Od tvůrců úspěšného účetního programu

Mzdy a personalistika/Cestovní příkazy: k čemu jsou a jak je vyplnit

Cestovní příkazy: k čemu jsou a jak je vyplnit

Cestovní příkazy: k čemu jsou a jak je vyplnit
Cestovní příkazy: k čemu jsou a jak je vyplnit

Cestovní příkaz neboli cesťák vyplňujete se zaměstnancem ve chvíli, kdy ho vyšlete na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady. Slouží ale také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například kvůli řešení pracovních úrazů.

Obsah

    Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje. Zároveň cestovní příkazy pomáhají udržet si přehled v absolvovaných služebních cestách a nákladech s nimi spojených.

    Jak vyplnit cestovní příkaz

    Před začátkem cesty

    Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu – tedy ještě před jejím uskutečněním. Zaměstnance nemůžete na služební cestu vyslat bez jeho souhlasu – ten vám zaměstnanec udělí právě podpisem pracovního příkazu.

    Pokud pro cestovní příkaz formulář ještě nemáte, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu (například tuto), případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách. Existuje spousta druhů šablon, které se mírně liší, a některé firmy si také vytváří vlastní podobu formuláře pro cestovní příkaz.

    Zaměstnanec před cestou vyplní celou první část cestovního příkazu, především:

    • svoje osobní údaje,
    • počátek cesty (včetně hodiny),
    • místo (cíl) pracovní cesty,
    • a účel cesty.

    V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek – ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců). Takto vyplněný cestovní příkaz následně schválí přímý nadřízený podpisem.

    Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí. Pokud zaměstnanci zálohu dáte, musíte její výši do cestovního příkazu také vyplnit.

    Po skončení cesty

    Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Pokud měl zaměstnanec za jeden den více přesunů, musí je všechny zaznamenat jednotlivě.

    blank
    Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním. Pro zaměstnance je nejdůležitější vyplnit časy odjezdů a příjezdů, protože podle nich bude účetní počítat stravné.

    K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací – například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo. Jestliže zaměstnanec výše uvedené doklady během cesty nepořídí či nepředá účetnímu, nemá nárok na náhradu.

    Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet. Stravné dostane zaměstnanec jako součást mzdy osvobozenou od daní.

    Jak vypočítat stravné a cestovní náhrady při cestách po ČR i zahraničí se dozvíte v samostatném článku.

    Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.

    Cesta po ČR vs. cesta do zahraničí

    Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic. Čas strávený v zahraničí totiž ovlivňuje výši stravného.

    V praxi do kolonek napíše například:

    • Odjezd Brno 9:00
    • Příjezd Mikulov 11:30
    • Odjezd Mikulov 11:30
    • Příjezd Vídeň 12:30

    Pokud zaměstnanec na služební cestu letí, počítá se jako překročení hranic čas odletu.

    Zajistěte si vždy aktuální novinky ze světa mezd a personalistiky

    Zadejte váš e-mail a naše tipy z oblasti mezd a personalistiky vám budou chodit přímo do e-mailu. info

    Odesláním souhlasíte s našimi zásadami pro zpracování osobních údajů.

    Když jede na služební cestu více zaměstnanců

    Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li jedním vozidlem, každý z nich napíše do řádku „spolucestující” jména svých kolegů.

    Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty. Spolucestující typicky do svého cestovního příkazu napíšou jméno kolegy, kterému auto patřilo.

    Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času. Chcete-li pomocnou ruku, vyzkoušejte ekonomický systém Money S3, jehož součástí je modul Kniha jízd a cestovní náhrady.

    Byly informace v článku užitečné?

    Hodnocení pouze pro uživatele našeho blogu.

    blank Ano
    blank Ne
    blank

    Sledujte podobné články na naší

    Facebookové stránce

    Komunita samostatných účetních

    Přidejte se zdarma

    Přidejte se
    do největší komunity samostatných účetních

    blankVýhody
    blank