíte vy navíc:

Sazba sociálního pojištění za zaměstnavatele činí v roce 2026:

24,8 % z vyměřovacího základu pro běžné zaměstnance, tedy pro všechny pracovníky, kteří nevykonávají činnost v rizikovém zaměstnání ani nepracují jako zdravotničtí záchranáři nebo členové jednotky hasičského záchranného sboru podniku.

27,8 % z vyměřovacího základu pro zaměstnance vykonávající činnost v rizikovém zaměstnání (tato přechodná sazba pro ně platí specificky v roce 2026, v dalších letech se bude dále navyšovat až na cílových 29,8 % v roce 2028).

29,8 % z vyměřovacího základu pro zdravotnické záchranáře nebo členy jednotky hasičského záchranného sboru (pro tuto skupinu jde o finální sazbu platnou počínaje rokem 2026).

Tuto částku musíte vypočítat a odvést na účet příslušné správy sociálního zabezpečení (OSSZ) nejpozději do 20. dne následujícího měsíce.

Zdravotní pojištění: Sazba zdravotního pojištění za zaměstnavatele činí 9 % z vyměřovacího základu. V některých případech je také zaměstnavatel povinen zajistit odvod zdravotního pojištění do minima, které v roce 2026 činí 3 024 Kč. Pojistné odvádíte individuálně každé zdravotní pojišťovně, u které jsou vaši zaměstnanci registrováni. Termín pro platbu i podání přehledu je rovněž do 20. dne následujícího měsíce.

Zákonné pojištění odpovědnosti: Každý zaměstnavatel je ze zákona pojištěn pro případ odpovědnosti za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání. Sazba se liší podle rizikovosti vaší činnosti a pojistné se hradí čtvrtletně.

Všechny tyto odvody a související hlášení musíte úřadům předávat výhradně elektronicky v předepsaném XML formátu. Bez mzdového softwaru, jako je Money S3, který tyto platby přesně vypočítá a vygeneruje podklady pro banku i úřady, se vystavujete riziku chyb a následných penále. I menší firma dnes potřebuje mzdový software.

Více detailů o tom, jak se na roli zaměstnavatele připravit, najdete v našem článku: Na co nezapomenout, když se podnikatel stane zaměstnavatelem.

Proč mzdové účetnictví bez softwaru nefunguje

Mnoho OSVČ se snaží náklady na software odsunout a mzdy na začátku počítají ručně v Excelu. V dnešní legislativní a digitální realitě je to však riziko, které vás ve výsledku může stát mnohem více než licence programu.

JMHZ v XML formátu

Stát už neakceptuje papírové formuláře ani prosté PDF přílohy v e-mailu. Dokumenty jako JMHZ musí být odeslány v datovém formátu XML s přesně definovanou strukturou. Podání bez splnění předepsaného formátu a struktury je považováno za neúčinné. V Excelu tento soubor nevygenerujete. Pokud software nemáte, musíte data ručně přepisovat do portálů ČSSZ, takže u každého zaměstnance vzniká prostor pro zbytečné chyby.

Neustálé legislativní změny

Legislativa v oblasti mezd a daní je mimořádně proměnlivá a předpisy jako zákoník práce (262/2006 Sb.) nebo zákon o daních z příjmů (586/1992 Sb.) procházejí neustálými novelizacemi. Například od roku 2024 platí zcela nová pravidla pro nárok na dovolenou u dohodářů (DPP i DPČ) a pro budoucí roky jsou naplánované zásadní změny limitů pro odvod pojistného u dohod. 

Sledovat vše, co se mění,  je pro majitele firmy náročné a riskantní. Kvalitní mzdový software tyto změny promítne do výpočtů automaticky v rámci aktualizací, čímž přenášíte odpovědnost za sledování zákonů na dodavatele softwaru.

