Outsourcing účetnictví – kdy ho jako podnikatel využít?

Co je outsourcing účetnictví

Outsourcing účetnictví znamená, že svou účetní agendu necháte zpracovat externí firmou nebo účetním na volné noze. Postarají se o vedení vaší účetní evidence, daňová přiznání, mzdy, ale i třeba tvorbu finančních výkazů. Poptat externího účetního se vyplatí, třeba když nechcete zaměstnat účetního na plný úvazek nebo začínáte podnikat a s účetnictvím nemáte zkušenosti.

Vedle účetnictví outsourcují firmy běžně i další činnosti jako právní služby, marketing, IT podporu nebo třeba logistiku.

Proč outsourcovat účetnictví – výhody a nevýhody

Hlavními výhodami externího účetnictví je:

• Odbornost a zkušenosti – pracujete s odborníky, kteří se specializují na účetnictví a daně, což zaručuje kvalitu a představuje menší riziko chyb.
• Nižší náklady – za služby platíte jen ve chvíli, když je opravdu potřebujete. Pokud vedete ve firmě účetnictví interně, počítejte s platy účetních, náklady na nábor i pravidelná školení.
• Zastupitelnost – účetní firma má řadu zaměstnanců, snadno zařídí záskok a vy budete mít vždy všechny dokumenty zpracované včas. Uvnitř firmy je nahraditelnost složitejší.
• Flexibilita – díky outsourcingu budete mít účetnictví pokryté, i když máte například nárazově hodně práce.

Díky outsourcingu účetnictví, získáte víc prostoru soustředit se na jádro vašeho podnikání – třeba na rozvoj vašich produktů.

Pro jistotu uvádíme i několik výzev, kterým můžete při outsourcingu účetnictví čelit:

• Komunikace – nevhodně nastavená komunikace s externími účetními může vést k neefektivitě, zbytečným nedorozuměním i chybám. Vždy si předem ujasněte, co očekáváte vy a co druhá strana a jakým způsobem si budete předávat dokumenty.
• Závislost na externí firmě – kdyby firma nedodržela termíny či selhala, může to mít negativní dopad na vaše podnikání.
• Vyšší cena při vyšším objemu práce – pokud účetní firmu vytížíte natolik, jako byste vytížili interního člověka, bude to zpravidla dražší.
• Bezpečnost – při outsourcingu předáváte účetní agendu, a tedy i kontrolu nad vašimi daty, mimo firmu. Vždy si předem nastavte procesy, například předávání dokladů s účetní, takovým způsobem, aby nedošlo ke ztrátě nebo zneužití údajů.

Kdy se vám vyplatí outsourcing účetnictví

Přemýšlíte, jestli vést externí nebo interní účetnictví? Ať už jste malá nebo velká firma, podnikáte v gastronomii, nebo IT, interní účetnictví dává smysl, pokud svého účetního dokážete plně vytížit.

Outsourcing se vyplatí ve chvíli, kdy účetní agendy nemáte tolik – při větším objemu pak ale může vyjít dráž než interní účetnictví. Firmy často volí outsouring účetnictví v těchto situacích:

• Začátek podnikání. Pokud jste na začátku, možná nemáte s účetnictvím tolik zkušeností a outsourcing vám pomůže soustředit se výhradně na váš produkt nebo službu.
• Nárůst administrativy. Když se podnikání daří, může se stát, že kromě objemu zakázek roste i administrativní zátěž spojená s účetnictvím a daňovými povinnostmi. Flexibilní outsourcing vám pomůže držet krok.
• Specializace a odbornost. Pokud potřebujete specialistu na vybranou oblast účetnictví a nechcete investovat do vzdělávání interního účetního, poptejte externistu.
• Náklady. Jestliže vidíte, že vedení interního účetnictví pro vás dlouhodobě nedává smysl z finančního hlediska, zvažte přechod na outsourcing.

Co si pravidelně hlídat u externí firmy

Při výběru účetní firmy si projděte nebo vyžádejte reference, ať víte, jak s ní jsou spokojeni ostatní. Na osobní schůzce pak prodiskutujte všechny své požadavky, představy a doptejte se, v jakém účetním programu pro podnikatele firma pracuje (včetně přístupu do systému na dálku) nebo jak si budete předávat dokumenty.

Při spolupráci si pak hlídejte pravidelnou komunikaci a všechny důležité termíny, kvalitu odvedené práce a nezapomínejte ani na zpětnou vazbu.