Od tvůrců úspěšného účetního programu

Účetnictví / Účetnictví/Jak co nejjednodušeji zařídíte přenos dat do nového účetního programu

Jak co nejjednodušeji zařídíte přenos dat do nového účetního programu

Jak co nejjednodušeji zařídíte přenos dat do nového účetního programu
Jak co nejjednodušeji zařídíte přenos dat do nového účetního programu

Jednou z nejčastějších obav při přechodu na nový účetní systém je, zda proběhne přenos všech dokladů nebo skladových položek v pořádku. Přiblížíme vám, jak migrace dat do nového systému funguje a co udělat, aby vše proběhlo hladce.

Obsah

    Jak dlouho přenos trvá a jak ho naplánovat

    Většina účetních systémů dokáže nejdůležitější data importovat do XML souboru, který pak nahrajete do svého nového účetního systému. Celá operace zabere pár minut. Tímto způsobem však přemístíte jenom ta nejdůležitější data jako doklady či zásoby – zbylá data musíte překopírovat nebo přepsat ručně. Například e-mailovou korespondenci u kontaktů v adresáři, přílohy u dokladů či popisky u zboží. 

    Ruční přenos dodatečných dat může trvat klidně několik dnů až týdnů. Během konzultace proto s novým dodavatelem podrobně rozeberte, která data potřebujete přenést a kolik jich je – zjistíte časový odhad, který vám usnadní následné plánování. 

    Obecně doporučujeme naplánovat si celý proces implementace na (ideálně prodloužený) víkend nebo například na vánoční prázdniny, kdy je typicky méně práce. Na nový účetní systém nikdy nepřecházejte v sezónní špičce.

    Co zařídit před přenosem dat

    Než se pustíte do samotného přenosu dadt, naplánujte si, co všechno chcete do nového programu přesunout. Projděte všechny dokumenty, doklady či kontakty a vše si podrobně sepište

    Nestačí říct, že chcete přesunout kontakty na klienty, ale konkrétní informace z kontaktů – například PSČ, bankovní účty, e-mailovou komunikaci apod. Doporučujeme toho přenést co nejvíc, protože dřív nebo později můžete tyto informace znovu potřebovat.

    Doporučujeme řídit se jednoduchý pravidlem: Všechna data, která jste do předchozího systému vložili, si přeneste do nového. Nikdy nevíte, kdy se vám budou hodit.

    Jakmile budete mít jasno, co za data chcete přesunout, všechna tato data si zálohujte. Zálohu děláte kvůli tomu, abyste o svá data nepřišli, kdyby se během migrace něco pokazilo, a zároveň z ní poté ručně kopírujete ta data, která systém nedokáže importovat automaticky.

    Pokud svá data zálohujete průběžně (což kvůli bezpečnosti doporučujeme), můžete tento krok přeskočit. Většina kvalitních účetních programů má na zálohování dat přímo funkci, která vám proces usnadní, tak se po ní nejprve poohlédněte, ať zbytečně neztrácíte čas ručním zálohováním.

    Ideálně data zálohujte na firemní server, externí disk či jiné fyzické médium, které budete mít neustále na očích. Můžete ale využít i bezpečné cloudové úložiště, kterému důvěřujete. Pokud budete v další fázi doklady či zboží exportovat do jednoho souboru (viz Export dat), stačí když je zálohujete v této podobě. 

    Export dat

    Pozor: přesný postup migrace dat se liší program od programu, a proto vám v této části pouze přiblížíme obecné principy.

    Prvním krokem při přenosu dat je export nejdůležitějších dat do jednoho či více strukturovaných souborů. Jakmile budete mít nový účetní systém pořízený, oslovte svého předchozího dodavatele a poproste ho o pomoc s exportem svých stávajících dat do strukturovaného formátu – často se využívá například excelová tabulka s příponou .xls nebo XML soubor. Některé účetní programy mají tuto funkci přímo zabudovanou a data zvládnete exportovat sami.

    Z předchozího systému doporučujeme exportovat minimálně data, která jsou nezbytná pro chod firmy, tedy:

    • vystavené a přijaté faktury,
    • zálohové faktury,
    • dobropisy,
    • závazky a pohledávky,
    • zásoby včetně skladových karet,
    • adresář.

    Export dopředu zkonzultujte také se svým novým dodavatelem, který zjistí, zda je exportovaný soubor ve správném formátu a zda v něm některé důležité údaje nechybí.

    Usnadněte si práci díky našim účetním a daňovým novinkám

    Zadejte váš e-mail a naše účetní a daňové tipy i aktuální dění ze světa Money vám budou chodit přímo do e-mailu. info

    Odesláním souhlasíte s našimi zásadami pro zpracování osobních údajů.

    Import dat

    Nyní musíte exportovaná data dostat do nového systému. Pokud je dodavatel nového systému solidní, s importem vám pomůže, ale jinak mají všechny větší účetní systémy import vyvinutý tak, že byste ho měli zvládnout i sami.

    Před importem nastavíte, které doklady a informace má nový systém ze souboru vyčíst. Pak už jen spustíte import a za chvíli máte data přenesena. Například účetní systém Money S3 má pro tyto účely modul XML DE Profi nebo Import dokladů z Excelu, který usnadňuje migraci dat, a navíc pomáhá také později například pro nahrání nového katalogu zboží od dodavatele. 

    Po importu těchto základních dat můžete v novém účetním programu normálně pracovat. Ručním přenosem zbylých dat pověřte zaměstnance, kteří budou například kopírovat přílohy ke kontaktům v adresáři nebo doplňovat popisky ke zboží ve skladu ze zálohy, kterou jste si předtím vytvořili. To může dle množství dat trvat dny až měsíce.

    Stručně shrnuto:

    • doklady, zásoby či adresář importujete z dokumentu,
    • přílohy, popisky karet nebo uložené e-maily překopírujete ručně ze zálohy.

    Byly informace v článku užitečné?

    Hodnocení pouze pro uživatele našeho blogu.

    Ano
    Ne

    Pro další odborné informace navštivte naši skupinu

    Účetnictví pro začátečníky