Riziko sankcí a penále

Chyba v zaokrouhlení nebo špatně uplatněná sleva na dítě vede k nedoplatkům, které úřady vymáhají i s úroky z prodlení. Je důležité vědět, že za pozdní hlášení, chyby v evidenci nebo nesprávné odvody mohou ČSSZ a zdravotní pojišťovny udělovat pokuty. Ty se v závažnějších případech mohou vyšplhat až do výše 100 000 Kč, u zdravotních pojišťoven dokonce až na 200 000 Kč. 

Účetní software nad výpočty drží odborný dohled. Automaticky hlídá soulad s aktuálními předpisy, jako je výše minimální mzdy nebo zákonné srážky, a eliminuje tak riziko nákladných chyb.

Archivace bez chaosu

Zkuste si představit, že za 10 let přijde kontrola nebo bývalý zaměstnanec a vy budete v hromadě Excel souborů hledat jeho mzdový list. Bez systému, který data bezpečně ukládá, automaticky zálohuje a garantuje jejich čitelnost i po desetiletích, riskujete ztrátu klíčových dokladů, za což hrozí citelné postihy. Mzdový software se postará o to, aby vaše historie byla v naprostém pořádku a dostupná na pár kliknutí, i když se technologie mezitím zcela změní.

Money S3 zvládne mzdy i účetnictví – vyzkoušejte na tři měsíce zdarma v plné verzi. 

Co musí mzdový software splňovat pro firmu do 5 zaměstnanců

V začátcích nepotřebujete robustní systém pro korporace. Potřebujete nástroj, který mluví vaší řečí a pohlídá za vás to nejdůležitější.

Slevy na dani a „růžové prohlášení“

Program musí automaticky a přesně aplikovat slevu na poplatníka, daňové zvýhodnění na děti (včetně hlídání správného pořadí dětí pro výpočet bonusu) nebo specifické slevy pro držitele průkazů ZTP/P.

Podle zákona č. 586/1992 Sb. je podmínkou pro měsíční uplatnění těchto slev podpis „Prohlášení poplatníka k dani z příjmů“. Moderní software by měl umět toto prohlášení vygenerovat nejen v papírové formě, ale umožnit i jeho digitální potvrzení (tzv. e-prohlášení). Tím odpadá nutnost tisknout růžové tiskopisy a vy se vyhnete riziku, že slevu uplatníte neoprávněně u zaměstnance, který u vás dokument nepodepsal

Elektronické podání JMHZ

Program by se měl umět napojit na vaši datovou schránku nebo portál e-Podání. Jedním kliknutím tak vyřídíte povinné měsíční přehledy. Velkou výhodou je, že data nemusíte nikam exportovat a ručně nahrávat – vše probíhá bezpečně uvnitř rozhraní programu, čímž eliminujete riziko chyb při ručním přepisu, za které hrozí citelné pokuty

Propojení s účetnictvím

Mzdy nejsou izolovaná část firmy – náklady na lidi jsou zásadním firemním výdajem. Ideální je proto mít mzdy jako součást účetního programu, nikoliv jako oddělený nástroj. Po měsíční uzávěrce se pak automaticky vytvoří závazky vůči zaměstnancům a úřadům a zaúčtují se do deníku. Šetříte tím čas, který byste strávili dvojím zadáváním stejných dat.

Automatické legislativní aktualizace

Váš software musí mít garantovanou podporu. Legislativa se mění nečekaně i v průběhu roku a vy potřebujete mít jistotu, že fungujete podle aktuálních pravidel.

Skvělým odrazovým můstkem pro nové zaměstnavatele je například komplet Money S3 Economy, který obsáhne vše od prvních výplatních pásek až po účetnictví, aniž byste platili za zbytečně robustní programy. Pokud si nejste jistí, jaké funkce budete pro začátek skutečně potřebovat, zjistěte, který komplet je pro vaši firmu ten pravý, v našem rychlém konfigurátoru.

Zpracovávat mzdy interně, nebo je zadat externistovi?

Kdy se vyplatí řešit agendu v rámci firmy

Pokud máte několik lidí na standardní pracovní smlouvu (HPP) s fixním platem, je vedení mezd v programu typu Money S3 otázkou deseti minut měsíčně.

