Zefektivněte si nedobrovolný home office: vyzkoušejte nejlepší nástroje na práci z domu

Témata, která v článku najdete:

• Komunikujte efektivněji bez ohledu na vzdálenost
• Nástroje na efektivní řízení projektů
• Měření odpracovaného času
• Virtuální nástěnky
• Vzdělávání na homeoffice
• Zachování psychické pohody při práci z domova

Komunikujte efektivněji, bez ohledu na vzdálenost

Nejprve se v týmu domluvte, jaké programy chcete pro komunikaci používat. Když zavedete chatovací kanál, ale polovina firmy bude dále posílat e-maily, komunikaci si neusnadníte.

1. Rychlé chatování

Jedním z nejoblíbenějších „kecálků” pro firemní účely je Slack. Má hravé a intuitivní rozhraní a nabízí i bezplatnou variantu. Ta je ochuzená o aplikace, skupinové konferenční hovory a především zobrazuje pouze omezené množství zpráv, takže starší konverzace po několika dnech až týdnech už nedohledáte.

Ve Slacku

• si vytvoříte uzavřené skupiny k jednotlivým projektům,
• můžete volat s jedním kolegou
• a nastavíte si svůj aktuální status, takže každý okamžitě vidí, jestli jste právě na obědě, dáváte si pauzu na dodělání úkolů s dětmi nebo voláte se zákazníkem.

Další snadno zkrotitelný chatovací nástroj je Hangout od Googlu. Jeho výhodou je plné ukládání historie a snadné volání i větší skupině. Google navíc do července zpřístupnil bezplatně plnou verzi, aby pracujícím z domu pomohl.

Týmové chatování umožňuje i Microsoft Teams. Výběr a porovnávání programů vám zabere mnoho hodin času, ačkoliv všechny zmíněné programy nabízí velice podobné služby a všichni mají ve svých referencích špičkové firmy. Proto se ideálně zeptejte na zkušenosti spřátelené podobně velké firmy nebo kolegy z oboru.

2. Konferenční hovory

Hromadné chaty a videohovory nabízí Facebook Messenger i WhatsApp. Ty ale vyžadují propojení přes osobní profily, které ne každý má zřízené a zaměstnanci nemusí být naklonění jejich využívání pro pracovní účely.

Dříve často užívaný Skype nyní lehce ustupuje konferenčním hovorům přes Google službu Hangout Meet. Na rozdíl od Skypu, kde se musíte do služby registrovat, máte většinou už účet na Google zařízeny a pokud ne, zvládnete to zdarma za pár minut a automaticky se zaregistrováním získáte prostor v cloudu na Google Disku.

Přes Hangout Meet

• si zavoláte s celým týmem najednou,
• nasdílíte všem zúčastněným svoji obrazovku, což se hodí například pro firemní prezentace nebo vzdálenou výuku
• a přizvete i ty, kteří účet na Google nemají, stačí jim zaslat odkaz.

Bezplatně, ale s omezením fungují i další služby umožňující videohovory:

• Wherby (v placené verzi můžete videokonferenci i natáčet),
• Zoom (bezplatná verze je omezená na 40 minut hovoru).

Při přechodu na schůzky online se domluvte na dodržování jednotných pravidel:

• Na začátku se ujistěte, že se všichni dobře slyší.
• Nepřekřikujte se, mluví vždy jen jeden.
• Pokud to rychlost internetového připojení umožňuje, mějte všichni zapnuté kamery. Tím alespoň částečně zprostředkujete neverbální složku komunikace.
• Ti, kteří právě nemluví, mají vypnutý mikrofon, aby nerušili okolními ruchy ze své domácí kanceláře.
• Stejně jako při běžných schůzkách nezapomeňte z videokonference udělat zápis a naplánovat další kroky, pokud je to nutné.

Konferenční hovory umožňuje i placená verze Slacku nebo zmiňované Microsoft Teams.

Nástroje na efektivní řízení projektů

Pečlivé rozplánování workflow (objemu a návaznosti práce pro konkrétní den) je v home office ještě důležitější než obvykle. Tím, že se celý den s kolegy nevidíte, se snadno zbavíte výčitek za později odevzdanou práci. Navíc v domácím prostředí je výrazně více lákadel, které odvádí pozornost od práce.

Díky programu na sledování práce všichni v týmu vědí, do čeho se mají momentálně pustit, v jakém stavu se projekty nachází a kdo má zodpovědnost za vypsané úkoly.

Jednou z nejoblíbenějších webových a mobilních aplikací na řízení práce je Asana. V ní

• vytvoříte vlastní projekty i týmy,
• každý pracovník vidí své rozvržení práce,
• přiřazujete k úkolům podúkoly, přidáváte přílohy a vidíte historii úkolu,
• úkoly přidělujete konkrétním lidem i s personalizovanými štítky.

Do 15 lidí v týmu je Asana zdarma, byť nemá zpřístupněné všechny funkce.

