Dlouhodobé zálohy a dílčí platby u dlouhodobých projektů

Co je myšleno “dlouhodobým projektem“

Dlouhodobý projekt musí splňovat podmínku trvání, a to déle než jeden rok. Zároveň musí korespondovat s obvyklou činností organizace, která zahrnuje jak základní služby, tak doplňkové. Nejčastěji se setkáváme s pojmem dlouhodobého projektu například v případě investiční výstavby, nákupu dlouhodobého majetku či rozšíření působností organizace v základních činnostech. Nejčastěji se jedná o projekty aktuálních potřeb společnosti jako je např. vzdělávání sester pro paliativní péči, pomoc týraným matkám s dětmi apod. Některé projekty se etablují a vyžadují i po jejich skončení pokračování, mohou se tak stát trvalou službou potřebným skupinám klientů. 

Dlouhodobý projekt a jeho financování

Dlouhodobý projekt je financován na základě žádosti o dotaci, přičemž žádost samotná vychází z projektového záměru, vypracovaného rozpočtu a ukazatelů naplnění cílů projektu.

Příklad 1. – investice

Pro ilustraci si představme organizaci, jejíž záměr je vybudování domova pro osoby se zdravotním postižením. Projekt bude financovaný ze zdrojů evropských projektů IROP, spolufinancován příslušným krajem i městem a také spolufinancováním z vlastních zdrojů organizace. Celkové náklady projektu jsou stanoveny dle projektové dokumentace (rozpočtu) na 45 mil Kč, spoluúčast je výši 5 % celkového projektu. Evropský fond IROP poskytne finanční prostředky ve výši 42.750.000 Kč. Vyplacení finanční podpory proběhne na základě „Pravidel projektu“ eventuálně doplňujícími body ve smlouvě k projektu. Dle „Pravidel projektu“ budou finanční prostředky čerpány a následně převedeny na bankovní účet organizace ve třech dílčích plněních, závěrečné platbě a jedné zálohové platbě ve výši 20 % poskytnuté dotace.

Postup a účtování

1. Příjem zálohové platby ve výši 20 %	xxx/955.xxx
2. Dílčí platby (1-3 na základě dílčích plnění)	xxx/901.xxx
3. Závěrečná platba	xxx/901.xxx
4. Pořízení investice	xxx/321.xxx

Účtový rozvrh

042.xxx – pořízení dlouhodobého hmotné majetku
221.xxx – bankovní účty
955.xxx – poskytnuté dlouhodobé zálohy
901.xxx – vlastní jmění (dotace na pořízení dlouhodobého hmotného majetku)

Veškeré náklady (výdaje) spojené s projektem, a to až do termínu kolaudace stavby, účtujeme na straně MD účtu 042 – pořízení dlouhodobého hmotného majetku. Přijatá zálohová platba zůstává po celou dobu trvání projektu zaúčtována na účtu 955 – přijaté dlouhodobé zálohy. Při závěrečné platbě zúčtujeme poskytnutou zálohu, tzn. že reálně vypočítané plnění je snížené o částku dlouhodobé zálohy.

Přijaté finanční prostředky ze strany kraje a města budeme účtovat stejným způsobem jako přijaté dílčí platby (plnění), tzn. budeme účtovat na straně DAL na účtu 901 – vlastní jmění (dotace na pořízení dlouhodobého hmotného majetku). Ve chvíli, kdy je projekt dokončen, budova je zkolaudována a splňuje další podmínky pro zařazení do užívání, budeme účtovat na MD 901.xxx – vlastní jmění (dotace na pořízení dlouhodobého hmotného majetku) oproti DAL 901.xxx – vlastní jmění. Tento krok povede k vyrovnání účtu 901.xxx vlastní jmění (dotace na pořízení dlouhodobého hmotného majetku). Následné kroky jsou stejné jako při účtování odpisů a snížení odpisů z titulu dotací.

Příklad 2. – vzdělávání sester pro paliativní péči

Organizace zajistila vzdělávací program se zaměřením na školení sester pro poskytování paliativní péče. Vzdělávací program bude trvat 24 měsíců. Financování projektu bude zajištěno z Norských fondů. Převod finančních prostředků proběhne na základě jedné zálohové platby, dvou dílčích plněních a závěrečné platby. Celkové poskytnuté finanční prostředky budou ve výši 6.500.000 Kč přičemž, zálohová platba bude ve výši 7 %, tj. 1.950.000 Kč. Data výše zálohy, dílčích plnění (plateb) a závěrečné platby jsou vždy stanoveny v „Pravidlech financování“. Projektem budou sloužit jako zdroj financování na mzdové náklady, náklady na služby a spotřební materiál.  

Postup a účtování

1. Příjem zálohové platby ve výši 7 %	xxx/955.xxx
2. Dílčí platby (1-3 na základě dílčích plnění)	xxx/388.xxx
3. Závěrečná platba	xxx/388.xxx
4. Provozní náklady	xxx/321.xxx
5. Osobní náklady	xxx/321.xxx
6. Náklady na služby	xxx/321.xxx
7. Provozní dotace	xxx/691.xxx

Účtový rozvrh

221.xxx – bankovní účty
388.xxx – dohadné účty aktivní
501.xxx – spotřeba materiálu
52x.xxx – osobní náklady
518.xxx – ostatní služby
691.xxx – provozní dotace
955.xxx – dlouhodobé přijaté zálohy

Jak se účtují náklady je nám jasné. Výnosy po celou dobu financování projektu účtujeme proti dohadnému účtu aktivnímu 388.xxx a až v závěrečné etapě, tzn v s poslední závěrečnou platbou a jejím následným odsouhlasením donátorem vyrovnáme na základě poslední přijaté platy jak účet 388.xxx, tak i výnosový účet 691.xxx.

Závěr

Zdroje financování neziskových organizací jsou složeny z rozdílných projektů financování sociálních služeb. Každý dotační titul má odlišná pravidla zahrnující náležitosti daného dotačního titulu, podmínky čerpání finančních prostředků a jejich vyúčtování. Je proto nezbytné, aby byla každému dotačnímu titulu věnována patřičná pozornost a pečlivost.