Zanalyzujete své potřeby a myslete na budoucnost

Ačkoliv účetní systém vybíráte teď, budete ho nejspíš používat několik let. Při analýze svých firemních potřeb proto přemýšlejte tímto směrem. Nemusíte to přehánět – bude stačit, když se zamyslíte na 3 roky dopředu.

Pokud máte jen kamenné prodejny, zvažte, zda časem nezřídíte e-shop. Pokud vaše podnikání roste, zvažte, zda časem nebudete potřebovat pokročilé řízení skladu.

Váš účetní systém musí být na potenciální růst připravený, proto je výhodné, pokud je modulární a můžete jej časem rozšiřovat o nové funkce. Stejně tak se hodí, pokud je systém možné napojit na další systémy od jiných dodavatelů, abyste si mohli kdykoliv pořídit specializovaný software a vše propojili a ovládali z jednoho místa.

Otázky, které vám do začátku určitě pomůžou, jsou například:

• Jak velká je má firma a očekávám v nadcházejících letech růst?
• Bude mi stačit daňová evidence, nebo potřebuji vést účetnictví?
• Budu se systémem pracovat jen já, nebo jej svěřím i externí účetní, skladníkům apod.?
• Mám rychloobrátkové zboží a vydávám denně desítky a stovky dokladů, nebo zpracuji spíše méně dat?
• Jsem plátcem DPH?

Díky podobným otázkám si snadno určíte své priority a budete vědět, co od účetního systému očekávat.

Vyberte funkce, které software musí umět

Ideální účetní systém vám ulehčí práci a nezahltí vás zbytečnými funkcemi. Není totiž výjimkou, že podnikatel podlehne vábení a přikoupí si do systému funkce, které nakonec nevyužije – a zbytečně za ně platí. Naopak v případě, kdy chce až příliš ušetřit, pořídí jen systém se základními funkcemi a zbytek agendy zpracovává „postaru“ někde na papíře nebo v Excelu. Obojí je špatně.

Menším živnostníkům a firmám obvykle stačí základní verze účetního systému, která nejčastěji obsahuje:

• adresář firem (vedení kontaktů a kontrola jejich závazků),
• objednávky a fakturaci,
• vedení účetních knih (zpracování účetních nákladů a výnosů),
• výpočet daně z příjmu,
• správu dokladů (příjmové a výdajové doklady, které spáruje s fakturací),
• evidenci majetku,
• a alespoň základní zpracování mezd.

Větší podniky pak ocení například

• fakturaci v cizích měnách a cizojazyčné sestavy objednávek a dokladů,
• řízení reklamací a servisu,
• skladové hospodářství (napojené na objednávky),
• reporty a analýzy účetnictví i skladových zásob,
• napojení na pokladní systém nebo vlastní funkce přímého prodeje,
• knihu jízd,
• nebo poštovní sestavy.

Kromě již zmíněného napojení na systémy třetích stran je dobré, pokud účetní systém můžete propojit také s

• bankami, což automaticky páruje platby s vydanými fakturami, nebo umožňuje posílat peníze přímo ze systému díky funkci homebanking,
• e-shopem, aby se vám do účetního systému automaticky stahovaly objednávky nebo faktury a vy nemuseli vůbec chodit do administrace e-shopu,
• státní správou a zdravotními pojišťovnami, kdy rovnou ze systému pošlete daňové přiznání i potřebné přehledy.

Dále se podívejte také na vzájemné propojení jednotlivých agend. Například, pokud zadáte údaje o jednom dodavateli do objednávky, automaticky se vám přepíší do adresáře i na fakturu.

Když jsem rozjížděla Dobrej Špajz, hledala jsem ekonomický systém, který bude propojený s pokladnami. Potřebovala jsem všechna data na jednom místě. Poptávala jsem několik softwarů a propojení Money S3 a Prodejny se ukázalo jako nejlepší možnost.“ říká Markéta Vlachová o rozjedu firmy Dobrej Špajz.

Nezapomínejte ani na použitelnost. Kvalitní účetní systém je jednoduchý, přehledný a uživatelsky přívětivý. Ze zkušenosti víme, že v přehledném systému podnikatel zvládne 80 až 90 % účetní práce sám, aniž by musel neustále běhat za svou účetní.

Zužte okruh vhodných kandidátů

Jakmile máte na papíře funkce a požadavky, seřaďte si je podle priorit. První může být příjemné uživatelské prostředí a poslední například cena účetního programu. S daným žebříčkem pak ohodnoťte jednotlivé dodavatele a oznámkujte si jednotlivé body jako ve škole. Toho dodavatele, který vám vyjde nejhůře, automaticky vyřaďte a pokud to půjde, vyberte finální 2–3 kandidáty.

Ve finále pak:

• ověřte historii dodavatele a jeho důvěryhodnost,
• oslovte své obchodní partnery a požádejte je o doporučení,
• prohledejte komentáře u odborných článků a najděte si recenze,
• požádejte jednotlivé dodavatele o kontakty na firmy, které s jejich systémem pracují
• a vyzkoušejte si demo verzi systému.

Většina velkých vývojářů nabízí jednu ze tří druhů demoverzí.

1. Základní demoverze vám v omezeném čase ukáže omezené množství funkcí a osaháte si v ní hlavně uživatelské prostředí.
2. V trial účtu dostanete na omezený čas přístup do plné verze systému a vyzkoušíte si tak reálnou práci.
3. Někteří dodavatelé poskytují jednoduchý účetní software zdarma, jen s omezením počtu dokladů nebo operací.

Na softwaru nešetřete a dejte pozor na celkovou cenu

I když by cena u výběru účetního softwaru neměla být rozhodujícím faktorem, určitě si stanovte cenový strop. Jakmile se rozhodujete mezi posledními dvěma favority, prověřte, kolik vás bude stát, pokud si systém rozšíříte o další funkce a moduly. Důležitou součástí ceny je také provoz a údržba systému. Ověřte si proto, kolik stojí:

• aktualizace softwaru,
• zákaznická podpora,
• výjezd technika
• nebo dokoupení dalších licencí.

Pamatujte, že u licencí je lepší, pokud platíte za počet současně přihlášených uživatelů, než za počet instalací. Software si pak nainstalujete klidně na všechna zařízení ve firmě a kromě účetních do nich nahlédne třeba i personalista nebo jednatel, pokud v daném čase nepřekročíte počet přihlášení.

Zajímejte se také o dostupnost zákaznické podpory a učební materiály jako nápovědu nebo videonávody. Vždycky je lepší, když si případný zásek můžete vyřešit sami, než když musíte shánět operátory na zákaznické lince. Vyzkoušejte účetní program Money S3 s fungující podporou.