Fakturace e-shopu: jak vystavovat faktury správně

Při vystavování faktury (ve smyslu daňového dokladu) se dívejte na to, jestli je zákazník soukromá osoba nebo podnikatel.

• Soukromým osobám nemusíte vystavit fakturu. Stačí, když odvedete daň a zadáte ji do evidence DPH a do kontrolního výkazu (pokud jste plátcem DPH).
• Podnikatelům máte povinnost vystavit fakturu.

Poznámka: fakturu může vystavit kdokoliv, klidně i maminka na mateřské přivydělávající se třeba šitím. Typičtější je v tom případě stvrzenka (účtenka).

Neplátce DPH, který nevede účetnictví: jak na faktury

Pokud jste neplátcem DPH, vystavujete fakturu na částku bez DPH. Nezáleží na tom, jestli vystavujete fakturu soukromé osobě, která nepodniká, nebo podnikateli.

DPH na faktuře vůbec nezmiňujete – uvedete jen „nejsem plátce DPH” a dále se řídíte občanským zákoníkem, který pro fakturu stanovuje tyto údaje:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa)
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.).

Poznámka: Neplátcem zůstáváte, jestli vaše příjmy za posledních 12 kalendářních měsíců nepřekročily částku 1 milion Kč.

Neplátce DPH, který vede účetnictví: jak na faktury

Účetnictví vedete jako právnická osoba se sídlem v ČR, fyzická osoba s příjmy nad 25 milionů Kč ročně či, organizační složka státu nebo třeba pokud se rozhodnete vést účetnictví dobrovolně. (Další podrobnosti o tom, kdo musí vést účetnictví, najdete v obecných ustanoveních zákona o účetnictví).

Podobu vašich faktur stanovuje zmíněný zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví v paragrafu 11. Musíte uvést:

• označení účetního dokladu,
• obsah účetního případu a jeho účastníky,
• celkovou cenu nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
• datum vydání účetního dokladu,
• okamžik uskutečnění účetního případu (pokud se neshoduje s předchozím bodem),
• podpis zodpovědné osoby.

Plátce DPH: jak na faktury

Pokud vaše příjmy překročí hranici milionu korun, musíte se stát plátcem DPH. K placení DPH se můžete přihlásit i dobrovolně – je to pro vás výhodné, jestli jsou vaši zákazníci typicky také plátci DPH, plánujete expanzi do zahraničí nebo třeba když máte vysoké náklady.

Při vystavování faktur musíte ke konečné ceně přičíst DPH – tedy 21 % (základní sazba) z ceny zboží navíc. Tím získáte finální cenu pro zákazníka.

DPH na vstupu (zboží, které jste nakoupili s DPH) i na výstupu (zboží, které jste prodali s DPH) uvádíte v daňovém přiznání k DPH, které podáváte vždy do 25. dne po skončení zdaňovacího období.

Poznámka: K přiznání podáváte i kontrolní hlášení. I ten odevzdejte do 25. dne po zdaňovacím období.

Jak je to s DPH, když máte dodavatele ze zahraničí

Pokud nechcete být plátcem DPH a objednáváte od dodavatelů ze zemí Evropské unie, hlídejte si celkovou částku za nakoupené zboží bez DPH. Pokud nepřesáhne 1 milion Kč za předcházejících 12 měsíců nebo nemáte jen plnění osvobozená od daně bez nároku na odpočet daně, plátcem DPH být nemusíte. Při vyšší částce už ale odvádíte DPH ze zásilek do zahraničí. (Podrobnosti najdete v sekci Plátci zákona o DPH).

Tip: Jestliže jste neplátce DPH a nakupujete službu ze zahraničí, automaticky se stáváte identifikovanou osobou k DPH. Do 15 dní od okamžiku, kdy se stanete identifikovanou osobou, se musíte přihlásit k registraci a vést evidenci všech výdajů, které se vztahují k daňovým povinnostem pro účely DPH.

Identifikovanou osobou se stáváte také v případě, kdy kupujete v tuzemsku zboží z jiného členského státu EU a toto zboží je předmětem DPH.

Přečtěte si další podrobnosti o identifikované osobě na blogu iDokladu.

Jak na fakturaci do zahraničí

Pokud jste plátce nebo neplátce DPH a dodáváte zboží z České republiky zákazníkům do jiných zemí EU, kteří nejsou plátci DPH, sledujte cenu dodaného zboží. Když přesáhnete roční limit, který si určuje každý stát zvlášť, mění se místo plnění a vy musíte v daném státě platit daň.

Podívejte se na příklady limitů některých států EU.

Další podrobnosti a kompletní tabulku se státy najdete v textu finanční správy v sekci Zasílání zboží.

Náležitosti faktury e-shopu pro plátce DPH

Co všechno musí obsahovat faktura, stanovuje zákon o DPH v paragrafu 29. Na fakturu patří:

• jméno a příjmení prodávajícího podnikatele nebo název firmy,
• adresa sídla, místo podnikání nebo bydliště,
• identifikační číslo prodávajícího,
• jméno a příjmení zákazníka nebo název jeho firmy, adresa sídla, místo podnikání nebo bydliště,
• identifikační číslo zákazníka,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
• v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
• daňové identifikační číslo dodavatele (pokud je plátcem DPH i odběratel, tak také DIČ odběratele),
• datum dodání zboží či služby nebo datum zaplacení,
• datum vystavení faktury,
• rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh dodávaného výrobku,
• základ daně,
• sazba daně,
• celková výše daně v českých korunách.

Faktury mají i další náležitosti – například přenesení daňové povinnosti či dodání osvobození od daně. Výčet těchto specifických situací najdete zde.

Proforma faktura a zjednodušený daňový doklad

Zákazníkovi můžete vydat i zjednodušený daňový doklad, pokud celková částka nepřesáhne 10 tisíc Kč, nebo proforma fakturu. Ani jeden z dokladů neobsahuje všechny povinné, zákonem stanovené položky.

Proforma faktura má funkci cenové nabídky nebo výzvy k úhradě. Není účetním ani daňovým dokladem, takže zákazníkovi musíte později vystavit i klasickou fakturu.

Jak řešit fakturaci, když máte e-shop

Kdybyste měli každou fakturu vystavovat ručně třeba v Excelu, brzy přestanete stíhat. Proto potřebujete vystavování faktur automatizovat. Jde to přes on-line fakturační systémy, například iDoklad, ve kterém se snadno zorientujete i bez větších znalostí účetnictví. Systém iDoklad, který propojíte s vaším e-shopem, obsahuje splňuje všechny legislativní požadavky na faktury, takže je klientům i vaší účetní předáte kompletní a v pořádku.

Fakturujte on-line v iDokladu >>

Fakturovat můžete i vašem účetním či podnikovém (ERP) systému. Pokud máte e-shop propojený s tímto systémem, nemusíte nic přepisovat. Účetní systém si sám stáhne data a vám vygeneruje doklad v podobě faktury, dodacího listu či daňového dokladu. Pro e-shopy je vhodný účetní systém Money S3, který propojíte s většinou běžných internetových obchodů.

Fakturujte s modulem Fakturace v účetním systému Money S3 >>