Cestovní náhrady 2023: kolik zaplatíte, když zaměstnance vyšlete na služební cestu

V roce 2023 se podle vyhlášky zvyšují sazby za diety a snižují ceny pohonných hmot.

Cestovní náhrady (hovorově cesťáky) zahrnují:

• stravné,
• výdaje na použití vlastního vozidla zaměstnance,
• nákup pohonných hmot,
• kapesné (nepovinné),
• další nutné výdaje doložené dokladem o zaplacení (např. ubytování, doprava hromadnými prostředky).

Proplaťte jízdní výdaje

Pokud pracovník na pracovní cestu vyrazí vlastním autem, má od vás nárok na základní náhradu za každý 1 km jízdy, která v roce 2023 činí 5,20 Kč. Částka se navyšuje minimálně o 15 % na 1 km při použití přívěsu. U motorek je to 1,40 Kč.

Dvojnásobná základní náhrada (nejméně 10,40 Kč) mu přísluší u použití vlastních:

• nákladních automobilů,
• autobusů
• nebo traktorů.

Kromě toho máte povinnost mu poskytnout náhradu výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. O vyplacení vás pracovník může požádat 2 způsoby.

1. Podle účtenky

Zaměstnanec vám po návratu ze služební cesty předloží účtenku z nákupu pohonných hmot.

V tomto případě mu proplatíte pohonné hmoty v cenách, za jaké je skutečně zakoupil. Pokud tankoval víckrát, cenu při stanovení cestovní náhrady určíte aritmetickým průměrem.

2. Podle vyhlášky

Pro určení výše náhrady použijete průměrnou cenu pohonné hmoty na 1 litr. Pro rok 2023 je vyhláškou stanovena následovně:

• benzín s oktanovým číslem 95 – 41,20 Kč za litr,
• benzín s oktanovým číslem 98 – 45,40 Kč za litr,
• motorová nafta – 44,10 Kč za litr,
• elektřina – 6 Kč za kilowatthodinu.

Cenu pohonné hmoty vynásobte spotřebou uvedenou v technickém průkazu použitého vozidla a počtem najetých kilometrů. Podle toho určíte náhradu za celou služební cestu.

Při výpočtu náhrady za spotřebované pohonné hmoty u auta, které jezdí na LPG, množství spotřebovaného paliva (dle technického průkazu vozidla) vynásobte cenou paliva (dle doloženého dokladu o nákupu).

Stravné na pracovních cestách v ČR

Peníze, které od vás zaměstnanec obdrží na stravování během pracovní cesty, se určují podle výše základní denní sazby stanovené vyhláškou.

Stravné pro privátní sektor

Za každý kalendářní den pracovní cesty zaměstnanci v soukromé sféře vzniká nárok na stravné podle § 163 odst. 1 zákoníku práce nejméně ve výši (dle platné prováděcí vyhlášky):

• 129 Kč při pracovní cestě, která trvá 5 až 12 hodin,
• 196 Kč při pracovní cestě, která trvá 12 až 18 hodin,
• 307 Kč při pracovní cestě, která trvá déle než 18 hodin.

Sazby svým zaměstnancům můžete libovolně navýšit v rámci ustanovení například v pracovní smlouvě.

Stravné pro veřejný sektor

Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnancům ve státní a příspěvkové sféře stravné ve výši:

• 129 Kč až 153 Kč při pracovní cestě, která trvá 5 až 12 hodin,
• 196 Kč až 236 Kč při pracovní cestě, která trvá 12 až 18 hodin,
• 307 Kč až 367 Kč při pracovní cestě, která trvá déle než 18 hodin.

Ve státním sektoru musejí zaměstnavatelé dodržovat přesně výše zmíněné rozhraní sazeb.

Pokud se před odjezdem na služební cestu se zaměstnancem nedohodnete na výši stravného, vyplatíte mu náhradu ve výši dolní sazby rozpětí.

Krácení stravného v obou sférách

Pokud vašemu zaměstnanci během cesty obchodní partner či kdokoliv jiný poskytne bezplatné jídlo, stravné se mu pro tento den zkrátí.

Ať už jde o snídani, oběd či večeři, přísluší mu snížené stravné až o hodnotu:

• 70 % stravného při pracovní cestě, která trvá 5 až 12 hodin,
• 35 % stravného při pracovní cestě, která trvá 12 až 18 hodin,
• 25 % stravného při pracovní cestě, která trvá déle než 18 hodin.

Příklad: Pokud zaměstnanec dostane během cesty 3 bezplatná jídla a jeho cesta trvala 13 až 18 hodin, nemá na stravné nárok. Stravné totiž bylo zkráceno 3krát o 35 %, což dává víc než 100 %.

Pozor – v nepodnikatelské sféře nemáte povinnost vyplatit stravné zaměstnancům, jejichž pracovní cesta trvala:

• 5 až 12 hodin a obdrželi 2 bezplatná jídla,
• 12 až 18 hodin a obdrželi 3 bezplatná jídla.

Stravné na pracovních cestách v zahraničí

Nové sazby se týkají i zahraničního stravného.

Kompletní znění aktuální vyhlášky o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2023 od Ministerstva financí najdete zde.

K výpočtu cestovních náhrad zahraniční cesty můžete využít také on-line kalkulačku.

Účtování cestovních náhrad

Účtování cestovních náhrad je poměrně jednoduché. Níže uvádíme běžné účetní případy související s vyúčtováním pracovních cest a jejich zápisy na účty MD (má dáti) a D (dal) v účetnictví.

Účtování cestovní náhrady bez poskytnuté zálohy:

1. nárok na cestovní náhrady MD 512, D 333 (365),
2. úhrada cestovní náhrady MD 333 (365), D 211.

Účtování cestovní náhrady s poskytnutou zálohou zaměstnanci:

1. záloha na cestovní výdaje MD 335 (365), D 211,
2. nárok na cestovní náhradu MD 512, D 333 (365),
3. zúčtování zálohy MD 333 (365), D335 (355),
4. a) doplatek cestovních náhrad MD 333 (365), D 211,
   b) vrácení nevyužité zálohy MD 211, D 333 (365).

U zahraničních cest je nutné odlišovat pokladny v různých měnách pomocí analytických účtů, například:

• pokladna s českými korunami 211.100,
• pokladna s cizí měnou 211.200.

U účtování vznikají také kurzové rozdíly, které zachytíte na nákladový účet 563 nebo výnosový účet 663.

TIP: Posíláte vašeho obchodního zástupce na pracovní cestu? Přečtěte si, jak správně vyplnit cestovní příkaz.

Účetní program za vás spočítá výši cestovní náhrad

Počítání cestovních náhrad není žádná věda. Pokud však zaměstnance vysíláte na služební cesty často, půjde vám to snáz od ruky, pokud za vás veškeré výpočty provede specializovaný účetní program.

Například v modulu Kniha jízd a cestovní náhrady v Money S3 si naplánujete nejvýhodnější trasu, včetně způsobu dopravy a času, který na cestě zaměstnanec stráví. Na základě těchto údajů pak rovnou vystavíte cestovní příkazy, které vám usnadní také vedení knihy jízd.