Daňová evidence, nebo podvojné účetnictví: Jaký účetní program pro svoje podnikání vybrat

Správná volba programu není jen otázkou úspory času nebo administrativní náročnosti, ale především splnění zákonných povinností, za jejichž nedodržení hrozí sankce od finančního úřadu. V tomto článku vám ukážeme, jak poznáte, že jste jakožto fyzická osoba (OSVČ) překročili limit pro povinný přechod na podvojné účetnictví a proč se do něj musíte pustit hned v den vzniku společnosti s ručením omezeným (s.r.o.).

Poradíme vám také, jak vybrat software, který zvládne vaše jednoduché příjmy a výdaje, ale v budoucnu i nábor prvních zaměstnanců nebo složitý převod majetku do firmy.

Obsah:

1. Daňová evidence vs. podvojné účetnictví: základní rozdíl
2. Kdo musí vést co: Legislativní limity a povinnosti
3. Jaký software zvolit pro daňovou evidenci (pro OSVČ)
4. Jaký software zvolit pro podvojné účetnictví (pro s.r.o. a velké firmy)
5. Kdy přejít z daňové evidence na účetnictví: Scénáře a příprava
6. Jak v Money S3 probíhá přechod z daňové evidence na podvojné účetnictví
7. Jak na výběr kompletu Money S3 podle typu účetnictví
8. Často kladené otázky (FAQ)
9. Správný systém pro start i budoucnost svého podnikání

Čím se liší daňová evidence a podvojné účetnictví

Hlavní rozdíl mezi oběma systémy je v tom, co považujete za svůj zisk. Zatímco v daňové evidenci vás zajímají především skutečně vyinkasované daňové příjmy v hotovosti nebo na bankovní účet a skutečně zaplacené daňové výdaje v hotovosti nebo z bankovního účtu, v účetnictví musíte sledovat výnosy z každé odvedené práce a náklady na materiál, i když za ně v danou chvíli nikdo nezaplatil.

Daňová evidence

Daňovou evidenci (dříve jednoduché účetnictví) upravuje § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Její primární účel je jednoduchý: zjistit daňový základ pro výpočet daně z příjmů fyzických osob.

V daňové evidenci se řídíte tzv. peněžním principem. To znamená, že vás zajímá reálný tok peněz (cash flow), pokud mají vlastnost daňového příjmu nebo daňového výdaje. Příjmem se stává až okamžik, kdy peníze skutečně přistanou na vašem účtu nebo v pokladně. Výdajem je pak moment, kdy peníze odešlete nebo vydáte.

Podvojné účetnictví

Podvojné účetnictví (dnes již pouze „účetnictví“) se řídí zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Zde platí tzv. akruální princip – náklady a výnosy se účtují do období, se kterým časově a věcně souvisejí, bez ohledu na to, kdy dojde k jejich zaplacení. Pokud tedy vystavíte fakturu v prosinci, je to váš výnos pro daný rok, i když ji zákazník zaplatí až v únoru příštího roku. Podvojnost pak spočívá v tom, žekaždý zápis musí být proveden na dvou účtech – na straně Má dáti a na straně Dal.

Kdo musí vést co: Legislativní limity a povinnosti

Rozhodnutí o tom, jaký typ účetnictví povedete, je na vás jen částečně. Zákon ale definuje jasné mantinely.

Fyzické osoby (OSVČ)

Pokud jsou vaše roční příjmy do 2 milionů Kč, můžete odvádět paušální daň a nemusíte vést ani daňovou evidenci, ani účetnictví. Jakmile limit překročíte, máte povinnost přejít na daňovou evidenci. Povinnost přejít na podvojné účetnictví pro vás nastává v momentě, kdy váš obrat (definovaný zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty) za bezprostředně předcházející kalendářní rok přesáhne částku 25 milionů Kč.

