Upomínka může některé urazit

Jakkoliv v Money můžete jednoduše vytvořit a odeslat upomínku všem klientům, kteří nezaplatí včas, tak zejména u důležitých nebo nových klientů je mnohdy lepší, když se této možnosti vyhnete.

Příklad nastavení filtru pro vyhledávání neuhrazených faktur po splatnosti.

Některým klientům vaše faktura přijde do nevyžádané pošty, jiní na ni omylem zapomenou. Když pak takové klienty upomínáte výzvou právního charakteru, vystavujete je nepříjemné situaci, která je může zbytečně naštvat nebo urazit.

Využijte automatických akcí

Money vám proto dává možnost, abyste klienty v takové situaci na chybějící úhradu faktury jen přátelsky upozornili a zároveň doklad ještě jednou zaslali.

Nejdříve si nad seznamem vydaných faktur vytvořte vlastní filtr, který pracovně nazvěme například Připomínka – po splatnosti 3 dny. Pomocí parametrů pak definujte, aby filtr vybíral jen faktury, které mají tři dny po splatnosti, částku vyšší než nula a které zároveň nejsou stornované (filtr lze nastavit i přímo v Automatické akci).

Následně si volbou hlavního menu Administrace / Automatické akce vytvořte novou automatickou akci. Zde v záložce Obecné zvolte jako objekt Faktury vydané a v poli Akce vyberte možnost Jiná akce. Dále si vyhledejte svůj vlastní filtr, zvolte modul Ekonomické jádro a S5MailAutomat. Pomocí tlačítka Konfigurace si vyberte vzor tiskové sestavy a doplňte nastavení pro příjemce a vhodný text odesílané zprávy. Na závěr již jen s využitím modulu CSWAutomatic a vybrané knihovny CSWVyvolaniJineAkce spouštějte tuto automatickou akci například 1× denně ve 14 hodin.

Nastavení automatické akce s využitím předem definovaného filtru.

Obdobnou logiku automatických akcí navíc využijete i v dalších případech – například když chcete všem klientům automaticky rozesílat vydané faktury. V takovém případě si nad seznamem vydaných faktur vytvoříte vlastní filtr
s fakturami, které jste vystavili během daného dne, a následně v automatických akcích tento filtr využijete pro rozeslání e-mailů s fakturami všem dotyčným klientům.