Náklady: Licence softwaru vás vyjde levněji než měsíční paušál účetní kanceláře.

Přehled: Máte okamžitý přístup k datům. Nemusíte volat účetní, abyste zjistili, kolik vás minulý měsíc stály přesčasy.

Rychlost: Výplatní pásku vygenerujete hned, jakmile skončí měsíc.

Kdy zvážit externího odborníka

S rozvojem firmy a rostoucím počtem zaměstnanců se mzdová administrativa přirozeně stává komplexnější. Existují specifické situace, kdy se již nevyplatí řešit mzdy svépomocí a je bezpečnější obrátit se na externího odborníka. Mezi hlavní indikátory patří:

5+ zaměstnanců

S větším týmem roste četnost nemocenských a fluktuace, což znamená neustálé hlídání krátkých lhůt pro hlášení a složité sledování nároků na dovolenou, které je v pěti lidech v Excelu neuhlídatelné

Složité případy (DPP, částečné úvazky)

Práce na dohody (DPP i DPČ) už není tak administrativně jednoduchá jako dříve. Podle novely zákoníku práce (č. 262/2006 Sb.) mají už i tito pracovníci nárok na dovolenou, příplatky a podléhají mnohem přísnější evidenci pracovní doby. Pokud využíváte více brigádníků, administrativa se násobí – musíte hlídat limity, vypočítávat poměrnou část dovolené a plnit různé oznamovací povinnosti. 

Exekuce

Pokud má váš zaměstnanec exekuci, stáváte se prostředníkem mezi ním a exekutorem. Výpočet srážek je složitý a nese velkou odpovědnost.

Podrobný rozbor najdete v článku: Kdy počítat mzdy interně a kdy si najmout externí účetní.

Jak začít se mzdami v Money S3: První kroky

Money S3 je navržen tak, aby i podnikatel, který mzdy nikdy neviděl, prošel procesem hladce a bezpečně.

Stažení programu a nastavení firmy

Stáhnete si instalaci (pro začátek verzi Start, která je zdarma). V průvodci nastavíte údaje o své firmě, registrační čísla u ČSSZ a zdravotních pojišťoven.

Karta zaměstnance a slevy

V modulu Personalistika založíte kartu zaměstnance. Nastavíte mzdový výměr a zaškrtnete slevy na dani. Nezapomeňte uplatnit slevu na poplatníka v případě, že u vás zaměstnanec podepsal prohlášení. Pokud má děti, program pohlídá správné pořadí pro výpočet daňového bonusu. Vše o modulu se dozvíte na stránce https://money.cz/vlastnosti/mzdy-a-personalistika-s3/.

Spuštění prvního výpočtu

Na konci měsíce vytvoříte mzdu. Pokud zaměstnanec odpracoval vše, jen potvrdíte vypočtené částky. Program automaticky vygeneruje výplatní lístek, mzdový list a platební příkaz, který nahrajete do banky.

Podání JMHZ

Jedním tlačítkem vygenerujete XML soubor pro Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele. Díky přímému napojení v Money S3 jej můžete odeslat do datové schránky úřadu, aniž byste museli z programu překlikávat jinam. 

Využijte náš podrobný návod pro JMHZ: Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele v programu Money S3.

Bezchybný start v roli zaměstnavatele

Stát se zaměstnavatelem je zodpovědný krok, který ale nemusí znamenat konec klidného spánku. Klíčem je delegovat rutinní výpočty a hlídání legislativy na software, který byl pro tento účel vytvořen. Money S3 vám zajistí, že všechna hlášení odejdou včas, ve správném formátu a s korunovou přesností.

Chcete mít mzdy pod kontrolou od prvního dne? Stáhněte si Money S3 a zpracujte mzdy prvního zaměstnance sami. S bezplatnou verzí Start si můžete vše vyzkoušet nanečisto a bez omezení funkcí po tři měsíce. Uvidíte, že mzdová agenda v profesionálním nástroji není strašák, ale logický a přehledný proces.