Existují však i další důvody, jako je zápis do obchodního rejstříku nebo rozhodnutí vést účetnictví dobrovolně. Když vedete účetnictví, máte mnohem lepší přehled o tom, kde vaše firma reálně vydělává, což je zásadní pro růst firmy i její profesionální řízení. Získáte také potřebné podklady například pro jednání s bankami či investory.

Pro hlubší pochopení daňové problematiky u živnostníků doporučujeme článek: Co je daňová evidence – příklady.

Právnické osoby (s.r.o., a.s.)

Pokud zakládáte společnost s ručením omezeným nebo akciovou společnost, nemáte na výběr. Tyto subjekty jsou považovány za účetní jednotky od svého vzniku (od zápisu do obchodního rejstříku) a musí vést podvojné účetnictví bez ohledu na výši obratu.

Rostoucí firmy by měly myslet i na budoucí povinnosti – audit, který nastává po překročení zákonných kritérií (výše obratu, hodnota aktiv, počet zaměstnanců) a vyžaduje ověření účetní závěrky auditorem. S náborem prvních lidí vám vzniká povinnost ohlásit jejich nástup příslušné zdravotní pojišťovně v přísné lhůtě 8 dnů (u pracovníků čistě na DPP nebo DPČ je lhůta prodloužena do 20. dne následujícího měsíce). Nová pravidla u ČSSZ vyžadují, abyste nováčka přihlásili ještě před okamžikem, kdy u vás začne pracovat (stačí i tzv. částečné přihlášení). Samotné Jednotné měsíční hlášení (JMHZ) o mzdách a odvodech pak posíláte zpětně do 20. dne dalšího měsíce.

Specifické případy a neziskový sektor

Existuje i specifická kategorie jednoduchého účetnictví, která je podle zákona o účetnictví (č. 563/1991 Sb.) vyhrazena pouze pro vybrané účetní jednotky v neziskovém sektoru. Týká se to zejména menších spolků a církví, pokud jejich celkové příjmy za poslední uzavřené účetní obdobínepřesáhnou 3 miliony Kč a zároveň hodnota jejich majetku je nižší než 3 miliony Kč.

Pro tyto subjekty představuje jednoduché účetnictví vítanou úlevu, protože nemusí vést složitější podvojnou evidenci. Pokud však jeden z limitů překročí, musí v následujícím období přejít na standardní účetnictví. Je důležité nezaměňovat tento režim s daňovou evidencí pro OSVČ, která se řídí odlišnými pravidly zákona o daních z příjmů.

Jaký software zvolit na daňovou evidenci

Pro vedení daňové evidence nepotřebujete komplikovaný systém plný účetních výkazů. Důležitá je pro vás především přehlednost a rychlost. Ideální program by měl obsahovat:

• peněžní deník (základní kámen daňové evidence),
• knihu pohledávek a závazků (přehled o neuhrazených fakturách),
• evidenci DPH (pokud jste plátci),
• pomocné knihy (kniha jízd, evidence majetku, sklady).

Mnoho podnikatelů vede daňovou evidenci v tabulkách, ale nejpozději ve chvíli, kdy začnete fakturovat pravidelně, se vám vyplatí přechod z Excelu na účetní program. Software jako Money S3 ve verzi Basic nabízí intuitivní prostředí, kde se nemusíte starat o to, zda je faktura správně zaúčtovaná – program to udělá za vás na pozadí. Stejně dobře funguje Money S3 pro OSVČ – klade důraz na jednoduchost a legislativní přesnost.

Jaký software zvolit na podvojné účetnictví

Podvojné účetnictví vyžaduje nástroj, který zvládne pracovat s účtovou osnovou, předkontacemi a automatickým generováním zákonných výkazů. Zde už nejde jen o evidenci příjmů, ale o komplexní správu financí firmy.

Vhodný software musí umět:

• práci s účetním deníkem a hlavní knihou,
• sledování salda (párování plateb s fakturami),
• automatickou tvorbu Rozvahy a Výkazu zisku a ztráty,
• komunikaci s bankami (import výpisů, export platebních příkazů),
• elektronické podání přiznání k DPH a kontrolního hlášení.

