Jak funguje účtování na přechodných účtech

V tomto článku si tedy pod drobnohled vezmeme účtovou skupinu 38 – Přechodné účty aktiv a pasiv. Ze zkušenosti vím, že přechodné účty bývají problém pro účetní – začátečníky, někdy se nad nimi ale pozastaví i ostřílená účetní. Nicméně si ale pojďme ukázat, že není nutné z této účetní oblasti dělat strašáka.

Tzv. přechodné účty využijeme v situacích, kdy v rámci účetnictví musíme zajistit, aby zaúčtované náklady a výnosy věcně a časově souvisely s obdobím, ve kterém jsou účtovány. Ovlivňují nám hospodářský výsledek. V podstatě dočasně nahrazují účty výnosů, nákladů, příjmů a výdajů.

V případě využití přechodných účtů splníme i legislativní požadavky na zaúčtování nákladů a výnosů do správného období. Jsou to zejména:

• zákon č. 563/1991 Sb., zákon o účetnictví – ukládá povinnost, aby účetnictví podávalo věcný, srozumitelný a věrný obraz finančního stavu účetní jednotky
• zákon č. 586/1992 Sb., zákon o daních z příjmu – zejména zahrnutí nákladů a výnosů do správného zdaňovacího období
• Český účetní standard č. 017 a 019 – zejména odstavec 6

Přechodné účty aktiv a pasiv můžeme rozdělit do dvou základních skupin:

1. účty časového rozlišení
2. účty dohadné – aktivní a pasivní

V případě, že jsou nám známy následující tři podmínky, využijeme účty časového rozlišení (bod 1 v předchozím odstavci):

1. účel
2. vynaložená částka
3. přesně vymezené časové období

Pokud tyto tři podmínky známy nejsou, využijeme účty dohadné. I pomocí těchto účtů dosáhneme zásady věcné a časové souvislosti. Jak již bylo zmíněno, neznáme podmínky jako u účtů časového rozlišení, především většinou neznáme výši vynaložené částky.

Mezi přechodné účty aktiv a pasiv patří:

381 – Náklady příštích období

382 – Komplexní náklad příštích období

383 – Výdaje příštích období

384 – Výnosy příštích období

385 – Příjmy příštích období

388 – Dohadné účty aktivní

389 – Dohadné účty pasivní

Účty časového rozlišení

381 – Náklady příštích období

Tento účet využíváme v případě platby v běžném účetním období, kdy ale náklady vzniknou a časově se pojí s obdobím příštím. Účet 381 se pojí s účtovou skupinou 5. Jedná se např. o nájemné nebo třeba předplatné odborného časopisu hrazené předem na období následující.

PŘÍKLAD

Účetní rok 2020

Účetní rok 2021

382 – Komplexní náklady příštích období

Na tento účet se účtují výdaje běžného účetního období, které se týkají nákladů účetních období příštích a které se souhrnně vztahují k danému účelu. Mezi komplexní náklady příštích období patří např. náklady na dlouhodobou propagaci a podporu prodej nebo třeba náklady na výzkum a vývoj (pokud se časově rozlišují). Jedná se tedy o náklady, které souvisejí a rozkládají se na delší časové období.

Na tento účet nejsou účtovány přímo jednotlivé výdaje, resp. náklady. Tyto výdaje/náklady se účtují přímo na nákladové účty skupiny 5 a až následně se vyúčtují na MD účtu 382 – Komplexní náklady příštích období a zároveň na stranu D účtu 555 – Zúčtování komplexních nákladů příštích období.

Pokud není zcela zřejmé z věcných a právních podkladů (např. smluv), ke kterému se tyto náklady věcně a časově váží, je nutno ve vnitropodnikové směrnici určit časové období, v jakém tyto náklady budou zúčtovány. Český účetní standard č. 017 limituje tuto dobu zaúčtování nákladů na účet 382 na 4 roky.

PŘÍKLAD

Účetní rok 2020

Náklady na propagaci:

Přeúčtování na komplexní náklad příštích období:

Účetní rok 2021

383 – Výdaje příštích období

Tento účet používáme v případech, kdy náklady souvisejí s běžným účetním obdobím, ale k rozvahovému dni nebyly uskutečněny výdaje za ně. Účet 383 souvisí s nákladovými účty skupiny 5. Příkladem může být nájemné účtované pozadu nebo např. vyúčtování energií zpětně.

