V poslední době se v médiích vyskytují různé informace týkající se tzv. elektronické komunikace se správou sociálního zajištění. Pro mnohé subjekty se daná problematika může jevit jako nesrozumitelná a nejednoznačná. Cílem tohoto článku je upozornit na povinnost zaměstnavatelů komunikovat s Českou správou sociálního zabezpečení od 1. 1. 2014 výhradně elektronickou formou.
Autor: Mgr. Zdeněk Zralý, daňový poradce č. 3177
Úvodem je třeba konstatovat, že povinnost zaměstnavatelů, osob samostatně výdělečně činných (OSVČ), lékařů a zdravotnických zařízení podávat tiskopisy v elektronické podobě platí již od 1. 1. 2013. V průběhu letošního roku využila Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) svoji zákonem stanovenou kompetenci a stanovila přechodné období, ve kterém můžou jednotlivé subjekty kromě elektronického podávání tiskopisů využít také písemné podání v papírové podobě. Přechodné období je různé pro zaměstnavatele, OSVČ i lékaře (viz závěrečná tabulka).
V minulém článku nazvaném Odklad povinné elektronické komunikace pro OSVČ bylo zmíněno přechodné období pro OSVČ, které pro podávání přehledů o příjmech a výdajích bylo prodlouženo až do 31. 12. 2014.
Vzhledem k tomu, že u zaměstnavatelů nedošlo k prodloužení přechodného období jako u OSVČ, platí, že zaměstnavatelé od 1. 1. 2014 podávají tiskopisy na ČSSZ pouze v elektronické podobě.
Uvedené se týká především následujících tiskopisů:
- Evidenční list důchodového pojištění,
- Potvrzení o studiu (o teoretické a praktické přípravě) pro účely důchodového pojištění,
- Přehled o výši pojistného,
- Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání),
- Příloha k žádosti o dávku nemocenského pojištění.
Elektronické podávání dokumentů lze učinit dvěma způsoby:
1. Datová schránka
Pokud má subjekt zřízenu datovou schránku, lze podání učinit tak, že si ve svém účetním programu vytvoří požadovaný formulář, vyexportuje do požadovaného formátu (XML) a následně přes datovou schránku vloží do určené datové schránky ČSSZ – ID 5ffu6xk. Po doručení do datové schránky ČSSZ obdrží subjekt do své datové schránky zprávu o výsledku zpracování.
2. Zaručený elektronický podpis
Druhá možnost elektronické komunikace spočívá v tom, že subjekt musí mít uznávaný elektronický podpis, který v současné době poskytují tři společnosti: Česká pošta s.p., eIdentity, a.s. a První certifikační autorita, a.s. Před vlastním použitím je nejprve nutno si elektronický podpis registrovat na příslušné okresní správě sociálního zabezpečení a současně je nutné registrovat osoby oprávněné k podávání formulářů.
Po vyplnění formuláře v účetním programu a jeho vyexportování do požadovaného formátu (XML) vlastní podání probíhá přes speciální komunikační rozhraní ČSSZ tzv. Veřejné rozhraní pro e – Podání (VREP).
Pro uživatele ekonomického systému Money je zajisté dobrou zprávou, že systém Money je na elektronickou komunikaci plně připraven.
Seznam předepsaných tiskopisů, které je možné po přechodné období podávat i písemně (zdroj www.cssz.cz):
| Název | Povinnost činit od 1. 1. 2013 podání elektronicky dle | Přechodné období pro písemné podání do |
| Zaměstnavatelé/účetní jednotky | ||
| Evidenční list důchodového pojištění | § 123e odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb. | 31. 12. 2013 |
| Potvrzení o studiu (o teoretické a praktické přípravě) pro účely důchodového pojištění | § 123e odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb. | 31. 12. 2013 |
| Přehled o výši pojistného | § 123e odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb. | 31. 12. 2013 |
| Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání), | § 162 odst. 2 písm. a) zákona č. 187/2006 Sb. | 31. 12. 2013 |
| Přihláška do registru zaměstnavatelů | § 162 odst. 2 písm. a) zákona č. 187/2006 Sb. | 31. 12. 2013 |
| Odhláška z registru zaměstnavatelů | § 162 odst. 2 písm. a) zákona č. 187/2006 Sb. | 31. 12. 2013 |
| Příloha k žádosti o dávku nemocenského pojištění | § 162 odst. 2 písm. a) zákona č. 187/2006 Sb. | 31. 12. 2013 |
| Potvrzení pro účely výplaty vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství | § 162 odst. 2 písm. a) zákona č. 187/2006 Sb. | 31. 12. 2013 |
| Osoby samostatně výdělečně činné | ||
| Přehled o příjmech a výdajích OSVČ za rok… | § 123e odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb. | 31. 12. 2014 |
| Oznámení o zahájení (opětovném zahájení) samostatné výdělečné činnosti | § 123e odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb. | 31. 12. 2014 |
| Přihláška OSVČ k účasti na důchodovém pojištění | § 123e odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb. | 31. 12. 2014 |
| Přihláška OSVČ k účasti na nemocenském pojištění | § 123e odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb. | 31. 12. 2014 |
| Ošetřující lékaři | ||
| Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti | § 162 odst. 2 písm. a) zákona č. 187/2006 Sb. | 31. 12. 2015 |
| Hlášení ošetřujícího lékaře ve smyslu § 61 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění | § 162 odst. 2 písm. a) zákona č. 187/2006 Sb. | 31. 12. 2015 |
Ano
Ne