V rámci podvojného účetnictví v Money S3 získáte nástroj, který tyto procesy automatizuje. Například při přijetí platby program sám navrhne spárování s fakturou a provede příslušný účetní zápis. Pro menší a střední s.r.o. je nejčastější volbou komplet Economy, který nabízí vynikající poměr ceny a výkonu pro oba typy evidence.

Kdy přejít z daňové evidence na účetnictví

Povinný přechod ze zákona

Jakmile dosáhnete obratu 25 milionů Kč, musíte od 1. ledna následujícího rokuzačít vést účetnictví. Pokud tento moment promeškáte, vystavujete se riziku neplatnosti účetnictví a sankcím.

Než začnete v novém systému, udělejte řádnou inventarizaci veškerého majetku, zásob, pohledávek a závazků podle zákona o účetnictví (č. 563/1991 Sb.). Dále pamatujte na povinnost upravit základ daně z příjmů v roce přechodu (dle zákona č. 586/1992 Sb.), aby nedošlo k nechtěnému dvojímu zdanění příjmů či dvojímu uplatnění výdajů.

Transformace podnikání na s.r.o.

Mnoho živnostníků v určité fázi zjistí, že je pro ně výhodnější (z hlediska ručení či prestiže) podnikat jako právnická osoba. S novým IČO automaticky přichází povinnost vést podvojné účetnictví.

Dobrovolný přechod pro lepší řízení

Podvojné účetnictví je také nutností, pokud  žádáte o bankovní úvěr nebo hledáte investora. Banky potřebují vidět výkazy (rozvahu), aby mohly posoudit vaši bonitu. Podvojné účetnictví vám zároveň dává mnohem lepší přehled o tom, kde firma reálně vydělává a kde naopak pálí peníze – náklady totiž vidíte v okamžiku jejich vzniku, nikoliv až po zaplacení.

Jak v Money S3 probíhá přechod z daňové evidence na podvojné účetnictví

Jednou z největších obav podnikatelů je ztráta historie dat. Pokud používáte Money S3, tato obava je zbytečná. Přechod je technicky ošetřen tak, aby se zachovala kontinuita.

Co se v softwaru změní?

1. Upgrade licence: Pokud máte komplet pouze pro daňovou evidenci (např. Basic), stačí přejít na verzi podporující účetnictví (např. Economy nebo Advanced).
2. Nastavení účtové osnovy: Money S3 obsahuje předdefinované osnovy, které si můžete upravit.
3. Přenos počátečních stavů: Toto je nejkritičtější krok. Musíte převést stavy pokladny, bankovních účtů, neuhrazených faktur a majetku. Money S3 má pro tento účel připraveného průvodce.

Detailní návod na přechod najdete v našem článku: Přechod z daňové evidence na podvojné účetnictví.

Jak na výběr kompletu Money S3 podle typu účetnictví

Aby vaše investice do softwaru byla efektivní, připravili jsme přehledné srovnání verzí (kompletů):

Komplet Basic – Vstupní brána pro OSVČ
Ideální řešení pro malé firmy a živnostníky, kteří vedou daňovou evidenci a nepotřebují řešit mzdovou agendu. Obsahuje fakturaci, pokladnu, banku, evidenci majetku i s objednávkami, a to bez omezení počtu dokladů. Pokud potřebujete, můžete si dokoupit modul Mzdy a personalistika. Komplet lze také propojit s e-shopem přes E-shop konektor. Více zde: Komplet Basic

Komplet Economy – Univerzál pro daňovou evidenci i podvojné účetnictví
Cenově zvýhodněná varianta pro menší firmy a začínající živnostníky, kteří chtějí mít k dispozici všechny hlavní moduly, ale vystavují nižší počet dokladů. Obsahuje daňovou evidenci, podvojné účetnictví, sklady, mzdy i fakturaci – vše v jednom. Platí omezení na 1 agendu a max. 3 000 záznamů v deníku ročně. Více zde: Komplet Economy

