Datová schránka. K čemu slouží, jak ji založit a na co si dát pozor

Solitea, a.s. | 21. 01. 2020

Datovou schránku používá přes půl milionu podnikatelů a za deset let existence tímto systémem prošlo přes 100 milionů zpráv a dokumentů. Provoz datových schránek podle odhadu serveru lupa.cz vyšel stát na 6 miliard korun.

Co je to datová schránka

Státem garantovaný nástroj elektronické komunikace, který nahrazuje papírové dopisy. Slouží převážně pro komunikaci s orgány veřejné moci. Úřady mají povinnost datové schránky používat v komunikaci s každým, kdo má datovou schránku zřízenou.

Pomocí datové schránky můžete komunikovat s jakýmkoliv úřadem, například okresní správou sociálního zabezpečení, zdravotními pojišťovnami nebo finančním úřadem. Funguje podobně jako e-mailová schránka, s tím rozdílem, že majitel schránky je úředně ověřenou osobou. Zjednodušeně řečeno datová schránka nahrazuje podpis.

Datové schránky se zavedly, aby:

• usnadnily a urychlily komunikaci mezi úřady a podnikateli,
• zvýšily šanci na úspěšné doručení zpráv (u datových schránek se uvádí až 99% pravděpodobnost doručení oproti 45 % u doporučených dopisů),
• ušetřily náklady na papírovou komunikaci,
• přinesly možnost zpětného prokázání doručení dokumentu (elektronické dokumenty mají stejnou právní účinnost jako papírový dopis s kulatým razítkem a v případě uložení zprávy je možné její obsah kdykoliv prokázat).

Datovou schránku si může zřídit kdokoliv (i nepodnikající fyzické osoby včetně cizinců), pro tyto některé subjekty je ale povinná (zřizuje se automaticky, tyto subjekty nemusejí žádat): Povinnost platí pro:

• orgány veřejné moci,
• právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku,
• advokáty,
• daňové poradce,
• insolvenční správce.

O datovou schránku si může zažádat:

• jakákoliv fyzická osoba (nemusíte být OSVČ, požádat si mohou i zaměstnanci),
• právnická osoba, která není zapsaná v obchodním rejstříku
• a orgány veřejné moci (pro své podřízené organizace).

Jak o datovou schránku zažádat

Zřízení datové schránky vás nic nestojí a pokud jste fyzická osoba, stačí vám k němu doklad totožnosti. V případě, že jednáte za právnickou osobu, potřebujete ještě jmenovací dekret, usnesení valné hromady nebo jakýkoliv další úředně ověřený dokument, který vás určí jednatelem.

Do ISDS (informačního systému datových schránek, který sdružuje veškeré informace o držitelích datových schránek) se registrujete dvěma způsoby:

1. Na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT. Potřebujete jeden doklad totožnosti (občanský průkaz nebo pas), případně (u cizinců) povolení k pobytu čí vízový štítek. Většinu žádostí na Czech POINTu rovnou vyřídíte, odnesete si potvrzení o zřízení datové schránky a do e-mailu vám obratem přijdou přístupové údaje. V případě, že k žádosti přikládáte jakoukoliv listinu, nebo jste pouze zmocněnec, obdržíte potvrzení a žádost putuje k posouzení na Ministerstvo vnitra.
2. Stáhnete si tento formulář, vyplníte ho pomocí programu Software602 Form Filler a vytisknete (doporučený postup veřejné správy). Pokud nechcete instalovat software, formulář si vytiskněte a vyplňte jej ručně. Vyplněný formulář s úředně ověřeným podpisem odešlete poštou na adresu Ministerstva vnitra. Pokud je žádost v pořádku, schránku vám ministerstvo zřídí obvykle do tří dnů.

Přístupové údaje obdržíte:

• do zadaného e-mailu, pokud jste fyzická osoba, podali jste žádost na Czech POINTu a vybrali jste si tento způsob doručení
• nebo ve všech ostatních případech poštou.

Není-li vaše žádost kompletní nebo obsahuje chyby, vyzve vás ministerstvo k odstranění nedostatků.

Zřízení datové schránky pro cizince a subjekty podnikající v zahraničí

O datovou schránku si můžete požádat, i pokud jste podnikající fyzická nebo právnická osoba registrovaná v zahraničí. Vzhledem k tomu, že nemáte IČ, nemůžete v tomto případě žádat na Czech POINTu, ale musíte žádost poslat přímo na Ministerstvo zahraničí tímto způsobem:

1. Žádost i všechny přiložené dokumenty pošlete v českém jazyce. Pokud přikládáte dokumenty v cizím jazyce, připojte úředně ověřený překlad do češtiny.
2. Žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis fyzické osoby, případně osoby s oprávněním jednat za právnickou osobu.
3. K žádosti připojte výpis z registru, který eviduje podnikatelské subjekty v zemi registrace, tedy obdobu českého živnostenského oprávnění nebo výpisu z obchodního rejstříku.
4. Pokud adresa pobytu žadatele není na seznamu zemí, kam státní správa posílá přístupové údaje, uveďte jinou kontaktní adresu.

Na co si dát pozor

Dobře si zapamatujte své přihlašovací údaje, protože jednu žádost o nové údaje můžete podat zdarma, každá další žádost už je ale zpoplatněná 200 Kč. O nové přístupové údaje si můžete požádat na kterémkoliv kontaktním místě Czech POINT, kromě dokladu totožnosti budete potřebovat také číslo své datové schránky a e-mail, na který obdržíte nové údaje.

Nezapomeňte, že každý dokument, který vám přijde do datové schránky, se do deseti dní automaticky požaduje za doručený. Nezáleží na tom, jestli jste se do schránky přihlásili a dokument skutečně přečetli. Nechte se tedy raději upozornit na příchozí dokumenty e-mailem či SMS zprávou. Toto nastavení provedete přímo ve své datové schránce.

Myslete také na to, že každá zpráva se po 90 dnech od doručení vymaže. Důležité dokumenty si proto raději zálohujte do počítače, nebo využijte službu datového trezoru, kam si můžete za poplatek dokumenty v datové schránce uložit on-line.

Datovou schránku můžete používat i pro komunikaci s jinými subjekty mimo státní správu (například vaši klienti, banky, pojišťovny nebo dodavatelé energií) skrz tzv. poštovní datové zprávy, které mohou nahradit doporučené i obyčejné dopisy. Jejich příjem si můžete nastavit zdarma, za odesílání zpráv už ale zaplatíte, buď formou čerpání z kreditu za jednotlivé zprávy nebo paušálně.

Ke své datové schránce se přihlásíte na webu www.mojedatovaschranka.cz.