Účetní deník a hlavní kniha: k čemu jsou a co musí obsahovat

Co je účetní deník

Účetní deník je dokument, jehož vedení nařizuje zákon o účetnictví všem účetním jednotkám (tedy firmám a institucím, které mají povinnost vést účetnictví).

Účetní jednotky vedou v deníku seznam všech svých účetních záznamů. Deník slouží k chronologické evidenci účetních zápisů, tedy od nejstarších po nejnovější.

Můžete vést jeden, nebo i více účetních deníků. Menší firmy si typicky vystačí s jedním deníkem, ve kterém vedou všechny účetní zápisy. Firmy s větším množstvím dokladů si vytvoří více deníků pro různé oblasti, například jeden deník pro vydané faktury, druhý pro přijaté faktury, jeden pro interní doklady a tak dále.

Co musí účetní deník obsahovat

V deníku musí být o každém dokladu uvedeny tyto základní údaje:

• číslo účetního dokladu,
• krátký slovní popis,
• datum vystavení dokladu,
• čísla účtu stran Má dáti a Dal
• a částka.

Co je hlavní kniha

Hlavní kniha je stejně jako účetní deník dokument sloužící k vedení účetnictví. Úkolem hlavní knihy je evidovat účetní zápisy podle jednotlivých účtů z účetní osnovy, do kterých spadají.

Co musí hlavní kniha obsahovat

U každého účtu v hlavní knize musíte uvést:

• zůstatek ke dni, kdy byla hlavní kniha otevřena,
• zůstatek ke dni, kdy byla sestavena účetní závěrka,
• a souhrnný obrat strany Má dáti a Dal alespoň za kalendářní měsíc.

Jaký je rozdíl mezi účetním deníkem a hlavní knihou

V účetním deníku evidujete chronologicky všechny své účetní zápisy. V hlavní knize oproti tomu účetní zápisy evidujete z věcného hlediska, tedy podle účtů, pod které spadají. V praxi tak účetní kniha i hlavní deník obsahují stejné informace, jen z hlavní knihy je dohledáte podle účtů a z deníku podle data.

Účetní deník a hlavní kniha v účetním programu

Práci s účetním deníkem a hlavní knihou v účetním programu si ukážeme na systému podvojného účetnictví Money S3.

Účetní deník slouží v programu pro přímou práci s účetními zápisy. Program pořizuje zápisy automaticky při zpracování prvotních dokladů v jednotlivých knihách (například Pokladna, Banka nebo Závazky). Účetní deník tedy v Money S3 slouží primárně k prohlížení, filtrování a tisku záznamů, ale také k opravám a rozúčtování dokladů.

V seznamu zápisů jsou barevně vizualizovány počáteční stavy a záznamy vytvořené závěrkou.

Hlavní kniha v Money S3 samostatně není. V Účetním deníku totiž můžete všechny účetní zápisy  vyfiltrovat nebo seřadit také podle účtů z účtové osnovy, což funkci hlavní knihy zcela nahrazuje. Pro legislativní účely ale program obsahuje tiskovou sestavu Hlavní kniha, díky které vám hlavní knihu vygeneruje. Můžete si ji pak uložit či předložit kontrole z finančního úřadu.