Komplet Advanced – Pro rostoucí byznys
Čistě účetní komplet bez skladové agendy, vhodný zejména pro firmy poskytující služby, které nepotřebují evidovat zboží. Obsahuje podvojné účetnictví i daňovou evidenci, mzdy a personalistiku, fakturaci a neomezený počet agend a dokladů. Je vhodný také pro neziskové organizace, které jej získají s 50% slevou. Více zde: Komplet Advanced

Komplet Unlimited – Komplexní řešení pro náročné firmy
Nejvyšší varianta Money S3 s plnou výbavou pro firmy, které potřebují pokrýt veškerou ekonomickou agendu na jednom místě – včetně skladů, mezd, podvojného účetnictví i daňové evidence. Je tak vhodný pro účetní a daňové poradce, větší neziskové organizace nebo školy. Komplet lze dále rozšířit o volitelné moduly. Více zde: Komplet Unlimited

Nejste si výběrem jistí? Vyzkoušejte náš konfigurátor a zjistěte, který komplet pro vás.

Často kladené otázky (FAQ)

Musím jako OSVČ vést podvojné účetnictví?

Zpravidla ne, pokud váš obrat nepřesáhne 25 milionů Kč za rok. Většina OSVČ zůstává u daňové evidence nebo uplatňuje výdaje paušálem.

Zvládne Money S3 přechod na podvojné účetnictví bez ztráty dat?

Ano. V Money S3 prostě založíte nové účetní období s typem „účetnictví“. Historická data z daňové evidence zůstávají v programu přístupná pro potřeby archivace a kontrol.

Kolik stojí upgrade na vyšší verzi Money? 

Pokud již vlastníte licenci Money S3, neplatíte celou cenu nového kompletu, ale pouze rozdíl v ceně mezi vaším stávajícím a novým kompletem. Vaše původní investice je tedy chráněná.

Jaký je rozdíl mezi fakturačním a účetním programem? 

Fakturační program (jako např. iDoklad) slouží k rychlému vystavování faktur. Účetní program (jako Money S3) řeší celou agendu firmy včetně skladů, mezd, majetku a komunikace s finančním úřadem.

Jak dlouho musím účetní doklady archivovat?

Podle zákona o účetnictví musíte účetní závěrky a výroční zprávy uchovávat po dobu 10 let. Účetní doklady, knihy a rozvrhy se archivují minimálně 5 let, přičemž u plátců DPH se lhůta pro daňové doklady prodlužuje na 10 let. Digitální archiv v Money S3 zajistí, že tato data budou v bezpečí a čitelná po celou zákonnou dobu.

Tip redakce

Vyzkoušejte si zdarma účetní program Money S3

S ním můžete snadno vést účetnictví, daňovou evidenci, vystavovat faktury a evidovat sklad pro kamenný i online prodej.

Stáhnout zkušební verzi

Správný systém pro start i budoucnost vašeho podnikání

Volba mezi daňovou evidencí a podvojným účetnictvím je jedním z nejdůležitějších administrativních rozhodnutí ve vašem podnikání. Zatímco daňová evidence vám šetří čas na začátku, podvojné účetnictví vám zajišťuje potřebná data pro skutečný růst a profesionální řízení firmy.

Ať už se nacházíte v jakékoliv fázi, Money S3 vám pomůže. Díky jeho modulární povaze můžete začít skromně a postupně přidávat funkce tak, jak se bude rozvíjet váš byznys.

Nejlepší způsob, jak se rozhodnout, je vyzkoušet si program v praxi. Stáhněte si Money S3 zdarma ve verzi Start. Máte k dispozici všechny funkce na tři měsíce a můžete si v klidu otestovat, zda vám více vyhovuje prostředí daňové evidence, nebo potřebujete plnohodnotné účetnictví.