PŘÍKLAD

Účetní rok 2020

Účetní rok 2021

384 – Výnosy příštích období

Na tento účet jsou účtovány ty účetní operace, kdy v běžném účetním období je přijato plnění-platba, nicméně výnosy časově a věcně souvisejí s účetním obdobím příštím. Jde např. o fakturaci nájemného předem (účtováno u pronajímatele). Účet 384 tedy souvisí s výnosovými účty účtové skupiny 6.

PŘÍKLAD

Účetní rok 2020

Účetní rok 2021

385 – Příjmy příštích období

Na účet příjmů příštích období účtujeme případy, kdy potřebujeme zaúčtovat do výnosů částky, které ale inkasovat budeme až v následujícím období. Příkladem je např. situace, kdy máme nárok na výplatu provize, ale dle podmínek uzavřené smlouvy bude provize fakticky vyúčtována až v následujícím roce. V každém případě zde ale známe výši v budoucnu vyplacené provize. Účet příjmů příštích období souvisí tedy s výnosovými účty účtové skupiny 6.

PŘÍKLAD

Účetní rok 2020

Účetní rok 2021

Dohadné účty aktivní a pasivní

388 – Dohadné účty aktivní

Účet dohadných účtů aktivních využijeme v případě, kdy nemáme pro zaúčtování na případné účty časového rozlišení všechny podklady. Typickým příkladem je např. situace, kdy má účetní jednotka ve svém majetku vozidlo, které bylo havarováno, ale do dne uzavření účetnictví a sestavení účetní závěrky není známa výše náhrady od pojišťovny. Dohadné účty aktivní tedy souvisejí s účty výnosů účtové skupiny 6.

Dohadné položky aktivní je nutno rozdělovat do dvou skupin, a to dle očekávané splatnosti pohledávky:

• s očekávanou splatností do 1 roku, kdy se dohadné účty aktivní účtují v rámci krátkodobých pohledávek
• s očekávanou splatností delší než 1 rok, kdy se dohadné účty aktivní účtují v rámci dlouhodobých pohledávek

PŘÍKLAD

Účetní rok 2020

Účetní rok 2021

Doúčtování rozdílu k původní dohadné položce v roce 2021

389 – Dohadné účty pasivní

Na účet dohadných účtů pasivních jsou účtovány částky závazků podle smluv, dohod, kdy ale není ještě známa výše těchto závazků. Účet 389 souvisí s účty nákladů v účtové skupině 5.

Může jít např. o nevyfakturované dodávky energií či odměny vedoucím pracovníkům za splnění předem stanovených kritérií v aktuálním účetním období, kdy ale tyto odměny jsou vypláceny až po uplynutí prvního kvartálu účetního období následujícího.

Stejně jako u dohadných účtů aktivních rozdělujeme dohadné účty pasivní do dvou skupin:

• s očekávanou splatností do 1 roku, kdy se dohadné účty pasivní účtují v rámci krátkodobých závazků
• s očekávanou splatností delší než 1 rok, kdy se dohadné účty pasivní účtují v rámci dlouhodobých závazků

PŘÍKLAD

Účetní rok 2020

Účetní rok 2021

Kdy nemusíme náklady a výnosy časově rozlišovat

Účetní jednotka se může rozhodnout, že některé náklady a výnosy vyloučí z časového rozlišení. Lze tak stanovit vnitropodnikovou směrnicí, kde si určí jednotlivé náklady a výnosy (druh) a částku, do jejíž výše se náklady a výnosy časově nerozlišují. Některé účetní jednotky vylučují z časového rozlišení i pravidelně se opakující náklady a výnosy.

Účty přechodných aktiv a pasiv ve výkazech

Všechny přechodné účty uvádíme do řádků rozvahy, která je jako výkaz součástí účetní závěrky. A kam s nimi konkrétně?

Aktiva – časové rozlišení aktiv

381 – položka C.II.3.1. nebo položka D. 1.

382 – položka C.II.3.2. nebo položka D. 2.

385 – položka C.II.3.3. nebo položka D. 3.

Aktiva – pohledávky

388 se splatností do 1 roku – položka C.II.2.4.5

388 se splatností delší než 1 rok – položka C.I.5.3.

Pasiva – časové rozlišení pasiv

383 – položka C.III.1 nebo D.1.

384 – položka C.III.2 nebo D.2.

Pasiva – závazky

389 se splatností do 1 roku – položka C.II.8.6.

389 se splatností delší než 1 rok – C.I.9.2.

Jakkoli se může zdát použití přechodných účtů složité, stačí se vždy zamyslet nad věcnou a časovou souvislostí a využít je jako nástroj ke správnému zachycení nákladů a výnosů.