Náležitosti faktury: co musí obsahovat u plátců a neplátců DPH?

Hledáte při vystavování faktury vzory a trápíte se tím, které údaje jsou povinné a které ne? Tak tomu bude po přečtení tohoto článku konec.

Pokud chcete zjistit, co musí obsahovat vaše faktury a daňové doklady, nejprve si ujasněte, do jaké skupiny spadáte.

• Neplátce DPH a nevedete účetnictví,
• neplátce DPH a vedete účetnictví,
• plátce DPH.

Náležitosti faktury u neplátce DPH, který nevede účetnictví

Do této skupiny spadá většina OSVČ, které vedou buď daňovou evidenci, nebo uplatňují výdaje procentem z příjmů.

V tomto případě se musíte řídit Občanským zákoníkem, konkrétně zákonem č. 89/2012 Sb. Na fakturu musíte vyplnit především informace o dodavateli:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa)
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.).

Tím zákonné povinnosti končí, ale pro přehled a případnou kontrolu finančního úřadu doporučujeme uvádět na faktuře i další informace:

• sdělení, že dodavatel není plátce DPH,
• údaje o odběrateli (stejné jako údaje o dodavateli výše),
• slovní a číselné označení dokladu (například Faktura 05072019),
• popis zboží nebo služby, za které je faktura vystavena,
• peněžní sumu – celkově nebo podrobně (cena za měrnou jednotku a označení množství),
• datum vystavení faktury.

Náležitosti faktury u neplátce DPH, který vede účetnictví

Účetnictví vedou například právnické osoby, fyzické osoby s příjmy nad 25 milionů Kč ročně, nebo fyzické osoby na základě dobrovolného rozhodnutí.

Vedete-li účetnictví, vaše faktury se stávají účetním dokladem a jejich podobu tak upravuje zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Informace o dodavateli jsou stejné jako v předchozím případě:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa)
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
• v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky.

Dále zákon vyžaduje tyto údaje:

• popis zboží nebo služby, za které je faktura vystavena,
• peněžní sumu – celkově nebo podrobně (cena za měrnou jednotku a označení množství),
• datum vystavení faktury.

Náležitosti faktury u plátce DPH

Jako plátce DPH vystavujete daňový doklad (někdy se používá také označení faktura – daňový doklad). Ten musí obsahovat náležitosti, které uvádí § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Přitom nezáleží na tom, jestli příjemce faktury je plátce, nebo neplátce DPH.

Opět zůstávají povinné údaje týkající se dodavatele, několik jich ovšem přibývá:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
• v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
• daňové identifikační číslo dodavatele (pokud je plátcem DPH i odběratel, tak také DIČ odběratele),
• datum vystavení faktury,
• v případě, že se liší od data vystavení dokladu, uveďte den uskutečnění zdanitelného plnění – ve většině případů jde o den dodání zboží nebo služby či přijetí platby,
• rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh dodávaného výrobku,
• základ daně,
• sazba daně,
• výše daně – musí být uvedena v české měně.

Výši a sazbu daně nemusíte uvádět, pokud je plnění osvobozené od daně nebo pokud daň přiznává odběratel (v takovém případě ale uveďte důvod).

Dále může nastat několik specifických situací, kdy musí faktura nést informace o:

• Přenesení daňové povinnosti. Platí-li DPH odběratel. Nejčastěji v případě, že dodáváte zboží nebo službu do jiné země EU.
• Dodání osvobození od daně. Fakturujete-li výrobek do země Evropské unie bez DPH.
• Zvláštní režim podle § 89 ZDPH pro zdanění přirážky – pro poskytovatele cestovní služby. Platí pro cestovní kanceláře, které svým klientům poskytují služby od jiných dodavatelů (například při dopravě) a daňové plnění se vztahuje pouze na přirážku k původní ceně, ne na celou částku.
• Zvláštní režim podle § 90 ZDPH pro zdanění přirážky – pro obchodníky s použitým zbožím, uměleckými díly, sběratelskými předměty a starožitnostmi. Platí v případě obchodu s použitým zbožím, uměleckými díly nebo sběratelskými předměty a starožitnostmi. Plátce DPH v tomto případě zdaňuje pouze rozdíl mezi nákupní a prodejní cenou.

Zákon o DPH také v některých případech umožňuje vystavit pouze zjednodušený daňový doklad, který nemusí obsahovat úplné informace. Například v případě dokladu z pokladny, který dostanete při nákupu v potravinách.

A co identifikované osoby?

Pokud poskytujete služby nebo zboží do zemí EU nebo naopak přijímáte opačným směrem, jste v některých případech povinni se registrovat pro DPH v registru plátců DPH. Nejste plnohodnotnými plátci DPH, ale stáváte se tzv. identifikovanou osobou, podléháte zákonu o DPH a musíte uvádět náležitosti povinné pro plátce DPH. Neuvádíte však samotnou DPH, tu totiž odběratelům jako neplátci nefakturujete.

Musí být na faktuře razítko nebo podpis?

Nemusí. Tuto povinnost žádný zákon nestanovuje. Pokud ale potřebujete zavést do účetnictví faktury přijaté, měly by podle zákona o účetnictví být opatřeny podpisem při převzetí.

Proforma faktura

Proforma neboli zálohová faktura vypadá stejně jako skutečná faktura, ale není účetním dokladem a nemá žádný vliv na účetnictví. Pokud příjemce proforma faktury zaplatí danou částku, dodavatel má povinnost vystavit skutečnou fakturu.

Na proforma faktuře by proto neměla chybět především informace o tom, že toto není daňový doklad.

Náležitosti zálohové faktury už jsou pak na vás, protože plní především informativní účel pro klienta. Čím více informací na ní poskytnete, tím lépe.

Pokud si stále nejste jistí, co by na vaší faktuře nemělo chybět, pomůže vám on-line fakturační služba iDoklad. Stačí vyplnit údaje o své firmě a nikdy se vám nestane, že by na faktuře chybělo něco, co tam má být. Ať už jste plátce nebo neplátce DPH.

iDoklad můžete na 60 dní vyzkoušet zdarma.