• Domů » Podnikání » Kniha jízd zdarma: vést ji samostatně, nebo v účetním programu?

Kniha jízd zdarma: vést ji samostatně, nebo v účetním programu?

Solitea, a.s. | 06. 04. 2021

Knihu jízd potřebujete, abyste si uplatnili náklady na provozování aut a jako důkaz, že dodržujete BOZP. Samotnou knihu jízd můžete vést několika způsoby, včetně těch, které jsou zdarma. Zaměříme se na plusy a mínusy jednotlivých variant.

Obsah

    Pokud zatím přesně nevíte, co kniha jízd je, proč ji musíte vést a jaké jsou její náležitosti, přečtěte si článek Kniha jízd: srozumitelný návod i pro začátečníky.

    V jaké formě musíte vést knihu jízd?

    Zákon nestanovuje jedinou přípustnou formu. V minulosti firmy vedly knihy jízd často papírově. Koupily si předtištěné tiskopisy nebo třeba obyčejný sešit, který byl v palubní přihrádce a řidič do něj vždy zaznamenal své jízdy.

    Papírová verze je stále přípustná, ale firmy od ní upouští. Je totiž poměrně nepraktická. Papíry se můžou ztratit a špatně se dělají případné opravy.

    Standardem je elektronická kniha jízd, kterou můžete mít v několika podobách. Celou knihu jízd si třeba vytvoříte sami v Excelu a máte ji zdarma. Nebo na knihu jízd využijete specializovaný software či knihu jízd vedete ve svém účetním programu. Na jednotlivé elektronické varianty se nyní podíváme blíže.

    1. Elektronická kniha jízd zdarma

    Nejlevnější variantou je excelová tabulka s knihou jízd, kterou si sami vytvoříte. Je vhodná pro ty z vás, kteří rozumí daňové a BOZP agendě a dokážou si potřebnou tabulku vytvořit. Můžete se inspirovat vzorem na internetu, ale vždy je dobré, když sami problematice rozumíte, abyste zkontrolovali, že obsahuje všechny potřebné kolonky. 

    Kniha jízd v samostatném souboru se hodí pro sólo podnikatele bez zaměstnanců. Pro firmy s více služebními auty je už dost nepraktická. Pokud je kniha jízd uložená třeba v počítači asistentky, řidiči jí musí osobně, telefonicky nebo e-mailem nahlásit potřebné údaje a ona je do tabulky zadá. Navíc pokud vedete knihu jízd hlavně kvůli BOZP, nelze knihu jízd doplňovat zpětně, řidiči musí údaje hlásit asistentce každý den.

    Nebo můžete mít sdílenou tabulku v cloudu, do které vyplňují řidiči informace sami. Často je to ještě horší, protože každý data vyplňuje jinak a ve výsledku je z toho jeden velký „guláš“.

    2. Kniha jízd v účetním programu

    Kniha jízd bývá běžnou součástí účetních programů. Pokud některý používáte, podívejte se, jestli knihu jízd neobsahuje. Například v Money S3 je kniha jízd součástí všech balíčků a nic za ni nepřiplácíte

    U jiných účetních programů může být kniha jízd doplňkovým modulem. Ale i tak může vyjít levněji než samostatný software.

    Pokud máte knihu jízd v účetním programu, automaticky vám podle zadaného počátečního a konečného stavu tachometru spočítá ujeté kilometry, hlídá termín technické kontroly, emisí nebo pravidelné prohlídky. Také v ní vystavíte cestovní příkazy pro zaměstnance a připravíte cestovní náhrady. 

    Výhodou je, že máte firemní agendu v jednom programu. Stačí vám tedy jen jedny přístupové údaje a dostanete se k objednávkám, fakturám, skladové evidenci nebo právě knize jízd. Neučíte se pracovat s více softwary, a pokud si s něčím nevíte rady, máte jedno telefonní číslo na zákaznickou podporu, kde vám poradí se vším.

    Některé elektronické knihy jízd si koupíte jednorázově, u jiných platíte paušál. Dobře si proto spočítejte, která varianta je výhodnější pro dlouhodobé provozování.

    3. Specializovaný program na knihu jízd

    Třetí variantou je samostatný program, který řeší pouze knihu jízd. Na první pohled může připomínat první variantu s tabulkou, ale je pokročilejší. Moderní programy jsou už optimalizované pro mobily, takže řidič může zadat údaje o jízdě přímo z auta.

    Tyto programy bývají placené a jsou vhodné pro firmy s větší flotilou aut. Mají různé pokročilé funkce jako třeba propojení jízd se zakázkami nebo počítání spotřeby, které jsou důležité třeba pro logistické firmy. Naopak běžná firma s pár auty je obvykle nepotřebuje.

    Je varianta zdarma skutečně nejvýhodnější?

    Jako podnikatelé si musíte dobře hlídat své náklady a je správné, že nechcete vydávat víc peněz, než je nutné. Zároveň varianta zdarma není vždycky ta nejvýhodnější.

    Typicky strávíte spoustu času načítáním informací o knize jízd, hledáním aktuálního vzoru, případně vytvářením vlastní knihy jízd. Nemáte záruku, že máte knihu jízd správně, takže za čas vás může dost nepříjemně překvapit kontrola z finančního úřadu. 

    Lepší variantou je hledat řešení s dobrým poměrem cena/výkon. Sice není zdarma, ale ušetří vám spoustu času, dodavatel ručí za správnost knihy jízd, a pokud se cokoliv pokazí, máte kam zavolat a hned vám poradí.

    Odebírejte účetní a daňové novinky srozumitelně a včas

    Zadejte váš e-mail a naše účetní a daňové tipy vám budou chodit přímo do e-mailu. info

    Odesláním souhlasíte s našimi zásadami pro zpracování osobních údajů.

    Kterou variantu knihy jízd zvolit?

    Pokud váš byznys není postavený na autech, samostatný specializovaný software nepotřebujete. Pohodlnější a mnohdy i cenově výhodnější je kniha jízd v účetním programu.

    Kniha jízd je třeba součástí účetního programu Money S3. Abyste zjistili, jestli vám bude vyhovovat, stáhněte si plnou verzi Money S3 Start a zdarma si ji vyzkoušejte

    Výhodou je, že nejste omezení žádným zkušebním obdobím. Můžete ho testovat, jak dlouho chcete, hlavním omezením je počet dokladů. Ve verzi zdarma vystavíte třeba až 500 záznamů do účetního a peněžního deníku nebo 20 cestovních příkazů.

    • Byly tyto informace užitečné?
    • AnoNe

    Štítky článku

    Kniha jízd

    Další články

    Vyzkoušejte si účetní program Money S3

    Zdarma a se všemi funkcemi