Další podobné práci řídící služby:

• nástěnkové Trello,
• Asaně podobný Base Camp
• Freelo (český produkt s aktivní zákaznickou podporou)
• Caflou.

Měření odpracovaného času

Domácí prostředí vyžaduje pevnější režim a větší morálku na splnění všech úkolů. Pokud chcete sobě nebo svým zaměstnancům pomoci se sledováním času, zaveďte do pracovní rutiny sledování odpracovaného času.

Dík tomu získáte přehled, kolik času se nad projekty reálně odpracovalo. Sledování času vám usnadní odhadování délky trvání navazujících prací i lepší fakturaci. Aby přechod na měření odpracovaného času ve firmě dobře fungoval, vysvětlete citlivě zaměstnancům, že nejde o narušování jejich soukromí. Sledování odpracovaného času v době krize (i mimo ní) udržuje firmu v efektivním chodu.

Oblíbený je například bezplatný Toggle. Díky němu

• na jediné kliknutí měříte odpracovaný čas,
• přiřazujete odpracované minuty nebo hodiny ke konkrétním projektům nebo klientům,
• sestavujete přehledné reporty své práce.

V Togglu si vytvoříte sérii vlastních štítků. Ty odliší například čas na přípravu projektu, schůzky nebo práci nad projektem.

Odpracovaný čas sledují i další programy:

• Odoo,
• TMetric (s přehlednou pracovní timeline pro každý den),
• Costlocker.

Virtuální nástěnky

Ve firmě jste možná byli zvyknutí na kreslení po chytrých zdech, tabulích nebo flipchartech. Takovou vymoženost ale málokdo doma má. Proto ke slovu přichází online alternativy.

V těchto programech

• načrtnete schémata,
• nakreslíte myšlenkové mapy
• nebo vytvoříte nástěnku s post-it lepivými papírky.

Když vytváření těchto schémat nakombinujete s živým přenosem přes sdílenou obrazovku, přiblížíte se skutečné poradě před firemní tabulí.

Programy na vytváření virtuálních nástěnek:

• Miro,
• Mural
• Figma.

Vzdělávání na home office

Hodně podnikatelů i firem využívá zpomalení chodu obchodu k vybrušování schopností a doplňování know-how.

1. Online kurzy

Na internetu hromadné online kurzy najdete pod označením MOOC (z anglického massive open online course). Často mají neomezený počet účastníků a skládají se z výukových videí, online testů a cvičení.

Poskytují je univerzity, odborné instituce nebo velké firmy a dobrou zprávou je, že do většiny z nich se přihlásíte zdarma, stačí se zaregistrovat.

Odborné online kurzy sdružují pro lepší přehlednost na vzdělávání zaměřené servery, například

• Coursera,
• edX
• nebo Class Central.

Další alternativu k domácímu nachytřování se přináší specializované YouTube kanály, jako třeba IT Academy, do vzdělávání veřejnosti se pustily i české univerzity (například Masarykova univerzita nebo VŠEM).

České webináře k zvládání nevyzpytatelných výzev podnikatelů v době koronaviru nabízí top vision.

2. Vzdělávání do uší

Pokud více než videím fandíte audio vzdělávání, pořiďte si přes českou Audiotéku odbornou nebo populárně naučnou knihu načtenou profesionálními herci. Vzdělávat se můžete i bezplatně přes podcasty svých oblíbených firem nebo si doplňte znalosti při krátkých audiozáznamech z TEDx Talks.

Zachování psychické pohody při práci z domova

Nezvyklá situace, ve které nikdo nedokáže odhadovat další vývoj, přináší psychický nátlak na celou společnost. Proto nezapomínejte ani na relaxaci, koníčky a fyzické cvičení.

Pokud jste do této doby cvičili pouze pod dohledem trenérů, podívejte se, zda vaše pohybové studio nepřešlo na online výuku. Některá sportovní centra se tak snaží získat alespoň minimální příjem na překlenutí doby nuceného zavření.

Na internetu objevíte bezplatná videa na každodenní cvičení:

• 4minutová tabata na ranní rozhýbání,
• cvičení pro protažení celého těla,
• půlhodinové kardio.

Bezplatný měsíční kurz v češtině vypustili do světa trenéři z FitFab.

Pro posílení psychické pohody doporučují odborníci každodenní procházky v přírodě. Když ale nemáte v blízkosti les, parky se vám zdají příliš přelidněné nebo jste v karanténě, zařaďte do své pracovní rutiny i pravidelné meditační relaxování. Healthline sestavilo seznam nejlepších aplikací pro meditaci.

Další alternativu k odreagování nabízí

• virtuální prohlídky světovými muzei
• nebo živé vysílání divadel.

Rady pro zvládání homeoffice sepsali i velikáni jako

• Google,
• Slack
• či Facebook.

Přečtete si další články, které se věnují legislativním změnám v souvislosti s koronavirem.

Jste klientem Money a máte otázku ohledně koronaviru a podnikání? Obraťte se na naši zákaznickou linku na čísle 549 522 503.